電子契約システムの契約大臣
電子領収書とは、紙ではなく電子データとして発行や保存する領収書のことです。この記事では、電子領収書の作り方を基本からご紹介します。印鑑の押印や収入印紙についても解説するほか、電子領収書を作る方法についても解説するのでお役立てください。
あらゆるものの電子化が進む中で、領収書も電子データでの発行を検討している方も多いことと思います。
しかし、従来の紙の領収書と違い電子領収書にした場合の印鑑の押印や収入印紙はどうすればいいかなどで、悩んでしまうこともあるでしょう。
この記事では、電子領収書の作り方を基本からご紹介します。
印鑑の押印や収入印紙についても解説するほか、電子領収書を作る方法についても解説するのでお役立てください。
紙の領収書からの切り替えにあたり、まずは電子領収書の基礎知識を得ておきましょう。
電子領収書とは、紙ではなく電子データとして発行や保存する領収書のことです。
「デジタル領収書」と呼ばれることもあり、ペーパーレス化の一環として多くの企業で取り入れられています。
電子領収書には、PDFなどの電子データで発行や保存されたものと、紙の領収書をデータ化したものがあります。
従来、領収書は必ず紙で保存しておかなければなりませんでした。
しかし1998年に「電子帳簿保存法」が施行され、これにより領収書は電子データでの保存も認められることとなりました。
施行から何度も法改正が行われ、近年では多くの企業にとって電子データでの領収書保存がしやすくなっています。
請求書や領収書、帳簿などの国税関係の書類を、一定の基準を満たすことで、紙ではなく電子データでの保存を認めているのが「電子帳簿保存法」です。
施行された当時は、電子データとして認められるための要件が厳しく、なかなか導入が難しい状況でした。
少しずつ要件は緩和され、スキャナ保存が認められるようになり、スマートフォンなどで撮影したものも認められるようになるなど、多くの企業が取り入れやすくなってきました。
また、従来であれば事前に税務署からの承認を受けなければ電子化データの保存が認められませんでしたが、これも緩和され、現在では税務署の承認なしで電子データ保存が可能です。
電子帳簿保存法では、請求書や領収書等が「システムなどで一からすべてを電子データで作成して発行したもの」か、「手書き・印刷問わず紙で発行したもの」かで保存する際の要件が異なるので注意が必要です。
電子データで発行する「電子領収書」については、「電子帳簿保存」の「電子取引」要件に対応する必要があります。
また、電子データと認められるためには、改ざんできない工夫がされたものであり、誰でもすぐに確認できるものでなければなりません。
電子領収書に切り替えることには、「経理処理の業務負担を減らせる」「管理コストの削減が見込める」「必要な領収書がすぐに取り出せる」「印鑑や収入印紙が不要になる」というメリットがあります。
自社で領収書を発行する際には、領収書や郵送用封筒への記入や印刷などの手間がかからなくなります。
さらに封入や発送の作業も必要なくなることから、作業効率は大幅にアップするでしょう。
紙に印刷する必要がない電子領収書なら、紙代や印刷代、郵送代がかかりません。
また、紙の領収書をまとめてファイリングするためのファイル代も不要です。
今までは領収書をまとめて保管するために必要不可欠だったスペースでさえも、電子領収書なら不要になります。
これらのコストが削減できるのは、長い目で見れば大きなメリットになるでしょう。
電子領収書ならば、見つけたい書類をすぐに取り出すことができます。
該当のファイルを探して、紙の領収書を1枚ずつめくりながら探す必要はありません。
適切に管理することで、領収書の発行者や発行日などの条件で検索するとすぐに見つけられるようになるのです。
欲しいデータがすぐに取り出せることは、業務効率を上げることにつながります。
紙の領収書では必須だった印鑑ですが、電子領収書では必要ありません。
また電子領収書では収入印紙も必要ないため、収入印紙代が削減でき、印紙の購入・貼付け・消印といった手間もかからなくなります。
収入印紙が必要なのは、紙で発行された課税文書のみです。
電子領収書の場合は紙に印刷することがないため、収入印紙は必要ありません。
参考：収入印紙って何？業務委託契約を交わす際に知っておきたい印紙税知識と節税方法まとめ
メリットが多い電子領収書を作る方法には、「スキャンしてデータ化する」方法と「ツールを導入して作成する」方法があります。
従来通りの方法で紙で、作成した領収書をスキャンしてデータ化する方法です。
これなら今までのフローを大きく変えることなくデータ化することが可能ですが、電子領収書のメリットが少なくなってしまいます。
データ化するための紙の領収書が必要になるため、ペーパーレスにならないことが理由です。
そのうえ、スキャンするという手間が発生してしまいます。
また、電子領収書は原本が「電子データ」となるため、収入印紙が必要ないことがメリットです。
ただし、電子データにして発行・送付をしても、紙に印刷したものもあわせて送付する場合には印紙税がかかることも覚えておきましょう。
このような理由から、電子領収書を作る際には、次に紹介する「ツールを導入して作成する」方法が一般的となっています。
ただし、紙の領収書を受け取った場合などは、スキャンしてデータ化する方法が有効です。
専用のツールを導入すると、簡単に電子領収書を作ることができます。
