電子契約システムの契約大臣
「電子領収書」とは、紙ではなく電子データで発行される領収証のことです。領収書をPDFで発行すると、様々なメリットが期待できます。今回は、領収書をPDFで発行する方法に加え、メリットや注意点について解説します。
領収書をPDFで発行すると、様々なメリットが期待できます。近年の働き方の変化に伴い、PDFで発行する「電子領収書」の導入を検討しているという方も多いのではないでしょうか？
今回は、領収書をPDFで発行する方法に加え、メリットや注意点について解説します。
「電子領収書」の導入をご検討中の方は、ぜひ参考にしてみてください。
「電子領収書」とは、紙ではなく電子データで発行される領収証のことです。
「デジタル領収書」とも呼ばれ、電子帳簿保存法の改正やテレワークの加速に伴い、近年導入を検討する企業が増えてきています。
なお、紙で発行された領収書をスキャナで取り込んだり写真撮影をして保存する場合も、「電子領収書」に分類されます。
領収書は契約時だけでなく、社内での経費精算の時にも使用します。経理業務を行っている方はもちろんですが、領収書は様々な職種の方にとって最も身近な書類と言えるのではないでしょうか。
では、領収書をPDFで発行するとどのようなメリットがあるのか見ていきましょう。
法人税法において、領収書は原則「7年間」の保管が義務付けられています。
たとえ小さな紙1枚の領収書でも、膨大な量が集まれば保管場所の確保や定期的な整理が必要です。
電子領収書であればデータとして保管することができるため、場所を確保する必要がありません。さらに、従来の紙の領収書をPDFに変換して保管することも可能です。
保管場所という点だけを見ると、紙よりも電子データの方が圧倒的に保存しやすいというメリットがあります。
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ある特定の領収書が必要になった時、紙で保管しているものは探すだけで結構な時間がかかってしまいます。
その点「電子領収書」は、日付・取引先・品目・金額などをデータで管理しておけるため、一度発行した領収書を探したい時にもすぐに見付けることが可能です。
また、電子システムや会計ソフトによっては「グループ管理機能」が搭載されているものも多く、部署や取引先ごとに仕分けられる使いやすさも魅力のひとつと言えます。
領収書を発行する場合、税別5万円以上のものは収入印紙を貼ることが「印紙税法」で定められています。
しかし電子領収書の場合、金額に関わらず収入印紙を貼る必要がありません。これは、「電子領収書」最大のメリットと言えます。
同じ金額を「紙の領収書」「電子領収書」それぞれの方法で発行すると仮定した場合、電子領収書は紙の領収書よりも印紙税・紙代・収入印紙を購入する手間などを大幅に削減することが可能です。
領収書は、作成して相手に提出すれば終わりというわけではありません。
作成・承認・収入印紙の貼付け等、特に大きな金額になればなる程、ひとつの領収書を発行するために多くの人員が必要になります。
不正防止のためにも領収書はコピーではなく原本を確認する必要があり、多くの人の手に渡るということは、その分対面でのやり取りも必要になるということです。これは、経費精算時も同様のことが言えます。
「電子領収書」であれば、対面で行っていた業務をオンライン上で行うことができるようになります。相手と予定を合わせる必要がないため、離れていても承認や確認をすることが可能です。
経理処理がスムーズになることで、ひいては社内全体の業務のスリム化にも繋がります。
紙の領収書には、紛失や金額が改ざんされてしまうというリスクがあります。領収書を電子化することは、リスクマネジメントにも効果的です。
データでの管理であればパスワードや編集権限を設定できるため、機密性においても非常に優れています。万が一の紛失リスクや金額の書き換え等のトラブル防止にも繋がり、企業としてのコンプライアンスを厳守することができるでしょう。
これまで電子領収書のメリットについてお話してきましたが、実際にはどのように電子領収書を発行すればよいのでしょうか。
ここからは、「電子領収書」を発行するための方法について解説していきます。
領収書を電子化するためには、PDFファイルで作成するのが一般的です。
最初の項目でも少し触れましたが、「紙の領収書を電子データに変換する方法」と「システム上で作成する方法」があります。どの方法を選択しても問題はありませんが、それぞれの特徴についてしっかりと理解した上で、効率の良い方法を選びましょう。
それぞれの特徴については、以下で詳しく解説していきます。
領収書の電子化が進んでいるとは言え、まだまだ紙の領収書でやり取りしているという方も多いのではないでしょうか。
紙媒体の領収書を電子データとして保存したい時には、PDF化をするのがおすすめです。
紙の領収書をPDF化するための方法は、次の2通りあります。
なお、これらの方法で取り込んだデータは、デフォルトの設定では「画像データ」となっている場合があります。
画像データで保存しておいても法的には問題ありませんが、他者へ送る必要がある時には、画像データではなく、PDFとして保存または変換しておくとよいでしょう。
こちらの方法は、領収書を電子データとして保存しておきたい時に適しています。
また、WordやExcelなどを使用して自分で領収書を作成することもできます。
費用をかけずに電子領収書を発行したい方や、Officeツールを使い慣れている方にはおすすめの方法です。
領収書のフォーマットは特に規定がないため、必要な情報さえ記載されていればどのような形式でも問題はありません。無料で使用できるテンプレートも数多くあるので、用途に合わせて使いやすいものを利用していきましょう。
なお、WordやExcelで作成した領収書は、PDFファイルに変換して保存することができます。
