電子契約システムの契約大臣
国税関係書類を電子データで保存するためには、書類をPDF形式など、電子帳簿保存法に準拠した形式で対応をしなければならなくなりました。この記事では、企業の書類をPDF化する場合におすすめの手段を5つご紹介します。状況に合わせて、使いやすい方法を活用してください。
さまざまな書類をデータでやり取りする機会が増えてきた近年では、PDF化を求められることも多くなってきました。
しかし、書類をPDF化する方法がわからず、困惑してしまう方もいるのではないでしょうか。
この記事では書類をPDF化する方法について解説するので、お役立てください。
書類のPDF化が注目されるのは、ペーパーレス化が進んでいることが一因です。
紙に印刷せずデータで書類をやり取りしたり管理したりするペーパーレス化では、書類をデータで扱うことになります。
書類をデータとして保存する際の代表的なファイル形式が「PDF」で、一般的に広く用いられています。
またリモートワークが広く普及してきて、メールなどで書類をやり取りすることも多くなっていることから、特別なソフトウェアがなくてもデータ作成・閲覧が可能な「PDF化」が注目されているのです。
あわせて、電子帳簿保存法が改正されたことも挙げられます。
以前は国税関係書類を電子データで保存するためには、国税庁へ事前に申請をし、承認を受けることが必須でした。
2022年1月の改正法施行により、この事前申請と承認が不要となり、電子データ保存を検討する企業が増加しました。
電子データ保存の運用に切り替えるには、国税関係書類を電子帳簿保存法に準拠した形式にする必要があり、認められているファイル形式の一つにPDFがあります。
こうした背景があり、書類のPDF化が注目されているのです。
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書類をPDF化することには、「コスト削減が見込める」「書類が劣化しない」「検索や共有が簡単にできる」「紛失リスクを抑えられる」というメリットがあります。
それぞれについて、ここでご紹介します。
書類をPDF化して保存することで、紙の書類を保存するためのファイルやキャビネットなどの物質的な保管スペースが必要なくなります。
また紙の書類ではなく電子書類をPDF化してメールなどでやり取りすることで、今までかかっていた郵送代や印刷代も必要なくなります。
このように、書類を紙ベースではなくPDFベースにすることで、さまざまなコストの削減が見込めます。
紙の書類は、経年による劣化や日焼けなどで傷んでしまうことがあります。
しかしPDF化しておけば、劣化の心配はありません。
いつまでも、綺麗で鮮明な状態の書類を見られることがメリットです。
PDF化した書類なら、キーワード検索だけで必要な書類を見つけられるようになります。
紙の書類ならばファイルをめくって探す手間がかかっていましたが、PDF化しておけば短時間で見つかるので時間と手間をかける必要はありません。
また、必要な書類ファイルそのものや格納先をすぐに共有できるので、業務効率アップも見込めます。
PDF化した書類はデータとして管理されるため、紙の書類のように失くしてしまったり置き忘れてしまったりといった物質的な紛失のリスクはありません。
データ化した書類をクラウド保存しておけば、万が一パソコンを紛失したとしても、データは残ることがメリットです。
書類をPDF化することにはメリットが多いですが、一方でデメリットもあります。
「慣れるまでに時間がかかる場合がある」「セキュリティ対策を講じる必要がある」「保存形態が指定されている場合がある」の3つのデメリットについても、理解しておきましょう。
今まで紙の書類を扱ってきた場合、PDF化した書類を扱うのに手間取ってしまうことがあります。
書類の見方や保管方法、PDF化する方法など、さまざまな部分で、慣れるまでに時間が必要な場合もあるでしょう。
しかし、慣れてしまえば効率よく使えるようになることがほとんどです。
PDF化した書類はデータとしてパソコンやサーバーに保存することになるため、アクセス権限やPCの遠隔ロックといったセキュリティ対策を講じて安全に扱えるような環境を整える必要があります。
またメールなどでPDF化した書類をやり取りする際には、パスワードを設定するなどしてセキュリティ強化に努めなければなりません。