経費精算などのツールは、領収書に必要な項目が備わっており、会計ソフトなどともデータ連携できるのが特徴です。
電子帳簿保存法に則った電子領収書を作るのならば、法律要件に対応したツールを使うことを推奨します。
実際に電子領収書へ切り替える際には、下記の手順で進めましょう。
電子領収書を発行するためには、社内の業務フローを変える必要があります。
電子帳簿保存法に則した電子領収書を扱えるようにするため、社員に対して情報をしっかりと周知する必要もあるでしょう。
また、電子領収書になると送付方法が変わることを、取引先へあらかじめ説明しておくことも欠かせません。
他部署や担当者間での連携についても変更が必要なら、フローを相談して決めましょう。
このように電子領収書への切り替え前に社内の状態を万全にしておくことで、スムーズな切り替えが可能となります。
電子領収書への切り替えにあたり、専用ツールの導入が望ましいといえます。
電子帳簿保存法に則していて、自社に合ったツールを選びましょう。
ツールによって、機能の数や操作性、価格はさまざまです。
電子領収書のみを導入するのならば最小限の機能のもので問題ありませんが、今後契約書なども電子化する予定があるのならば、機能数が多いものを選ぶのも1つの手です。
電子化が進む近年だからこそ、先を見据えて、長く使えるツールを選びましょう。
受け取った領収書を電子化する場合には、提出方法や申請方法についてのルールをまとめておくことも必要です。
経費精算の際にわざわざ手渡ししてもらう必要がなくなり、領収書をスマホのカメラなどで撮影した画像やスキャニングしたものをデータ化して送ってもらうだけの作業になります。
経理処理は、これらを確認して精算し、あとはまとめて管理しておくだけの作業です。
場合によっては、電子領収書を取り入れることで来社しなくても経費精算ができるようになることもあるでしょう。
これにより、経理担当者だけでなく、経費精算をする社員の業務負担を減らすことにつながります。
また、電子化することにより、人的ミスを減らせることもメリットです。
電子領収書にする際には、ここで紹介する4つのことに注意しましょう。
すべての領収書を電子化することができない点には注意が必要です。
電子領収書として税務処理する際には、電子帳簿保存法などの保存要件を満たしていなければならないためです。
たとえば、取引先から電子領収書を発行することの了承を得られない場合、紙で発行せざるを得ないことも考えられます。
このようなケースを見据え、電子領収書を基本としつつ、紙の領収書も引き続き扱っていく体制を整えておく必要があります。
ただし、電子領収書と紙の領収書が混在すると混乱を招きやすいことから、なるべく電子領収書に移行できるよう計画や準備を進めると安心です。
領収書を電子化するためには、社内の業務フローを作成したりツールを導入したりと時間がかかります。
明日からすぐに切り替えられるようなものではなく、時間をかけて実現をめざす必要があります。
また、電子領収書を取り扱う経理担当者だけでなく、経費精算をする可能性がある社員全員に対して、領収書の取り扱い方を徹底するなどのステップも必要です。
これらを事前にしっかり準備をすることで、電子化はスムーズに実現できるでしょう。
紙で授受した領収書の場合、電子帳簿保存法のスキャナ保存要件を満たさなければ電子データとして保存できません。
これには、「一定基準以上の解像度による読み取り」などといった「真実性の確保」要件と、「スキャン文章と帳簿の相互関係性の保持」などといった「可視性の確保」要件があります。
これらをクリアしたものだけが電子化して保存することが認められるため、ただ単にスキャンしてデータ化したものがすべて電子保存できるとは限らない点を覚えておきましょう。
紙で授受した領収書を電子化する場合には、専用のツールを導入するのがおすすめです。
参考：電子帳簿保存法の対応準備できていますか？システム要件や対象書類を解説
電子領収書の保存は、電子帳簿保存法の電子取引要件に沿って保存することが義務となります。
要件に沿っていなければ電子領収書として認められないため、追徴課税が課されるリスクがあります。
たとえば、「取引先名、取引年月日、取引金額」から領収書を検索できるシステムへの保存や検索簿の管理が要件の一つです。
データで授受した電子領収書は、データの命名規則や保存時のルールを遵守し、万全の体制を整えておくことが大切です。
参考：【2022年1月改正】電子帳簿保存法の電子データ保存要件を徹底解説
電子領収書を導入するのならば、まずは徹底した下準備が必要です。
あらゆる状況を検証し業務フローを整えたうえで最適なツールを選定し、スムーズな移行をめざしましょう。
「契約大臣」は、電子署名法や電子帳簿保存法に準拠した電子契約システムです。
紙で受け取った書類も、オプションの「書類保管機能」でクラウド保存できるので、データだけでなく紙でのやり取りもまとめて管理できます。
また、電子契約機能はタイムスタンプの付与などで安全に契約を結べるうえ、簡単に契約書を作って送れることが魅力です。
請負契約書などのサンプルもご用意していて、これらはテンプレートとして無料で使うことも可能です。
電子領収書を手始めに、これから電子化を進めるのならば、ぜひ「契約大臣」をご検討ください。
＞契約大臣について詳しくはこちら
いまい税理士事務所
税理士 今井 儀徳
電子契約システムの契約大臣サービスTOPへ
