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初心者でもわかる!電子契約書の作り方

更新: 2022-10-27 18:44
2021-10-19 20:20
  • 目次

働き方改革や新型コロナウイルス感染症の流行によって、人々の働き方は大きく変化しました。リモートワークを実施する企業が増え、会議もビデオ通話で行うなど、実際に対面せず仕事をするスタイルが定着しつつあります。

テレワーク普及に伴い、加速しているのが「脱ハンコ」の動きです。契約書に押すハンコを押すための出社をなくし、紙資源の削減効果もある電子契約書が注目されるようになりました。では、電子契約書を作るにはどのような手順が必要なのでしょうか。この記事では電子契約書の作り方について解説します。


■電子契約書って何?


電子契約書とは、電子データ形式で作成された契約書のことです。
従来は紙の契約書に署名・押印することで、契約内容に双方が合意したという証拠を残していました。しかし、人との接触をできるだけ避けるため、あるいは業務効率化を目的として、電子契約書を導入する企業も増えてきています。

書面契約書は紙の文書であり、証拠力の証明には印鑑や契印及び割印が使用されます。相手先には郵送か持参で提出し、印紙の貼り付けも必要です。書面なので契約書は書棚に保管します。

一方、電子契約書はPDFなどの電子データ形式になっており、証拠力の証明には電子署名タイムスタンプを付与します。
電子署名には「誰が」「何を(送付、合意)したか」の情報が記録されており、書面契約書と同等の証拠力が認められています。
相手先にはインターネット経由で提出するため、郵送や収入印紙の貼付は不要で、契約書はサーバー上に保管します。

電子契約書は書面契約書のように、紙を印刷して押印し、郵送か持参するというプロセスが不要であると同時に、すべてパソコン上での完結が可能です。契約の締結までに手間と時間がかからなくなるだけでなく、紙や印紙代も必要ありません。

対面のやり取りが不要で、時間と手間がかからず、コストも削減できる電子契約書を利用しない手はありません。

 


■電子契約書で締結するには?決まりはある?


電子契約書は書面契約書と同じように、法的効力が認められています。そのため、電子契約書さえあれば紙の契約書は不要です。
ただし、中には電子契約が認められておらず、書面契約書の作成や交付が必要とされているものもあるので、注意が必要です。

書面作成が要求されるものでは、事業用定期借地契約や任意後見契約などがあります。

契約書に合意する操作を行った時点で、その契約に合意したことになり、すべての契約者が合意した時点で締結が完了します。
このときに付与したタイムスタンプが、契約書が改ざんされていないことの証明になります。裁判においても同様に正式な契約書である証拠として認められます。

先述した電子署名を付与するプロセスにおいては、本人確認や二段階認証が必要になるため、本人の意思によって契約が締結されたことを証明するのは難しくありませんが、システムのセキュリティなどが万全になされている必要があります。こういった電子署名に関する法律上の有用性については、「電子署名法」という法律で定められていますので、確認しておきましょう。

参考
【電帳法改正】タイムスタンプとは?仕組み・役割を解説
電子署名に法的効力はある?その仕組みから電子署名法まで解説します



■電子契約書を導入する前にやること


●契約書の管理体制の把握

電子契約書を作るにあたって、まずは現在の契約書の管理体制を確認する必要があります。具体的には、管理している契約書の種類や数、締結済みの契約内容、契約書を担当している部署、契約書の権限及び閲覧状況などが挙げられます。
これらを把握することで、「どれくらい保管できる容量が必要か?」「どういった機能があれば便利か?」といったことがわかり、どの電子契約システムが適切であるかを判断することができます。

●電子契約システムの決定

次に、導入する電子契約システムを決めます。自社で電子契約書を作成する場合、さまざまな法律やルールを確認しなければならず、時間と手間がかかります。したがって、外部の電子契約サービスを利用するのがおすすめです。

電子契約サービスで利用できる主な機能は、下記のとおりです。

  • 電子契約書の作成、送付機能
  • ワークフロー、タスク管理機能
  • 検索機能
  • 原本管理機能
  • タイムスタンプ機能


基幹システムと連携ができる電子契約システムもあります。連携を検討している場合は、社内のシステム担当者にあらかじめ相談しておくと安心でしょう。

●社内外への通達

電子契約システムを決めたら、導入することを社内外に通達します。契約書は企業にとって重要なものですので、詳しく説明する必要があります。
社内では稟議書を書き、上層部や関連部署に連絡します。その際には、電子契約書を利用する場合のメリットやかかるコストなどを正確に伝えます。