国税関係の電子書類は、電子帳簿保存法において保存方法が決められています。
たとえば、日付、取引先、金額の三項目で検索できる保存形態を取ることは、電子化した書類の保存要件の一つです。
この要件を満たすためには、ファイルの名前に三項目の内容を入れるなどの工夫が必要です。
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ここからは、企業の書類をPDF化する場合におすすめの手段を5つご紹介します。
状況に合わせて、使いやすい方法を活用してください。
PDF作成ツールを使用すると、簡単にファイルをPDFに変換することができます。
WordやExcel、PowerPointなどで書類を作成すれば、ツールを使うことなくPDFとして保存することも可能です。
スキャナーや、スキャナー機能が使える複合機を使うと、紙の書類を簡単にPDF化することができます。
スキャナーや複合機に書類をセットし、スキャンするだけでデータとして取り込めるので手軽なことが魅力です。
スキャンが終わったら、正常に取り込めているかどうかをチェックし、名前を付けて保存しましょう。
オフィスにスキャナーや複合機がない場合は、コンビニの複合機を活用しましょう。
コンビニにある複合機には、スキャナー機能が含まれているものが多くあります。
スキャナーやオフィスの複合機と同様に書類をセットして取り込み名前を付けるだけで保存できますが、保存するためのUSBメモリやSDカードなどを持参する必要があります。
スキャンアプリをスマホにインストールすると、スマホで書類をデータ化することも可能です。
スキャンアプリには「自動認識タイプ」と「手動認識タイプ」があり、自動認識タイプならばカメラで撮影した書類を自動的にトリミングしてくれます。
手動認識タイプの場合は手動でトリミングが必要ですが、不要な部分を敢えてカットできるなどのメリットもあります。
スキャンアプリを使わなくても、スマホのカメラで書類をPDF化することができます。
iOSならば、「メモ」アプリに付属しているスキャン機能を使うと簡単に書類をPDF化できます。
スキャン機能を使い書類をカメラで撮影したら、トリミングをして保存するだけなので簡単なことも魅力です。
Androidの場合も「Googleドライブ」アプリでスキャン＆PDF化ができるので、出先などでも手軽にPDF化が可能です。
デジカメで撮影した書類も、パソコンに取り込めば簡単にPDF化することができます。
PDF化した書類の管理で注意したいのは、電子帳簿保存法の改正により、PDFなどの電子データで受け取った課税文書の保存が義務付けられていることです。
PDFなどで受け取った課税文書は、電子帳簿保存法に則った方法で保存しなければなりません。
保存が義務付けられている一方で法改正により、以前は国税庁の承認が必要だった紙で受け取った課税文書の電子保管については、事前の申請なしで保存することができるようになりました。
元々電子データの書類と、紙原本を電子化した書類とを、一括して保存しておくと書類管理の効率アップを図れます。
PDF書類の保管には、「契約大臣」がオプションで提供している「書類保管機能」をおすすめします。
PDF化した書類や、PDFで受け取った書類を電子帳簿保存法に準拠した形式で保存できます。
書類の保管件数が500件の単位ごとに料金が変動するため、数百件の単位からでも気軽に利用できます。
また、「契約大臣」の主機能はクラウド技術を取り入れた電子契約サービスであり、
締結した電子契約書も電子帳簿保存法に準拠して保存することができるので安心です。
PDF書類の保管と電子契約の導入によるペーパーレス化を、あわせてご検討ください。
さまざまな場面で書類のPDF化が求められる近年では、PDF化した書類の管理にも気を配らなければならなくなりました。
特に国税関係の書類は電子帳簿保存法の要件を満たした方法で保存する必要があるため、注意が必要です。
PDF化する方法はいくつかありますが、これらは適切に使い分けていくのがおすすめです。
PDF化した書類は契約大臣の書類保管機能を活用し、適切に管理していきましょう。
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