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法人の場合、法人税法によって領収書の保管期間は7～10年となっています。具体的にどのような場合に7年や10年となるのか、ここで確認しておきましょう。適切な管理方法についても解説するので、ぜひ役立ててください。
経理の担当になると、領収書がどんどん溜まってきてしまい保管に困ることも出てきます。
この領収書は一体いつまで保管すればいいのかと、悩んだ経験はありませんか？
ここでは、経理担当者や個人事業主を対象に、受け取った領収書を保管すべき期間についてご紹介します。
適切な管理方法についても解説するので、ぜひ役立ててください。
法人の場合、法人税法によって領収書の保管期間は7～10年となっています。
具体的にどのような場合に7年や10年となるのか、ここで確認しておきましょう。
法人の場合、領収書は「帳簿書類」に属することから、原則7年間の保管が義務となっています。
法人の規模に関係なく、いずれの企業も7年間の保管が必要です。
保管期間は、領収書を受け取った日からではなく、その領収書を受領した事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から換算します。
そのため、同じ事業年度に属する領収書は、年度初めのものであっても年度末のものであっても、確定申告書提出期限の翌日から7年間となります。
決算にて赤字が発生し、これを次年度へ持ち越す場合、赤字が発生した事業年度の領収書は9年か10年の保管が必要です。
これは、赤字を利用して欠損金の繰越控除を申請した場合が対象で、領収書だけでなく会計帳簿や資料なども同じ期間保管しなければなりません。
具体的な保管期間は、赤字が発生した事業年度によって変わります。
平成30年4月1日前に開始した事業年度については9年間、それ以降については10年間の保管が必要です。
保管期間の考え方は、その領収書を受領した事業年度の確定申告提出期限の翌日からの換算となります。
個人事業主では、所得税法により領収書の保管期間が５～７年と定められています。
確定申告の方法により年数が変わるため、それぞれご紹介します。
白色申告の場合、領収書の保管期間は5年です。
これは事業所得の額に関わらず、白色申告をするすべての人が対象です。
ただし、領収書以外の帳簿については7年間の保管が義務となっている点には、注意しなければなりません。
領収書は5年で保管義務はなくなりますが、念のためほかの書類とあわせて7年保管しておくと安心かもしれません。
保管期間は、確定申告提出期限日の翌日から換算して、5年となります。
青色申告の場合の領収書は、「現金預金取引等関係書類」に分類されます。
そのため、白色申告とは異なり保管期間は、7年となります。
ただし、前々年の所得が300万円以下である場合のみ、保管義務のある期間は5年間です。
この場合の保管期間も、確定申告提出期限日の翌日から換算します。
領収書を保存していなかった場合、決算書に計上された経費を証明できるものがなくなってしまいます。
これにより、税務署から指摘を受け、経費を認めてもらえない場合があります。
また追徴課税を課せられることもあるため、注意が必要です。
個人事業主で青色申告を利用していた場合は、青色申告が取り消されてしまう場合もあります。
青色申告では65万円の控除が受けられるなどの優遇処置がありますが、これらの分の税金も支払わなければならなくなるので注意が必要です。
領収書は、ただ取っておくのではなく正しく保管することも大切です。
ここからは、紙の場合と電子データの場合で、適切な領収書の保管方法をご紹介します。
紙の領収書は、ファイリングしての保管が一般的です。
月ごと、クライアントごとなどで分けて管理すると、後から探す際に便利です。
紛失防止対策としては、クリアファイルに入れる、封筒に入れるなどして保管するのもいいでしょう。
電子データの場合は、月ごとやクライアントごとなどで検索しやすいようにして、社内サーバーやクラウドを使って保管します。
紙の領収書のように保管するスペースが必要なく、リモートワークでもアクセスしやすいのが特徴となっています。
紙で受領した領収書も、スキャナで取り込んだり写真データにしたりなどの方法でデータ化が可能です。
ただし、電子データで領収書を保管する際には、電子帳簿保存法に基づいて行う必要があります。
書類の改ざんを防ぐためのシステムを整備するなどして、電子帳簿保存法に基づいた保管ができる環境を整えましょう。
「保管」に似た言葉として、「保存」が挙げられます。
「保管」は、主に使用頻度の高い書類について使われる言葉です。
紛失や破損がないように配慮し、必要な時にはいつでも書類を使用できる状態で管理します。
使用頻度が高い書類を扱うことから、事務所内で管理することが多くなっています。
一方で「保存」は、使用頻度が低い書類について使われることが多いです。
現状を維持しながら書類を管理することを「保存」と呼ぶことが多く、倉庫などで管理することも多くなっています。
また、法律的な観点では、領収書は「保存」するのが正しい表現となっています。
領収書は、状況に合わせて適切な方法で保管する必要があります。
紛失や破損がないよう、しっかり対策をして保管するように心がけましょう。
電子契約システム「契約大臣」では、電子領収書を保管できる書類保管機能を備えています。
スキャナ保存と電子取引の保存に準拠した機能なので、適切に領収書を保管できることが特徴です。
また、主機能の電子契約機能で契約を結ぶことにより、書面や各契約フローも電子化することができるので、デジタル化の一環としてこの機会に導入してみるのもおすすめです。
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いまい税理士事務所
税理士 今井 儀徳
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