契約は相手がいて初めて成り立つものです。一方的に電子契約への切り替えを知らせるだけではなく、いつから導入し、今後どういった手続きが必要になるかなど、先方に納得してもらえるように、十分に準備をして提案してください。必要に応じて使用する電子契約サービスの資料などを用いて説明すると理解を得られるやすくなります。

■電子契約書の作り方


電子契約書の作り方の簡単なまとめ

  • 契約当事者間で「契約内容の取りまとめ」「電子契約で締結することを合意」
  • 「紙の契約書をスキャン」「Wordなどで作成してPDF化」「電子契約システム」などで電子契約書を作成
  • 作成した電子契約書に、電子署名やタイムスタンプを付与


電子契約書の作り方は、基本的には紙の契約書と大きく変わるわけではありません。
まず当事者間で契約内容を取りまとめ、契約書に反映し、電子データ化してPDFファイルを作成します。次にPDFに電子署名やタイムスタンプを付与します。

このように、自社で電子契約書を作成することも可能ですが、様々な法律を考慮しなければならず、容易ではありません。
電子署名やタイムスタンプサービス事業者との契約、ツールの導入といった労力もかかるため、電子契約サービスを利用するのがスタンダードになっているといえます。
電子契約サービスの中には、クラウド上のアシスト機能で、手軽に契約書を作成できるものもあります。

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■電子契約サービスを選ぶポイント


電子契約サービスを選ぶ際のポイントはいくつかあります。一つ目のポイントは、必要な機能があるかどうか?です。
どの電子契約サービスでも基本機能は同じですが、細かい部分が異なります。必要な機能が備わっていないと導入しても「使えない」ということになってしまい、導入コストが無駄になってしまうリスクがあります。

例えば、紙の契約書を電子化して保管する機能がなければ、導入前の書面契約書についてはそのまま紙で保管し続けなければなりません。
社内のスペースを有効活用するために電子契約書へ切り替えた場合、その目的が達成できず、無意味になってしまいます。
実際に導入前に機能をよく確認していなかったことで、社内でトラブルになったケースもあるようです。そのような自体を避けるためにも、機能の確認は必ずしてください。

二つ目のポイントは、サービスの使いやすさです。
操作が簡単で、レイアウトもシンプルな方がおすすめです。機能に関しても使うものと使わないものを取捨選択しましょう。
必要な機能がすべて揃っているのが前提ですが、あまりにも機能が多すぎると操作が複雑になってしまい、かえって使いにくくなってしまう可能性もあります。利便性の向上のため、書面から電子へ切り替えているにもかかわらず、不便になってしまったら元も子もありません。
事前にテストを行い、使いやすさを確認するようにしてください。

三つ目のポイントは、実績です。
実際にどれくらいの企業が導入しているかを確認しましょう。導入企業が多いということは、それだけ使いやすいと言えます。
多くの企業が導入しているサービスであれば、取引先も同じサービスを利用している可能性が高く、相手方への負担も減らすことができます。

■まとめ


電子契約書に切り替えれば、下記のようなメリットがあります。

  • 印紙代などのコスト削減
  • 契約締結までの時間短縮
  • 契約書管理の効率化
  • コンプライアンス強化
  • リモートワークに対応


従来の書面契約書のような手間を省け、コストも削減でき、リモートワークをスムーズに行うことが可能です。これからの時代の流れに対応するためにも、電子契約サービスの導入も検討してみましょう。

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「電子契約のやり方を解説!電子契約システムの運営会社TeraDoxが自社例を公開」


参考サイト)
GMOサイン:電子契約とは?書面契約との違いやメリット、証拠力についてどこよりもわかりやすく解説!
https://www.gmosign.com/media/electronic-contract/post-0023/
電子契約のすすめ:電子契約の仕組みとは?電子署名やタイムスタンプを付与する契約締結の流れを解説
https://keiyaku-hikaku.info/about/structure
企業法務弁護士ナビ:5分で分かる電子契約とは?法律上の有効性・導入メリット・リスク・システム選びの全知識
https://houmu-pro.com/contract/245/

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