最後に、「電子領収書発行システム」や「専用ソフトウェア・アプリケーション」などのテンプレートを使って領収書を作成するという方法もあります。
重要な契約時に使用する場合や、企業の顔となる見栄えの良い領収書を作成したい場合などにおすすめです。
電子システムを利用したメリットについては、次項で詳しくご紹介します。
「電子領収書発行システム」は、ただ作成するだけではなく領収書の管理にも適しています。
前項でご紹介した「《1》紙領収書のPDF化」と「《2》WordやExcel」も、データとしての保存は可能ですが、あくまでも自分自身で管理しなければなりません。
電子システムは自動で振り分け、システム上で一括管理をしてくれるため、非常に効率的です。さらに、常に最新の「電子帳簿保存法」に合わせてバージョンアップしているシステムが多く、管理漏れや申告漏れなどを防ぐことにも繋がります。
電子システムには利用料がかかりますが、導入することで人権費やその他の諸経費が削減できれば、最終的にはコストダウンに繋がるケースも多いです。
領収書の発行業務にどれだけのコストがかかっているのかを計算し、必要に応じて導入を検討してみましょう。
ここまで電子領収書の発行方法についてお話してきましたが、電子領収書にはどのような項目を記載すればよいかご存知でしょうか？
基本的には、通常の紙領収書と同様の項目が記載されていれば法的には何の問題もありません。
消費税法上の規定に準ずると、領収書には次の5項目の記載が必要です。
基本的には、「いつ」「誰が」「誰に」「何に対して」「いくら支払ったか」を明確にすることが領収書の役割と言えます。
これまで電子領収書の特徴やメリットについてお話してきましたが、領収書をPDFで発行する際には注意しなければならない点もあります。
ここでは、電子領収書のデメリットも含めて、発行時に気を付けたいポイントについてまとめました。
領収書は、法律によって保存が義務付けられている「国税関係帳簿書類」に当たります。
電子領収書を発行するためには、国が定める「電子帳簿保存法」の要件を満たしていることが大切です。
電子帳簿保存法は、生産性の向上を目的にこれまで幾度となく改定されてきています。金額上限が撤廃されたほか、2022年1月には税務署への事前承認制度が不要になり、電子領収書などの導入や保存の要件が大幅に緩和されました。
電子領収書を発行するためには、変化し続ける「電子帳簿保存法」を正しく理解し、常に最新の情報を勉強し続けることが求められます。
しかし、法律の知識を全て理解することは決して簡単ではありません。そのような場合には、費用面はかかりますが、税理士や公認会計士などのプロに依頼するという方法も選択肢のひとつとして挙げられます。
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PDF化した領収書にも法的な効力があるため、原本となる紙の領収書を保管しておく必要はありません。
例えば紙の領収書をPDF化した場合、紙とデータの両方の領収書を保管してしまうと、経理で処理する際に混乱が生じてしまう可能性があるため、注意が必要です。
紙の領収書をPDF化した場合には、原本をシュレッダーなどにかけて破棄しましょう。
上記したように、同じ内容の領収書が2枚あると「二重発行」となり、領収書を不正に使用したことになってしまいます。
架空取引や経費の二重計上などのトラブルを防止するためにも、領収書を電子データ化したら複製ができないよう、しっかりしたセキュリティを構築する必要があります。
領収書をデータ化することで、業務のスリム化やコスト削減などの大きなメリットが期待できます。一方で、導入するためには「システムを構築する費用」と「使い方を理解するまでの時間」が必要であることも理解しておかなければなりません。
また、電子領収書の発行には取引先の同意が必要不可欠です。
取引先によっては紙の領収書に慣れている方も多いため、これまで通り紙媒体の領収証を求められるケースも珍しくはありません。
このように、電子領収書をスムーズに発行するためには、正しい知識とリスクマネジメントが必須であることを覚えておきましょう。
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「電子領収書」の導入には、メリット・デメリットがあるということをお話してきました。
自分で一からシステムを構築することは難しいですが、「電子システム」を利用すればデメリットをメリットに変換することができます。
なぜなら「電子システム」は、利用者の使いやすさを重視した様々な機能を搭載して作られているからです。
電子システムを導入するにあたり様々な費用や手間はかかりますが、デジタイゼーション・デジタライゼーションに向けて切り替えを検討してはいかがでしょうか。
もし、電子領収書の発行がまだ難しいようでしたら、先に「受領した領収書」の電子化から始めてみてはいかがでしょうか。
電子契約システム『契約大臣』が提供する、オプションの「書類保管機能」は、紙の領収書をPDF化したものや、メール添付・ダウンロードで受領したPDFの領収書の保存が可能です。
最新の電子帳簿保存法に準拠したシステムですので、安心してお使いいただけます。
書類保管機能は「シンプルで使いやすい操作性」と、「グループ管理機能」や「ユーザーごとの権限付与機能」などの便利な機能を備えているのが特徴です。
書類のデータ件数500件ごとに料金が変動する従量課金制となっているため、書類の量が少なめの企業にもおすすめです。
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いまい税理士事務所
税理士 今井 儀徳
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