電子契約システムの契約大臣
デジタル化は、デジタル技術を積極的に導入することでビジネスを変え、業務効率化などを図ることです。この記事では、デジタル化の概要はもちろん、DXとの違いや具体例についてご紹介します。デジタル化の具体的なやり方についても解説するので、ぜひ参考にしてください。
2021年にデジタル庁が発足するなど、近年ではデジタル化も著しくなっています。
社内でも、経費削減のためにデジタル化を図る、といったケースも珍しくありません。
しかし、具体的にどこからデジタル化を始めたらいいのかがわからないという担当者も多いのではないでしょうか。
この記事では、デジタル化の概要はもちろん、DXとの違いや具体例についてご紹介します。
デジタル化の具体的なやり方についても解説するので、ぜひ参考にしてください。
まずは、デジタル化とはそもそもどのようなものなのかについて解説します。
デジタル化には、大きく分けて2つの意味があります。
1つ目は、「アナログからデジタルへ変えること」です。
たとえば、紙の契約書をデータ化すること、対面での会議をオンラインで行うことがデジタル化に当てはまります。
2つ目には、「ITの進化によってつながった人や物事についての情報をもとにした、データやデジタル技術を活用して新たな価値を創造すること」が挙げられます。
たとえば、膨大な量のデータを分析し予測することにより新しいビジネスモデルを創り出すこと、デジタル技術により業務を効率化することなどです。
IT技術の発展が著しい現代では、あらゆる業界でデジタル化の波が起こり、これを生き抜いていくためにはデジタル化を進める必要があるといえます。
DXは、「デジタルトランスフォーメーション」の略称として使われる言葉です。
デジタルトランスフォーメーションとは、デジタル技術を使って社内のビジネスモデルを変革させることを意味します。
デジタル化は、デジタル技術を積極的に導入することでビジネスを変え、業務効率化などを図ることです。
これに対してDXは、デジタル技術を使い今までのビジネスモデルを覆すレベルでの変革を起こすことを指します。
DXを進めるためには、デジタル化が欠かせません。
どちらも同じような意味合いの言葉ではありますが、DXはデジタル化の先にあるものと考えるといいでしょう。
デジタル化の具体例では、先ほど触れた紙の請求書をデータ化する、対面での会議をオンラインにすることのほか、判子を電子化することなどが挙げられます。
この中でも、紙の請求書などを電子化することを「ペーパーレス化」と呼びます。
こうしたデジタル化は、既存業務の効率化を図る「デジタイゼーション」です。
一方で、動画や音楽のコンテンツをレンタルやダウンロードではなくサブスクでストリーミング配信するなど、今までは対面で会社へ出向いて行う必要があった手続きをオンラインで完結できるように業務全体のプロセスをデジタル化することを「デジタライゼーション」と呼びます。
また、業務全体のプロセスだけでなく、企業全体をデジタル化し、その技術でビジネスモデルや企業そのもののあり方を変革させることを「DX」と呼びます。
デジタル化における2025年の崖とは、経済産業省の報告に記載された内容です。
日本の企業でDXが思うように進まない場合、2025年から1年間で最大12兆円もの経済損失が生じるリスクがあるというものです。
つまり、2024年までにはできる限りDXを進める必要があると言い換えることができます。
参照：【経済産業省】DXレポート ～ITシステム「2025年の崖」克服とDXの本格的な展開～
https://www.meti.go.jp/shingikai/mono_info_service/digital_transformation/20180907_report.html
デジタル化を行うことには、以下6つのメリットがあります。
アナログ作業だったものをデジタル化することで、業務の効率化につながります。
社員が手書きしていた書類や打刻機を使ったタイムカードの管理などが、デジタル化により必要なくなるためです。
デジタル化により人の手を離れる業務が多ければ、その分人手を他へ回すことができます。
また人的ミスの削減ができるうえ、スピーディーに作業を進められることもメリットです。
デジタル化の一環としてペーパーレス化を進めることにより、コスト削減が見込めます。
紙代や印刷代、郵送代などが削減できるほか、書面を保管する場所代も必要なくなるためです。
また、プリンターのメンテナンス代や電気代の節約にもつながることもあるでしょう。
さらに業務の効率化が実現すれば、長時間労働が減って人件費削減にもつながります。
今まで社内でしかやり取りができなかった業務でも、デジタル化が進めばどこでも業務できるようになります。
たとえば、書面に上長の判子や必要なケースや社外秘の書面資料を取り扱う場合などは、従来であれば、どうしても出社しなければなりませんでした。
しかし、デジタル化が進むことで、出社せずともさまざまな業務が可能になります。
これにより、場所や時間にとらわれない多様な働き方に対応できるようになるのは大きなメリットです。
