電子契約システムの契約大臣
ツールを活用し、オンライン上で商談をするのが「オンライン商談」です。ここでは、「ZoomやGoogle Meetなどの言葉だけはなんとなく聞いたことがあるものの、実際に使ったことはない」という方に向けて、オンライン商談の詳細をご紹介します。おすすめのツールもご紹介するので、あわせてご活用ください。
新型コロナ感染拡大の影響や働き方改革への対応により、営業活動のオンライン化が必要とされている企業は少なくありません。
しかし、今まで対面で行っていた営業を突然オンラインで、といわれても困惑してしまう方もいるでしょう。
ここでは、「ZoomやGoogle Meetなどの言葉だけはなんとなく聞いたことがあるものの、実際に使ったことはない」という方に向けて、オンライン商談の詳細をご紹介します。
おすすめのツールもご紹介するので、あわせてご活用ください。
ツールを活用し、オンライン上で商談をするのが「オンライン商談」です。
実際に相手と会わない「非対面」で行うことが特徴で、インターネットを使ってコミュニケーションを取っていきます。
近年では、ソーシャルディスタンスの確保や働き方改革の実施などが叫ばれていますが、オンライン商談であればこれらに対応できることが可能です。
オンライン商談と対面商談の大きな違いは、「実際に相手と対面するかどうか」にあります。
どちらも相手の顔を見ながら話し合うことには違いありませんが、対面商談の場合は実際に相手がそこに居て対面した状態です。
対面商談を実現させるためには、相手と予定を合わせ、お互いが商談の場へ出向かなければなりません。
これに対してオンライン商談は、インターネットを介して相手と顔をあわせます。
対面商談と違って実際に相手と会うことはできませんが、場所を問わず商談の席に着けることが特徴です。
オンライン商談を導入することには、下記のメリットがあります。
それぞれの内容を、詳しく見ていきましょう。
オンライン商談は、静かで商談に適した場所であれば、どこからでも参加できます。
会社内からでも、自宅からでも商談の席に着けるため、対面商談では必須だった移動コストが必要なくなるのです。
営業活動では、多くの営業先を訪問し商談すれば、それだけ移動コストも多く発生していました。
しかし、オンライン商談を導入することで、このコストを大幅に削減することが可能です。
商談で、見込み客を案件の受注に持ち込むまでのことを、リードタイムと呼びます。
リードタイムが長くなればなるほど、見込み客が離脱して案件受注のチャンスを逃しやすくなるといわれています。
オンライン商談は、移動する手間なく商談ができることから、お互いが日程調整しやすいことが特徴です。
このことから、相手が自社に興味があるうちに商談に持ち込むことができ、案件の受注につながりやすくなります。
オンライン商談では、提供したい資料などを相手にすぐ送ることができます。
対面商談の場では、要求された資料を会社に置いてきてしまった、部数が足りなかった、などといったこともあったでしょう。
オンライン商談ではそのような事態は起こりにくく、パソコンに入っている資料であればすぐに提供が可能です。
また、提供した資料について、画面を共有しながらポインターを使って説明することもできます。
これにより、ただ資料を送るだけよりも、より効果的な営業をすることが可能です。
オンライン商談は移動するための時間がかからないため、1日にこなせる商談数を大幅に増やすことができます。
営業活動のための移動に1日あたり2時間ほどかかっていた場合、オンラインに切り替えることで、30分ほどの商談ならば1～4本は商談を増やすことも可能です。
商談できる数が多くなれば案件受注のチャンスが増えることになるので、それだけ成約率もアップします。
対面商談でのネックは、距離にありました。
商談に出向ける場所には限度があり、ある程度近い距離の相手でなければ商談できなかったためです。
しかしオンライン商談では、相手がどこに住んでいるかは問題になりません。
たとえば沖縄と北海道であっても、オンラインであれば気軽に商談できるようになります。
こうして距離が問題ではなくなると、商談できる相手が増え顧客数を増やせることにつながります。
オンライン商談の特徴として、商談の内容を記録できることが挙げられます。
記録した内容を確認すれば、第三者が「どうして商談がうまくいかないのか」を分析することも可能です。
また、営業スキルが高い人の商談記録からは、営業ノウハウを得ることもできます。
実際の商談を映像で確認することで、営業ノウハウを社内で共有し、全員でスキルアップを図ることができるのです。
新人を教育して一人前の営業スキルを付けさせるためには、やはり実際の商談の場を数多く経験させることが大切です。
オンライン商談なら、新人の商談を、そばで上司や先輩が見守ることができます。
適格に一つ一つアドバイスすることができるうえに、万が一の際はすぐにフォローに入ることも可能です。
録画できるため、フィードバックしやすいことも魅力です。
これにより、新人は安心して商談の場数を踏めるようになり、自信を持って営業に臨めるようになります。
オンライン商談を導入するのならば、ここでご紹介する3つのデメリットについても覚えておくと安心です。
オンライン商談を導入するのならば、インターネットやパソコンなどの環境を整備しなければなりません。
カメラやマイク、ヘッドセットなど、周辺機器が新たに必要なケースもあるでしょう。
また、安定して接続できるインターネット回線を用意しておくことも欠かせません。
大切な商談中に回線が切れてしまうことのないよう、万全の環境を整備しておく必要があります。
どんなに安定して接続できるインターネット回線を用意しておいたとしても、さまざまな要因によって通信環境に影響が出ることがあります。
たとえば天気などに左右され、通信状態が不安定になることは珍しくありません。
