電子契約システムの契約大臣
契約書の返送の際には、送付状を添えるのがビジネスマナーとなっています。この記事では、契約書を返送する際の送付状を作成するにあたり、その基本からマナーまでをわかりやすく解説します。そのまま使えるひな形もご紹介するので、ぜひお役立てください。
署名捺印した契約書を送り返す際には、送付状を添えるのがマナーです。
しかし、送付状はどのように作成したら良いかがわからず、悩んでいる方もいるのではないでしょうか。
この記事では、契約書を返送する際の送付状を作成するにあたり、その基本からマナーまでをわかりやすく解説します。
そのまま使えるひな形もご紹介するので、ぜひお役立てください。
契約書の返送の際には、送付状を添えるのがビジネスマナーとなっています。
必須というわけではないものの、送付状がないと、場合によってはマナー違反だと思われてしまうことがあるので注意が必要です。
契約書に限らず、見積書や請求書などの重要書類を送付する際にも、送付状を添えるのが一般的です。
契約書の返送に添える送付状の役割には、下記の2つがあります。
それぞれについて、具体的にご紹介します。
契約書だけでなく送付状が添えられていると、とても丁寧な印象を与えることができます。
契約書のような重要な書類は、本来郵送ではなく直接会って渡すのがベストとされています。
やむを得ず郵送で送る際には、少しでも失礼がないように、丁寧な挨拶文を添えると好印象です。
契約書そのものに挨拶文を記載することはできないため、送付状が挨拶代わりとなります。
どのような書類を何通送付したのかが記載されていると、受け取った側は書類の見落としが少なくなります。
返送するのが契約書のみであれば見落としは発生しにくいですが、複数の書類を同時に送る際は、特に送付書類を一覧にしておくと安心です。
複数の書類を送る際は、一覧と同じ並びで書類を並べて封入しましょう。
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契約書送付状に記載する内容とは？契約書を郵送する際のマナー
契約書の返送に添える送付状には、記載すべき項目がいくつかあります。
決まったフォーマットがあるわけではないため、ここでご紹介する「記載すべき項目」と「ひな形」を参考にして、自社らしい送付状を作成しましょう。
送付状には、下記の項目を記載しましょう。
送付する日付は、西暦でも和暦でもいいので必ず「年」から記載しましょう。
送付先の情報には、先方の会社名・部署名・担当者名を記載し、敬称を付けます。
会社名のみの場合は「御中」、担当者名で送る場合は「様」を付けるのがビジネスマナーです。
また、先方の会社名などは、略称ではなく正式名称で記載します。
差出人の情報には、自社の会社名・部署名・住所・連絡先電話番号・メールアドレス・担当者名を正式名称で記載します。
頭語は「拝啓」、結語は「敬具」がビジネスでは一般的なので、これらを文頭と文末に追記しましょう。
挨拶文は、季節に合わせた下記のような言葉を入れると丁寧です。
季節の言葉の後には、「貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。」などの一文を入れます。
続いて「下記書類を送らせていただきますので、ご確認の程よろしくお願いいたします。」などと記載し、最後に結語を記載しましょう。
送付内容には、どのような書類を何部送付するのかを箇条書きで記載します。
箇条書き部分の上部には「記」、下部には「以上」の記載も必要です。
最後に、特記事項として特別に伝えることがあれば記載します。
特になければ、「いつもお引き立ていただきありがとうございます。今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。」などと記載しておくと好印象です。
送付状のひな形となりますので、ぜひベースとしてご使用ください。
◎◎年◎月◎日
株式会社○○
□□部署
ご担当：△△様
〒000-0000
東京都港区～
株式会社●●
■■部署
担当：▲▲
連絡先電話番号：000-0000-0000
メールアドレス：aaa@～
書類送付のご案内
拝啓 新春の候 貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素より格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
早速ではございますが、下記書類を送らせていただきますので、ご査収の程よろしくお願いいたします。
敬具
記
・契約書 1部
以上
いつもお引き立ていただきありがとうございます。今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。
契約書を返送する際には、送付状を添える以外にもいくつかマナーがあります。
それぞれについて、詳しくご紹介します。
重要書類である契約書は、郵送時に折れないよう、クリアファイルに入れてから封筒に入れるのがマナーです。
クリアファイルに入れておくことで、郵送時が悪天候であっても汚れを防ぐことができます。
契約書を郵送されてきた際のクリアファイルを使用しても問題ありませんが、キレイな状態のものを使うことがマナーです。
契約書は、両者の個人情報のみならずさまざまな重要情報が記されている書類です。
契約書だけでなく送付状にも担当者などの個人情報が記載されているため、郵送時は必ず中が透けない加工がされている封筒を使用しましょう。
返信用封筒があらかじめ用意されていた場合には、その封筒を使って返送するのがマナーです。
返信用封筒にあらかじめ送付先が記載されている場合には、「行」を二重線で消して「御中」に修正することも忘れてはいけません。
宛先が個人名で記載されている場合は、御中ではなく「様」に修正しましょう。
契約書は、普通郵便ではなく、配達記録が残る方法で送らなければなりません。
上記の方法か、認可された事業者で「信書」として送るのがマナーです。
メール便などでの送付は違法となるため、避けましょう。
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重要な書類の郵送方法が知りたい！送付時のマナー・送り方まとめ
契約書は、手元に届いたらできるだけ早く返送するのがマナーです。
万が一返送が遅れてしまった場合には、少しでも早く返送できる方法を考える必要があります。
郵送ならば速達を使う方法がありますが、送付先が近いのであれば持参したほうが早い場合もあるでしょう。
どの方法で届けるにしても、配達予定日や時刻、配達方法が決定したらすぐに先方へ連絡を入れましょう。
返送が遅れてしまったことへの謝罪と、いつ、どのような方法で到着予定なのかを伝えます。
契約書返送時の対応は今後の信頼関係に関わってくるため、誠意ある対応が不可欠です。
契約書は、紙でのやり取りだけでなくオンライン上で締結することも可能です。
オンライン上での契約は「電子契約」と呼ばれ、従来のように紙の契約書を郵送したり返送したりする手間がありません。
印刷代や郵送代、印紙代が節約できるほか、オンラインですぐに締結できることもメリットです。
郵送の場合は締結まで数日かかることもありますが、電子契約であれば場所を問わずその日のうちに契約を締結することも可能です。
ぜひ取引先と相談し、電子契約の導入を検討してみましょう。
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初心者でもわかる！電子契約書の作り方
契約書を返送する際には、記載すべき項目を網羅した丁寧な送付状を添えると好印象です。
送付の際は中が透けない封筒を使うなどの配慮も忘れずに行い、取引先との信頼関係を維持していきましょう。
ただし、電子契約の場合は、送付状を添える必要はありません。
電子契約ならばオンラインで手続きできるため、締結までがスムーズに進むことも大きなメリットです。
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※この記事は2023年5月時点の情報を基に執筆されています。
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