企業にとっては優秀な人材を確保しやすくなり、社員にとっても仕事とプライベートを両立させやすくなるなどの魅力があります。
万が一大きな災害などが発生した場合、デジタル化が進んでいれば事業の継続はそこまで困難ではなくなります。
必要な情報がすべてオンラインでアクセスできれば、オフィスは実質不要なためです。
また感染症の拡大などにより出社が困難な状況になっても、時間や場所を問わずに働けるため事業を継続できます。
こうした企業の安定性は、顧客からの信頼を高めることにつながります。
信頼が高まることで、事業の成長や拡大を見込むことも可能です。
デジタル化を進めることで、さまざまなデータが蓄積され、これを多方面で活用できるようになります。
自社のビジネス状況をより正しく把握できるようになったり、場合によっては未来の予測もしやすくなったりするでしょう。
蓄積したデータはスピーディーで高度な分析が可能なため、これをビジネスに活用できる可能性も秘めています。
また場所や時間を問わず、どこからでもこの蓄積したデータを活用できるため、必要な時にすぐ分析したり経営戦略として役立てたりすることができます。
魅力的なメリットが多いデジタル化ですが、以下3つの点には注意が必要です。
アナログからデジタルへと、さまざまな業務が変わるとなれば、検討すべき項目が多く出てきます。
組織体制を全体的に見直したり、ITシステムの構築やツールの選定を進めたりと、やるべきことが多くあるためです。
検討する項目が多くありすぎることから、どこから手を付けたらいいのか分からず、導入が先送りになってしまうこともあるでしょう。
そのようなケースでは、専門家に相談したり、後述する「デジタル化の進め方」を参考に一つずつ進めてみるといいでしょう。
デジタル化を推進するにあたっては、どうしても初期費用が発生します。
高度なデジタルシステムを導入する際には、数百万円というコストが発生することもあります。
デジタル化ではコスト削減が見込めるとはいえ、ここまでの初期費用が発生するとなるとデジタル化への一歩が重くなるのも無理はありません。
とはいえ、初期費用はどうしても避けては通れない部分です。
自社の予算と目的に合ったツールを選定し、長期的な視点で導入を検討してみましょう。
デジタル化にあたって避けては通れないのが、強固なセキュリティの完備です。
すべてをオンラインで完結できるようにするのならば、システムやツールのセキュリティ強化および社員全員にセキュリティへの関心を強める必要があります。
不正アクセスやサイバー攻撃といった脅威から守られていることが前提でなければ、安全にデジタル化を進めることはできません。
デジタル化にあたり導入するシステムやツールなどは、十分なセキュリティ対策を講じているものを導入するようにしましょう。
ここからは、具体的なデジタル化の進め方をご紹介します。
「何から進めたらいいのかわからない」という方は、まずここから進めてみてください。
最初に、自社の現状を明瞭に把握することが大切です。
どの業務にどれくらい、どのような手間や時間がかかっているのかを調査します。
また、災害などの万が一の場合には、どのような形で業務を進めていく予定なのかも確認しておきましょう。
これらを改めて分析することで、自社が抱える問題を見出すこともできます。
自社が抱える問題が見えてきたところで、デジタル化における方向性を明確にするステップに入ります。
どのような目的でデジタル化を進めるのかを、自社ならではの問題を踏まえて考えてみましょう。
基本的にデジタル化は、業務効率を向上させることや利益アップ、働き方改革などを目的として行われます。
自社の現状を踏まえ、デジタル化することにより会社がどのように変わるのかをシミュレーションしてみましょう。
方向性を固めたら、デジタル化による自社ならではの課題を洗い出します。
デジタル化することで効率化する業務もあれば、逆に手順が複雑化し業務が増えてしまう場合があるためです。
デジタル化を進めることで本来の方向性とは異なることが予想される場合は、業務全体を見直して業務効率化や利益アップなどが見込める方法を見出しましょう。
たとえば、デジタル化を導入することで社員がシステムを使いこなせなくなることが課題として挙がるのならば、研修を実施したりマニュアルを作ったりするなどの対応が必要です。
社内のすべてをデジタル化するのには、膨大な時間がかかることも珍しくありません。
そこで、まずはどこからデジタル化を始めるのか、優先順位を決めましょう。
デジタル化しやすい業務を高い優先順位に置くことで、社員も少しずつなじむことができます。
また、優先順位を決めておくことで、計画的にデジタル化を進めることができます。
デジタル化を進めるには、ツールの導入が欠かせません。
さまざまなツールがある中で、自社にはどのツールが最適なのかを調査し選定しましょう。
操作性に優れていてシンプルなものがいいのか、高性能なものがいいのかなど、企業により最適なツールは異なります。
セキュリティ対策は、必ず講じておく必要があります。
セキュリティ対策万全のツールを選ぶことはもちろんですが、ウィルス対策ソフトを導入することも欠かせません。