これはオンライン商談においては避けられない事態といえるため、適切に対処することが大切です。
通信状態が不安定な場合の対処法をマニュアル化しておくなどして、相手に失礼がないように対応しましょう。
オンライン商談を導入する企業が増えているとはいえ、対面での商談を求められるケースもあります。
たとえば通信環境やセキュリティの問題で、オンライン商談が難しいという企業もあるでしょう。
また、実際に会って対面で話すことを好む人も少なくありません。
商談という大切な席だからこそ、オンラインではなく対面を望むケースもあるのです。
このような場合に、オンラインではなく対面での商談を行うかどうかは会社の方針次第です。
上司と相談し、会社としての対応方法を検討しましょう。
オンライン商談ツールには、主に下記の機能があります。
メインとなる「Web会議」機能のほか、プレゼンテーションで活躍する「画面の共有」機能や「ファイルの共有」機能も高頻度で使用するでしょう。
「テキストの送受信」機能ではチャットのように文字でのやり取りができるので、言葉だけでは伝わりにくいことも伝えることができます。
「メモ」機能は、自分用にメモを取るほか、営業トークを台本としてメモしておくのにも役立ちます。
そして、商談の様子を録画しておくのが「記録」機能です。
ツールによって使える機能が変わる場合があるため、必要な機能を見極めてツールを選ぶと安心です。
ここからは、オンライン商談におすすめのツールを9選でご紹介します。
一般的なものから中級者向けのものまでご紹介するので、ツール選びの際にお役立てください。
個人的なビデオ通話として利用している人も多い「Zoomミーティング」も、商談ツールとして活用できます。
複数人で画面共有ができるほか注釈を入れるなども可能なので、商談だけでなく社内のミーティングや面接などにも利用可能です。
無料で使えるツールとして名高い「Google Meet」は、Googleアカウントがあれば簡単に利用できることが魅力です。
無料版では、3人以上での会議は1回につき1時間までという制限がありますが、有料版であれば最長24時間にもおよぶ会議が可能です。
B-Roomの特徴は、導入の手間が最小限であることです。
商談相手はもちろん、自社もソフトやアプリのダウンロードが必要ないため、すぐに使用することができます。
商談中の会話を自動的にテキスト変換する機能も付いているので、議事録の作成や商談の振り返りにも役立ちます。
最大10人まで同時に接続できるのが、ナレッジスイート株式会社の「VCRM」です。
商談する相手はアプリのインストールが必要なく、ユーザー数は無制限で利用できます。
VCRM導入時には、コンサルティングやティーチングを受けることができるので、初めて商談ツールを使うという方にもおすすめです。
ベルフェイス株式会社が提供する「bellface」は、導入実績が業界でも上位とされている商談ツールです。
商談する相手はbellfaceアプリをインストールする必要がないことから、手軽に使えることも魅力の一つとなっています。
資料は双方が操作できるようになっていて、商談はすべて自動的に記録されるなど、商談に特化した使いやすさが魅力です。
「V-CUBEミーティング」は、品質にこだわっているオンライン商談ツールです。
最高レベルの音声技術と映像技術を採用しているため、「画面越し」を意識させない商談が可能となっています。
またシンプルで使いやすい操作性も魅力で、Office365やサイボウズとの連携も可能です。
BtoCに特化しているのが、「ROOMS」です。
商談の即時予約が可能で、商談する相手も自社もアプリのダウンロードが必要なく、URLの共有などで手軽にワンクリックでオンライン商談できることが特徴です。
カタログのページめくりなどは商談する相手が操作でき、商談相手が納得いくまで、じっくり資料を見られることもメリットです。
「meet in」は、アプリのダウンロードやログインなしで使えるオンライン商談ツールです。
専用のURLを作成するだけで、相手も共有されたURLからすぐに接続することができます。
ビジネスには欠かせない名刺表示機能や契約書捺印機能があることも魅力です。
公式サイト：https://meet-in.jp/
オンライン商談とあわせて広まっているのが、契約のオンライン化「電子契約」です。
オンライン商談を実施して効率的に成約が取れても、契約で手間取ってしまうこともあるでしょう。
契約の際には書面を郵送したり署名捺印をお願いしたり返送してもらったりと、何かと時間を要するからです。
電子契約ならば、郵送や返送の手間なく締結できることが魅力です。
オンラインで内容を確認して合意し、そのまま締結できるため無駄な時間が一切ありません。
オンライン商談に加えて電子契約を導入すれば、さらにスピーディーな成約を実現できるでしょう。
オンライン商談は、移動のための時間やコストをかけることなく商談の席に着けることが魅力です。
通信環境を整備するなどの必要はありますが、新人教育にも役立つので、ぜひこの機会に導入を検討してみてください。
あわせて、電子契約は「契約大臣」のご利用をご検討ください。
契約大臣はクラウド技術を活用した電子契約システムで、月々2,200円(税込)からとリーズナブルな価格で分かりやすい操作性が魅力となっています。
秘密保持契約書などのテンプレートも無料で使えるので、オンライン商談後はスムーズに契約を締結できます。
成約率アップと業務の効率アップを目指し、オンライン商談ツールと「契約大臣」を活用してみてはいかがでしょうか。
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※この記事は2023年2月時点の情報を基に執筆されています。
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