電子契約システムの契約大臣
受領書とは、商品を受け取ったりサービスを受けたりした際に、これを証明するための書類を指します。この記事では、受領書の役割をはじめ、領収書や納品書との違いを徹底解説。あわせて、受領書が必要なシーンと不要なシーン、記載すべき項目についても詳しく説明します。
「受領書」という言葉は聞いたことがあるものの、実際どのようなものなのかわからないという人は少なくないでしょう。
領収書の違いについても曖昧で、具体的にはわからないという人や、業務に際して受領書を発行しなければならないという人もいます。
この記事では、受領書について書き方から注意点までを詳しく解説するので、参考にしてください。
最初に、受領書とはどのようなものなのかについて、基本をおさらいしましょう。
商品を受け取ったりサービスを受けたりした際に、これを証明するための書類が、受領書です。
商品やサービスを提供している相手に対して、「確かに受け取った」ということを証明するために、商品やサービスを受け取った人が発行します。
企業間での取引ではもちろんのこと、個人と企業、個人同士での取引でも発行されます。
ただし、契約などで規定されていない限り、発行は義務ではありません。
受領書の役割は、商品やサービスを受け取ったことを相手に伝え、これを証明することです。
商品を送った際などには、受領書を発行することで「確実に商品を受け取った」ということを相手に伝えることができます。
また、受領書があることにより、後々商品やサービスの提供を受けたかどうかなどに由来するトラブルを防ぎやすくなります。
これにより、取引相手との信頼関係を維持し、取引をスムーズに進めることが可能になります。
領収書は、金銭を受け取ったことを証明するための書類で、商品やサービスを提供し、金銭を受け取った側が発行する書類です。
これに対して受領書は商品やサービスの提供を受けたことを証明するもので、金銭を支払い商品やサービスを受けた側が発行します。
領収書との大きな違いは、受領書には物品の受け渡しの際にも使用されるという点です。
一方で領収書は、金銭の受け渡しを証明する場合のみに交付する書類で、物品の受け渡しを行う場面では交付しません。
関連リンク：領収書の定義とは？重要な役割・書き方・レシートとの違い
納品書は、取引相手に納品する商品を、明細として記した書類です。
受領書は商品を受け取った側が「受け取った証明」として発行するのに対し、納品書は商品を納品する側が商品名を一覧にして送る書類であるという違いがあります。
受領書は、発行が法的に義務となっているわけではありません。
しかし、必要なシーンと不要なシーンがあるので、ここでそれぞれ確認しておきましょう。
契約により、受領書の発行が必須であると定められているケースでは、受領書の発行が必要になります。
たとえば、受領書が届いた時点で支払いの処理を進める、などと契約で定めている場合があります。
この例で見ると、受領書が届かなければ支払いへ進めないということになるのです。
契約によって定められていなくても、受領書があると納品や支払いのトラブルを回避しやすくなります。
状況にあわせて、必要だと思われる取引では受領書を発行しておいて損はないでしょう。
小売り業などで、その場で直接商品の引き渡しと代金の支払いをするケースでは、受領書は不要とされることが多いです。
直接やり取りをしていることから、受領書は不要であると判断する場合が多くなっているためです。
ただし、発行してはならないというわけではないため、必要に応じて発行する場合もあります。
受領書には、下記の項目を記載するのが一般的です。
それぞれについて、ご紹介します。
受領書を発行した日を記載します。
発行日は、万が一トラブルが発生した際に重要なポイントとして注目されることもある項目です。
発行日だけでなく納品された日も記載しておくと、より詳細でわかりやすい受領書に仕上げることができます。
受領書を発行する相手の氏名などを、正式名称で記載します。
企業名や部署、担当者名などを、略称などを使わずに記載しましょう。
受領した商品やサービスの内容について記載します。
商品名やサービス名のほか、単価や数量、合計金額を盛り込み、受領したものについて明らかにする項目です。
受領書を発行した人の情報を記載します。
企業名や住所、電話番号、メールアドレス、部署、担当者名などを正式名称で記載しましょう。
受領書には、発行元担当者の押印があると安心です。
万が一トラブルが発生した際、受領書は証拠書類の一つとなる場合があるためです。
押印の代わりに、手書きのサインを記載しても問題ありません。
また、金額が大きくなりやすい企業間などでの取引の場合、社印を押すこともあります。
物品の受け渡しや取引が発生するような企業の経理担当者の場合、受領書を作成・発行する機会もあるでしょう。
受領書を作成するときだけでなく、送付する際にも気をつけるべきマナーがあります。
受領書を発送するための封筒などが事前に用意され、これを使って返送する際には、敬称への対応も欠かせません。
返送用封筒の受領書を送る相手の名前には、「○○会社行」と書いてあるのが一般的です。
また受領書を発送する側の名前には、「様」や「御中」などが記載されているでしょう。
これらは、「行」を二重線で消して「様」や「御中」に、発行する側の名前についている「様」や「御中」も二重線で消しておくのがマナーです。
関連リンク：重要な書類の郵送方法が知りたい！送付時のマナー・送り方まとめ
ここまでは受領書を発行する側の視点で解説してきました。
自社が受領書を受け取った場合は、保管期間に注意しなければなりません。
受領書は、領収書や見積書などと同様に「信憑書類」として扱われます。
そのため、受領書を受け取った場合は取引の証拠として7年間保管する必要があるとされています。
発行義務がない受領書の場合は必ずしも発行・保管が必要ではないという解説も散見されるため、保管義務があるのかどうかで悩むケースもあるかもしれません。
しかし、法人税法では、金銭の授受に直結しない信憑書類であっても保存が必要であると定められています。
また、受領書は相手が商品などを受け取ったことの証明にもなる書類です。
後々のトラブルを防ぐためにも、受領書は保存しておきましょう。
受領書は、取引において商品やサービスを確かに受け取ったという証拠となる書類です。
後々のトラブルを避けるためにも、状況にあわせて受領書を発行するといいでしょう。
受領書は電子化も認められているので、活用してみてはいかがでしょうか。
電子契約システム「契約大臣」のオプション機能である「書類保管機能」は、紙で受領・作成した書類をPDFデータで保存することができます。
契約大臣は、電子帳簿保存法に準拠しており、スキャナ保存データや電子取引データの保存も安心です。
また、メインの電子契約機能は、初めて電子契約システムをご利用いただく方にも使いやすい操作性であることが特徴です。
電子化した書類の保存や、電子契約をお考えであれば、ぜひ契約大臣をご検討ください。
いまい税理士事務所
税理士 今井 儀徳
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