電子契約システムの契約大臣
書類やビジネスメールには、「署名」や「記名」、「捺印」や「押印」などといった言葉がよく出てきます。一見同じように見えるこれらの単語ですが、それぞれの正しい意味を知っていますか？この記事では、「署名・記名」「捺印・押印」の違いについて解説します。
書類やビジネスメールには、「署名」や「記名」、「捺印」や「押印」などといった言葉がよく出てきます。
一見同じように見えるこれらの単語ですが、それぞれの正しい意味を知っていますか？
この記事では、「署名・記名」「捺印・押印」の違いについて解説します。
単語によって法的効力などが異なってくることもあるので、ぜひ理解を深めておきましょう。
「署名」とは、自分の名前を自分で手書きすることです。
これに対して「記名」は、自分の手書き以外の方法で名前を書くことを意味します。
つまり、ゴム印や印字、他人による代筆でも「記名」として認められることになります。
両者は、ともに自分の名前を書くことではあるものの、自分で手書きするのかどうかという大きな違いがあるのです。
「捺印」と「押印」に大きな違いはなく、同じような意味合いで使われています。
どちらも「印鑑を押す」という意味です。
関連リンク：印鑑は大きく分けて３種類。使い分け・入手方法・作り方
民事訴訟法２２８条４項では、
「私文書は、本人又はその代理人の署名又は押印があるときは、真正に成立したものと推定する。」
と規定されています。
そのため、契約書において、署名は法的な効力を有します。
また記名や捺印、押印は、その組み合わせにより法的効力を発揮する場合があります。
法的な効力が高い順で見ると、下記の通りです。
先に述べた民事訴訟２２８条４項では、「署名又は押印」とされていることから、法律上は、署名捺印、署名、記名押印には同じ効果があるとみてよいところですが、一般的には、本人の手書きである署名に捺印を加えたものが、署名だけの場合よりも法的効力が高くなると考えられています。
また、署名だけの場合と記名+押印の場合も、一般的には記名+押印よりも署名のほうが法的効力が高いとされています。
記名だけの場合、民事訴訟法２２８条４項に基づく法的効力はありません。
「記名」が法的な効力を持つためには、押印を加える必要があります。
先に述べた民事訴訟法２２８条４項によれば、「本人またはその代理人の署名又は押印があるとき」に法的効力を有するとされています。
このことから、本人の手書きではない「記名」であっても押印とセットであれば法的効力を持つことが可能です。
契約書では、署名+捺印するのが一般的です。
正式な契約書類として成立させるためには、署名+捺印をして法的効力を有する必要があるからです。
また、印字で記名された契約書の場合は、押印をするケースが多くなっています。
署名+捺印よりは法的効力が劣ると考えられるものの、押印があることにより民事訴訟法２２８条４項の法的効力を発揮できるからです。
契約する双方が署名+捺印もしくは記名+押印することで、その契約が真正に成立したものと推定されることになります。
契約書への署名では、「所在地」「会社名」「役職名」「氏名」を記載します。（個人の場合は「住所」と「氏名」が一般的）
契約する双方ともに、これらの情報を記載しましょう。
署名の記載場所には、決まったルールはありません。
右寄せでも左寄せでも構いませんが、契約書の最後に署名欄を作るのが一般的です。
下線や枠などを付け、わかりやすくするといいでしょう。
近年普及している電子契約では、手書きの署名や捺印はできません。
そのため、法的効力を気にされる方もいるでしょう。
電子契約の場合、契約書の送付や締結が契約者本人によって行われたことを証明できれば、法的効力が認められます。
手書きの署名や捺印は、契約を本人が行ったことの証明です。
契約書の送付や締結といった一連の作業が、契約者本人による操作で行われたことが確実に証明されることで、手書きの署名や捺印と同じように「本人が行ったことの証明」ができます。
これにより、電子契約では手書きの署名が必須ではなくなりました。
ただし、印影を画像化しただけのものを付与しても、法的な効力はありません。
契約書の送付や締結が契約者本人によって行われたことを証明するための仕組みとして、「電子署名」があります。
これは、電子契約書を締結した契約者双方の情報を記録する仕組みです。
電子署名では、本人確認の方法として「電子証明書」を取得します。
電子証明書は、契約したのが契約書に署名した本人であることを証明するためのものです。
これは政府が認める第三者認証機関が証明する仕組みであることから、法的な証拠力が高くなっています。
またタイムスタンプを付与することにより、非改ざん性の証明も可能です。
これらの仕組みにより、電子署名があれば電子契約でも署名捺印がある紙の契約書と同等の証拠力があるとされています。
関連リンク：電子署名にかかる費用は？費用対効果はどのくらい？各サービスの料金も比較！
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契約書では、法的効力が高い「署名+捺印」が多く採用されています。
オンライン上で契約を交わす電子契約では、電子署名により紙面での「署名+捺印」と同等の証拠力を有することができます。
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