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派遣先管理台帳は、派遣社員を受け入れる企業が作成する書類です。この記事では、派遣先の担当者のために、派遣先管理台帳の概要から役割などを解説します。派遣先管理台帳のほかに、派遣社員受け入れにあたって必要となる書類などについてご紹介するので、参考にしてください。
派遣社員を受け入れることになった際、必要になるのが「派遣先管理台帳」です。
しかし、派遣先管理台帳とは一体どのようなものなのかが分からないという人も少なくありません。
そこでこの記事では、派遣先の担当者のために、派遣先管理台帳の概要から役割などを解説します。
派遣先管理台帳のほかに、派遣社員受け入れにあたって必要となる書類などについてご紹介するので、参考にしてください。
まずは、派遣先管理台帳の基本的な概要や目的などについてご紹介します。
派遣先管理台帳は、派遣社員を受け入れる企業が作成する書類です。
派遣社員の労働日や労働時間などの、就労に関する詳細を記載するもので、派遣社員一人につき一部作成します。
ここに記されるのは、派遣社員それぞれが実際に就労したことの記録です。
派遣先管理台帳の作成は、労働者派遣法第42条によって義務付けられています。
派遣社員を受け入れるにあたっては、労働者派遣法を遵守しなければなりません。
この労働者派遣法では「派遣先企業が講ずべき措置」として、適切な就業環境を維持することや福利厚生などの「適正な派遣就業の確保」などが定められています。
この中の一つとして義務付けられているのが、派遣先管理台帳の作成です。
義務を怠ってしまうと、罰金などを科される可能性があるので注意しましょう。
派遣先にとって派遣先管理台帳を作る目的は、就業実態を記録し適切に労務を管理することです。
また、派遣元に対して、派遣社員の雇用管理について報告する目的もあります。
一方で派遣元にとって派遣先管理台帳は、派遣社員が適正な就業ができているかを管理する情報として役立ちます。
派遣元管理台帳は、派遣元企業が作成する書類です。
派遣元管理台帳には、派遣社員の基本情報から派遣先企業の情報、業務内容や就労時間、時間外労働についてなどの規定が記載されています。
派遣先管理台帳も派遣元管理台帳も、派遣社員一人ずつに対して作成する義務がある点は共通です。
ただし、派遣先管理台帳には実際の就労についての記録が記載され、派遣元管理台帳には業務内容や時間などの規定が記載されるという違いがあります。
作成が義務付けられている派遣先管理台帳ですが、受け入れている派遣社員が5人以下の場合は作成する必要がありません。
ただし、この「5人」には、既存の派遣社員と新しく入る派遣社員なども含まれます。
たとえば現在すでに3人の派遣社員がいて、新しく2人の派遣社員を受け入れる場合には、派遣先管理台帳の作成は必要ありません。
しかし、3人いる派遣社員にプラスして、新しく3人派遣社員が入る際には、派遣先管理台帳の作成が必要になります。
5人以下の場合は派遣先管理台帳の作成は必要ないものの、作成しておいたほうが安心です。
予定にはなかったけれども、急に6人目の派遣社員を受け入れることになる可能性もないとはいえないためです。
また、派遣先管理台帳の作成が義務ではないケースであっても、労務管理は必要です。
そのため、派遣先管理台帳とまではいかなくても、労務の記録は残しておきましょう。
派遣先管理台帳は、作成してから派遣先企業へ通知をし、適切に管理しなければなりません。
まずは派遣社員人数分の派遣先管理台帳を自社で作成し、記録していきます。
派遣元企業へは、派遣先管理台帳から通知すべき内容を、決められた期日までに定期的に通知していくことになります。
また、派遣先管理台帳は更新した内容を含めて、すべてを一定期間保存管理する必要があります。
詳しい保管期間については、後述するので参考にしてください。
ここからは、実際の派遣先管理台帳の作り方について解説します。
作成者や記載すべき項目、通知すべき項目や通知方法について確認していきましょう。
派遣先管理台帳は、派遣社員を受け入れる派遣先企業が作成します。
派遣社員を管理する派遣先責任者、派遣先管理台帳を作成する担当者を、それぞれ決めておきましょう。
派遣先管理台帳には、下記18の項目を記載します。
派遣先管理台帳の内容の中から、下記6つの内容については定期的に派遣元企業へ通知しなければなりません。
また、派遣社員から苦情の申し出があった場合には、申し出があった日付やその内容、進捗についても記載します。
これらの情報については、1ヶ月に1回以上通知しなければなりません。
期日を設け、忘れずに通知しましょう。
通知の際は、紙に印刷した書類を持参したり郵送したりするのも良いですし、FAXで送っても良いでしょう。
また、プリントアウトせずに電子データのまま、電子メールなどで送る方法もあります。
通知は定期的に行う必要があるので、あらかじめ派遣先企業と、その方法について決めておくとスムーズです。
派遣先管理台帳は、派遣期間が終了した日を起算日に、3年間の保存が義務付けられています。
派遣契約が更新されている場合には、更新後の派遣期間終了日が起算日となります。
派遣社員を受け入れるにあたっては、派遣先管理台帳以外にも準備しなければならないものがあります。
社内にあらかじめ派遣社員が入ることを通知しておくほか、どのような業務をどのように従事してもらうのかについても決めておかなければなりません。
就業にあたって必要となるパソコンなどの備品も、入社までに用意しておく必要があります。
また、就業規則を書類にまとめるなど、派遣社員が働き始めやすい環境を整えておくことも大切です。
これと並行して、派遣元企業との契約なども進めなければなりません。
たとえば、派遣先管理台帳のほか、下記の書類を取り交わすことになります。
各所の準備を並行して進め、派遣社員の受け入れがスムーズにできるように準備していきましょう。
派遣先管理台帳は、派遣社員の就労実態についての記録です。
毎月派遣元企業に通知しなければならない内容もあるので、忘れずに作成・更新していかなければなりません。
派遣先管理台帳の作成義務がないケースもありますが、労務管理も兼ねて記録を残しておくことは大切です。
また、派遣社員を受け入れるにあたっては、派遣先管理台帳のほかにもさまざまな書類などが必要になるので、早めに準備を進めましょう。
※この記事は2023年4月時点の情報を基に執筆されています。
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