また、デジタル化にあたり、社員全員のセキュリティに対する意識を高めることも重要です。
マニュアルを作成したり研修を行ったりして、安全にデジタル化を進められる環境を整えておきましょう。
デジタル化を成功させるためには、ここで紹介する4つのポイントを押さえておくと安心です。
「デジタル」という言葉そのものでさえ、偏見を持つ人もいます。
今ある仕事環境がガラッと変わるデジタル化では、嫌悪感や苦手意識を持つ人がいてもおかしくありません。
しかし、時代の変化が早い現代では、従来通りのやり方では通用しなくなることが益々増えていくのは明白です。
まずは、デジタル化が必要なのものであることを周知し、社員の偏見をなくすことが大切です。
働きやすく、長く勤めやすい会社にするための変化であることを、理解してもらいましょう。
「デジタル化する」と聞くと、「人員削減のための改革だ」と捉えてしまう人もいます。
実際にはそのような意図がなかったとしても、そのような受け取り方をする社員にとっては、デジタル化は批判の的となってしまうでしょう。
自分が会社から追い出されてしまうのでは、と不安になるからです。
そこで、デジタル化を進めるにあたっては、まず「人員削減が目的ではない」ことを社員にしっかり伝えておきましょう。
業務効率化や事業拡大など、デジタル化の目的はさまざまです。
また、どちらかといえばデジタル化は、人員削減ではなく人員確保が目的でもあります。
会社を支える社員に誤解がないよう、できるだけ早い段階でアナウンスすると効果的です。
やるべきことが非常に多いデジタル化では、小さなことでもできることを見つけて始めることがとても重要です。
たとえば、対面の会議をオンラインにするなど、できることからまずは一つ、デジタル化を進めてみましょう。
この一歩がなかなか踏み出せない、という企業も珍しくありません。
一歩踏み出せれば、その利便性の高さに驚くこともあるでしょう。
どんなに小さなことでもいいので、まずは1つ、手を付けてみることがポイントです。
経営者がどんなにデジタル化に前向きであったとしても、場所や年齢、学歴などによっては情報通信技術を利用できない場合があります。このような差を「IT格差」といい、これを強制することはできません。
これは社内だけに限らず、取引相手の企業やエンドユーザーにも言えることです。
このような実状を考慮し、相手ごとにさまざまな対応ができるように用意しておくことも大切です。
また、格差があることを踏まえて、少しずつデジタル化を進めることもポイントとなります。
デジタル化を進めるうえでは、さまざまなツールが必要です。
ここで紹介する基本的なツールは必要になるケースが大半なので、ぜひ理解しておきましょう。
オフィスに人が集まらなくなるのならば、社員が情報を共有するためのツールが必要です。
業務の進捗管理や顧客管理、タスク管理などができ、さらに社内でのコミュニケーションが取れるツールがいいでしょう。
リアルタイムでスムーズにやり取りでき、チームごとでのやり取りが簡単なものであれば、社員がオフィスにいなくても業務が円滑に進みます。
オンラインで会議をするためには、WEB会議ツールも必要です。
特に、複数人で会議をするのならば、専用のツールを使うことで快適に会議を進められます。
画面共有モードがあれば、離れた場所にいても資料を共有しながら会議できることも魅力です。
社員が、何時から何時まで働いたのかなどを管理するツールです。
勤務時間の集計のほか、残業時間の算出、休暇の申請もこのツールで行うことができます。
勤怠管理ツールを導入することで、経理処理も楽になります。
電子化した書類を保管し、共有するのがストレージツールです。
オフィスで紙を共有するのと同様に、オンラインで必要な人が必要な書類をストレージから取り出すことができます。
ツールにより容量やアクセスできるアカウント数は異なるので、会社の規模によって選びましょう。
契約書などを作成するのが、電子契約ツールです。
電子契約ツールを導入すると、契約書の郵送や捺印が必要なくなるため、締結までの時間が短くなります。
書類を送付する手間や決済の印鑑を上長にお願いする手間もないことから、業務も円滑化するでしょう。
デジタル化が進む近年では、さまざまな企業がデジタル化することを避けては通れないといえるでしょう。
デジタル化を成功させるためには、まず一つ、できることから手を付けてみることが大切です。
また、IT格差があることを理解し、焦らずに進めることを心掛けていきましょう。
『契約大臣』は、リーズナブルな価格帯で利用できる電子契約システムです。
契約の締結をオンラインで完結できるうえ、さまざまな契約書のテンプレートも無料で利用できます。
デジタル化するうえで必要になる電子契約システムは、ぜひ契約大臣をご利用ください。
＞契約大臣について詳しくはこちら
「電子契約ってどうやるの？」「導入したいけど、何を準備すればいいかわからない」
これから電子契約をはじめる企業や事業者の方におすすめの記事をご紹介します。
「電子契約のやり方を解説！電子契約システムの運営会社TeraDoxが自社例を公開」
電子契約システムの契約大臣サービスTOPへ
