電子契約システムの契約大臣
業務効率化ツールは数多くあり、どれを選ぶべきかで悩むこともあるでしょう。当記事では業務を効率化するためのツールをご紹介します。さまざまな業務を効率化し、メイン業務により多くの時間を使える環境を整えましょう。
「アナログで行っている業務を効率化したい」「生産性を上げていきたい」「採用コストを削減したい」と考えている方、決して少なくないと思います。
また、個人スキルに依存しない体制づくりの強化を図りたい企業の担当者もいるでしょう。
そんな方のために、当記事では業務を効率化するためのツールをご紹介します。
さまざまな業務を効率化し、メイン業務により多くの時間を使える環境を整えましょう。
業務効率化ツールには、大きく分けて5つの種類があります。
それぞれのツールについて、詳しくご紹介します。
業務の報告や各種連絡、周知のためのツールです。
意思伝達をスムーズに行うためのもので、SNSやビジネスチャット、Web会議などを使います。
近年ではリモートワークが広く普及しているため、非対面でもコミュニケーションが取れるツールは重宝されています。
抱えているプロジェクトについて、社員それぞれのタスクを管理したり業務を見える化したりするツールです。
ツールによっては、各タスクにかかった時間を計算できることから、リモートワークでも業務時間を管理できることがメリットです。
また、社員それぞれの業務について改善点を見つけやすくなり、全体的なプロジェクトの進捗を追っていきやすいことも特徴となっています。
今までは個人管理していた名刺を、社内で一元管理するためのツールです。
一元管理することにより、営業活動をより効率化し無駄をなくすことができます。
名刺管理ツールでは、紙の名刺をデータとして取り込みます。
また名刺の情報から、自社で関係の深い社員を可視化できるなどの機能を備えているものもあります。
オンラインで名刺交換できる機能があるツールもあり、利便性が高いことも魅力です。
今まで紙に印刷して締結していた契約を、データでやり取りし締結するのが電子契約ツールです。
紙の契約書には必須だった押印の必要がなくなり、また場所を問わず契約や承認ができることから業務を効率化することができます。
電子契約を導入することで、ペーパーレス化にもつながります。
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人が行っていた事務作業や単純作業を、自動的にこなすためのツールです。
バックオフィス業務を自動化するRPA（Robotic Process Automation）や、議事録作成ツールなどが一例として挙げられます。
例外的な作業には対応できないというデメリットはありますが、作業時間を大幅に減らせることがメリットです。
業務効率化ツールを導入することで、社員それぞれが業務を滞りなく進めやすくなります。
単純作業などをツールに任せることで生産性が上がるとともに、残業時間を短くすることでワークライフバランスの改善も期待できるでしょう。
ツールで処理できる業務が増えれば人件費の削減につながることも、メリットの一つです。
突発的なトラブルには対応が必要ですが、人為的なミスを減らせることもツールを導入する強みといえます。
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業務効率化ツールは数多くあり、どれを選ぶべきかで悩むこともあるでしょう。
その際には、ここで紹介する4つのポイントを重視して選んでみてください。
それぞれについて、詳しく解説します。
前述したように業務効率化ツールには種類があるため、自社に必要な機能について、あらかじめ見極めておくことが大切です。
まずは、今一番の課題となっている部分から手をつけ、ツールを導入してみるのもいいでしょう。
プロジェクトの進捗が分からなくてトラブルが起きがちならば「プロジェクト管理ツール」、人手不足でバックオフィス業務が滞っているのなら「業務自動化ツール」などを検討してみてはいかがでしょうか。
また、必要でない機能ばかりが多いツールは使いにくいケースもあるため、機能は多さだけでなく「必要かどうか」を重視することが大切です。
現在社内で使っているシステムと連携させることができれば、より業務を効率化できる可能性があります。
その一方で既存システムと連携ができないと、場合によっては今よりも業務工数が増えてしまうリスクも考えられます。
このことから、業務効率アップを目指すためのツール導入だからこそ、既存システムとの相性についてもチェックしておくことが大切です。
特に、対応しているOSやブラウザについては必ずチェックしておきましょう。
社員の中には、どんなツールでもすぐに使いこなせる人だけでなく、難しいツールを使うのが苦手という人もいるでしょう。
ツールを導入して業務を効率化するためには、なるべく社員全員が使いやすいものであることが大切です。
