電子契約システムの契約大臣
近年ではペーパーレス化や業務効率化を求める風潮が強くなっていることもあり、さまざまな書類をデータ化しPDFで保存したいという需要が高まっています。この記事では紙書類をスキャンしPDF化して保存する5つのメリットについて、またPDF化して保存する具体的な方法についても解説します。
さまざまな書類のデータ化が進む近年では、紙書類についてもデータで保存したいという需要が高まっています。
データ化することで、いつでもどこでも書類を閲覧できるようになるなど、その利便性の高さに魅力を感じている方も多いでしょう。
この記事では、紙書類をスキャンしPDF化して保存する5つのメリットについてご紹介します。
PDF化して保存する具体的な方法についても解説するので、参考にしてください。
ペーパーレス化や業務効率化を求める風潮が強くなってきている近年では、特にビジネスシーンにおいて書類をデータでやり取りする機会が増えています。
これに伴い、紙に印刷した書類についても、PDFなどの電子データに変換して保存する企業が多くなってきました。
こうして紙書類もPDFにして保存することで、データでやり取りしていたものも紙書類でやり取りしていたものも、ファイルサーバーや文書管理システムなどで一括して管理できるようになります。
データ化することでさまざまなメリットが得られ利便性がアップすることから、紙書類をPDFで保存する企業が増えているのです。
紙書類を電子データ化することには、5つの大きなメリットがあります。
特に、書類をすぐに検索・閲覧できることや物質的なスペースが必要なくなること、書類が劣化しないことは見逃せない魅力です。
紙書類は一枚一枚確認しながら検索する必要がありますが、電子データ化されていれば検索キーワードなどですぐに目的の一枚を探し出すことができます。
あらかじめ検索しやすいようにファイル名を付けるなどの工夫は必要ですが、欲しい書類がすぐに閲覧できることは業務効率のアップにつながります。
紙書類は、どうしても経年により劣化してしまいます。
保存状態により劣化具合は異なりますが、気をつけて保存していてもある程度の劣化は仕方がないことだといえるでしょう。
しかし電子データ化されていれば、経年による劣化の心配はありません。
いつでも、保存時と同じ状態で書類を確認することができます。
紙書類を電子データ化する際には、今後は紙書類ではなくPDF化した電子データでのやり取りを基本とするため、業務フローそのものを変更する企業もあります。
そうすると、紙代や印刷代などのコストが削減できるほか、保管のためのファイル代やキャビネット代も必要なくなります。
やり取りする書類が多ければ多いほど、削減できるコストは大きくなると予想されます。
紙書類には、落としてしまったり置き忘れてしまったりなどで、紛失のリスクが付き物です。
一方で電子データは、物質的な紛失リスクを最小限に抑えることができます。
USBなどで保存しているとUSBの紛失というリスクがありますが、クラウドや外部ストレージに保存すると、物質的な紛失リスクは最小限となります。
紙書類ではなく電子データを管理するようになると、物質的な紙書類の保管スペースは必要なくなります。
保管用のキャビネットなどがそっくりそのまま必要なくなると、オフィスのスペースを有効活用できるでしょう。
デスクの数を増やしたり、社員のための作業スペース、休憩スペースなどを新設したりできるかもしれません。
紙書類をスキャンしてPDFで保存するための方法は、主に下記の3つです。
コピー機や複合機に内蔵されているスキャン機能を使って、紙書類を読み取り、PDFで保存する方法です。
コピー機や複合機に変換する紙書類をセットし、データの保存先を選択するなど、簡単な操作のみでPDFにすることができます。
スキャンが完了したら、念のため選択した保存先を開いてデータが確実に保存されているかどうかをチェックしましょう。
スキャナーも、コピー機や複合機同様、簡単な操作で紙書類を電子データ化することができます。
たくさんの紙書類をPDFにするなら、書類をまとめてセットでき、高速読み取りが可能なスキャナーを選ぶと効率的です。
さまざまな場所で使う予定なら、持ち運びが可能なモバイルモデルのスキャナーがおすすめです。
スマホのアプリでも、紙書類は手軽に電子データ化できます。
スキャン専用のアプリはもちろん、iPhoneのメモアプリでもPDF化は可能です。
また、Adobe ScanやOffice Lensという、パソコンで馴染みのあるアプリもあります。
どのアプリも、紙書類を写真に撮り、トリミングするだけの作業で電子データ化ができます。
外出先で手持ちの書類などを電子データにしたい場合には、スマホのアプリを使うと便利です。
書類の撮影さえできればすぐにPDF化できるため、場所や時間を選ばずに対処できます。
また、近くにコンビニがあるのならば、コンビニのコピー機や複合機を使うのも一つの手です。
紙書類を電子データ化しても、原本は紙書類であることに注意が必要です。
原本となる紙書類は、場合によって規定期間保存しなければならないためです。
電子データ化して保存することが認められているものもありますが、特に重要な書類は念のため保存しておきましょう。
また、株主総会や重要会議の議事録、満期や解約になった契約書などは、会社法により10年の保存が義務付けられています。
総勘定元帳や賃貸借対照表などは所得税法で7年の保存が義務となっていますが、会社法が優先されるため10年間保存しなければなりません。
ただし、保存が必要な年数は状況などによって異なる場合があるため、事前に各書類について保存年数を調べておくことが大切です。
重要な書類ほど、紛失リスクを最小限に抑えられる方法で保存しなければなりません。
そこで、電子データ化してシステムを利用することも検討してみるといいでしょう。
電子データ化するだけでも紛失リスクが下がり検索性などがアップしますが、システムを使うことでより安全に書類を保存できるようになります。
また、国税関係書類のスキャナ保存や電子取引の保存に準拠した書類保管機能を備えるシステムであれば、さまざまな書類を適切に管理できることもメリットです。
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ペーパーレス化の波も後押しし、紙書類の電子データ化は進む一方となっています。
契約書なども電子データでのやり取りが進むようになったことから、電子データの保管についても適切な方法を検討する必要があるでしょう。
電子契約システム「契約大臣」には、スキャナ保存と電子取引の保存要件に準拠した書類保管機能があります。
紙書類をPDF化したデータはもちろん、電子取引で発生した書類もまとめてクラウドで一括保存できることが魅力です。
また、電子契約を利用すれば収入印紙代や郵送代をコスト削減して契約を完結することができるので、あわせて導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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※この記事は2023年2月時点の情報を基に執筆されています。
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