一部の社員だけ業務を効率化できたとしても、ツールを使うのに時間がかかってしまう社員が多ければ全体的な業務効率アップにはならないためです。
また操作が複雑なツールの場合、導入にあたって研修を行ったりマニュアルを作成したりする必要が出てくるかもしれません。
そうなればコストや時間が余計にかかってしまうため、できるだけ全員が使いやすいツールを選ぶこともポイントです。
ツール導入の直後はもちろん、その後も継続してサポートを受けられる環境が充実していると安心です。
新しいツールを導入するにあたってはさまざまなトラブルが発生することが想定されるため、サポート体制がどうなっているかは必ず事前にチェックしておきましょう。
また、海外のツールの場合、日本語でのサポートがないこともあるので注意が必要です。
ここからは、企業向けの業務効率化ツールを、おすすめ5選でご紹介します。
プロジェクト管理ツールであるBacklogでは、プロジェクトの進捗を見える化し、チーム内でスムーズなコミュニケーションを取ることができます。
ガントチャート式で、作業の計画を瞬時に把握できるようになっています。
また、担当者やタスクの完了期限を設定しておくことで、メール通知が届きタスク漏れを防げる機能もついています。
名刺管理ツールであるSanSanは、名刺管理だけでなく顧客管理機能も充実していることが特徴です。
名刺は社内で一元管理し、欲しい情報をすぐに取り出すことができます。
その内容は常に新しい情報に更新されることから、営業の協力なサポートになるでしょう。
シャチハタクラウドは、電子印鑑サービスです。
電子契約などが広く使用されるようになったことから、電子印鑑を使う機会も増えています。
シャチハタクラウドは、今使っている印鑑をそのまま電子印鑑にできることが魅力です。
営業支援ツールであるSales Cloudの魅力は、幅広い業務に対応している点にあります。
営業はもちろん、マーケティングやカスタマーサクセスにも対応し、世界中の企業が使用しているツールです。
機能が豊富なので自社に必要なものを必要なだけ使え、あらゆる場面で活躍します。
また自社の既存ツールとの連携については、柔軟にカスタマイズできることも魅力です。
WinActorは業務自動化ツールRPAで、その魅力は日本人の働き方に合っているとされることです。
日ごろパソコンで行っている作業を「シナリオ」として設定することで、業務を自動化することができます。
ツールに馴染みのない社員であっても簡単に使用でき、幅広い仕事をサポートしてくれます。
スモールスタートで導入することも可能ですが大規模導入することもでき、企業に合わせた使い方が可能です。
個人事業主や一人社長、フリーランスの方向けの業務効率化ツールを、5選でご紹介します。
プロジェクト管理ツールTrelloを使うと、すべての情報が一目で確認できるようになります。
カードに入力したタスクを「作業中」や「完了」などと直感的に並び替えることができるほか、ファイルを添付したりコメントを追加したりして、プロジェクトに関するさまざまな情報を集約することが可能です。
Butlerを使うとワークフローを自動化できるので、業務効率のアップも期待できます。
Slackを使うと、チームごとやトピックごとにチャンネルを作成してチャットでコミュニケーションを取ることができます。
チャンネル分けすることで会話が混線しにくく、チーム全員の現状を把握しやすいことが特徴です。
またファイル共有やビデオ会議も可能なので、スムーズに社員同士の連携を取ることができます。
Zoomはクリアな音声で通話が安定しやすいコミュニケーションツールで、最大1,000人でのオンラインミーティングが可能です。
基本料金は無料ですがセキュリティ面も強化されているので、個人でも企業でも使いやすいツールといえます。
不特定多数に対して発信するウェビナーなどでも、多く活用されています。
無料で使える名刺管理ツールが、Wantedly peopleです。
相手が所属する会社の情報などが常に更新されるため、名刺交換した相手との関係を深めやすくなります。
同時に10枚の名刺をデータ化できるので、名刺交換の機会が多い方におすすめのツールです。
契約大臣は、使いやすさとリーズナブルな価格が魅力の電子契約システムです。
取引の相手はサービスに登録する必要がなく、手軽に電子契約を締結することができます。
また電子署名法・電子帳簿保存法に準拠していて、証拠力の高い電子署名を使えるほか、スキャナで取り込んだ紙の文書もクラウド保存が可能です。
中小企業でも使いやすく、ユーザー数無制限でコストパフォーマンスに優れたプランがあることも特徴です。
業務効率化を実現するなら、まずは自社の課題を見極め、何から始めるかを検討しなければなりません。
さまざまな業務効率化ツールがあるので、自社に合ったものを見つけ導入してみましょう。
近年ではペーパーレス化が進み、契約書も紙からデータへと移行していっています。
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