電子契約システムの契約大臣
発注した商品を受け取った際、その商品に不備がないことを証明するのが検収書です。この記事では、検収書とはどのような書類なのかについて解説します。関連書類との違いや作成の際の注意点についてもご紹介するので、お役立てください。
他社に商品を発注した際、検収書を送るようにと上長から言われることは珍しくありません。
しかし、初めて業務に携わるのならば、検収書が何か知らないというケースもあるでしょう。
この記事では、検収書とはどのような書類なのかについて解説します。
関連書類との違いや作成の際の注意点についてもご紹介するので、お役立てください。
発注した商品を受け取った際、その商品に不備がないことを証明するのが検収書です。
商品を発注した企業が発行する書類で、納品された商品の数量や品質などが発注通りかどうかを確認する検収作業の後に発行されます。
この検収書の発行を経て、支払いの手続きへと移ります。
検収書は、法律により発行が義務化されているわけではありません。
必要に応じて、各企業の判断により発行するかどうかを判断することになります。
ただし、検収書は取引をスムーズに進めるうえで重要な役割を果たす書類です。
義務はありませんが、円滑な取引を進めるために発行するのがおすすめです。
取引における検収書には、重要な役割があります。
その必要性について、役割の観点からご紹介します。
発注者視点での検収書は、発注した商品を確かに確認し、不備がなかったことを証明する役割を果たします。
一方で受注者視点では、検収書が発行されることにより、後々発注者が受注者に対して商品の不備に関するクレームを入れるのを防ぐ役割を果たします。
発注者は、検収書発行の以後は商品の不備に関するクレームを入れたり契約の解除を申し入れたりすることができなくなるためです。
こうして、商品に関連するトラブルを未然に防ぐことができます。
売上計上のタイミングは、下記の三つが一般的です。
これらのうち、「商品の検収時」を基準としている場合、検収書の発行日が売上計上の日となります。
この場合、売上計上を確定するための書類が検収書となるため、とても重要な役割を果たすのです。
検収書の発行後は支払い手続きへと進むことになりますが、事前の取り決めによっては受注者が行う請求書の発行を省略できる場合があります。
一般的には検収書の受け取りをもって請求書が発行され、発注者は支払いへと進みます。
しかし、発注頻度が高く数量が多いケースでは、都度請求書の発行や授受をするのは受発注者双方にとって大きな手間となってしまいます。
そこで、事前に「検収書の発行を以って、支払いの義務が発生する」などと取り決めておき、よりスムーズな取引を実現させることが可能です。
検収書に関連する書類では、納品書や受領書、請求書が挙げられます。
どれも証憑書類に分類されるため保管義務がある書類ですが、書類の目的などは異なります。
それぞれの書類について、ここで確認しておきましょう。
納品書は受注した側が発行する書類で、商品を納品する旨を知らせる書類です。
発行するのは商品を納品するタイミングで、具体的な商品名や数量などが記載され、納品する商品と同封されるケースが多くなっています。
これに対して検収書は、納品書が届いた後に作成する流れとなります。
発注した商品を間違いなく受け取ったことを証明するのが、受領書です。
発注した側が発行する書類で、受領書には検収に関する記載がないのが特徴です。
受領書は商品が納品されたらすぐに発行しますが、検収書は検収作業後に発行するという点にも違いがあります。
商品受け取りの対価として、支払いをお願いするために発行するのが請求書です。
受注した側が発行する書類で、納品や検収が完了し、問題がなかった段階で作成に入ります。
請求書には請求金額や支払期日などが記載され、発注した側はこれを元に支払いを行います。
検収書を発行するまでは、下記の流れで進みます。
それぞれについて、詳しくご紹介します。
納品された商品は、下記のポイントについて細かく検証します。
これらについて、発注した内容と相違ないものが納品されているかどうかをチェックします。
納品された商品に不備がなければ、検収書を作成します。
検収が完了したことを証明するための必要な内容を盛り込み、最後に検収担当者が押印します。
ただし、なかには受注した企業が検収書を作成し、発注した企業はそこに押印し発行するのみというケースもあります。
そのため、新しく取引をする際には、どちらが検収書を作成するのかを予め決めておくと安心です。
検収書が完成したら、受注企業へ送付して発行作業は完了となります。
紙の場合は郵送し、電子データの場合はメールなどで送付する流れです。
これらのやり取りのベースは紙なのか電子データなのかについても、事前に両者で決めておきましょう。
検収書には書き方のルールがあるわけではないため、見やすいように工夫して作る必要があります。
記載内容についても自由ですが、下記の項目については記載しておくのが一般的です。
発行日は、商品が納品された日付ではなく検収が完了し、検収書を発行した日付にします。
検収担当者名には、検収を担当した人の氏名を記載し、検収が完了した証明として押印します。
押印については、「検収書の押印方法について」を参照してください。
また、商品については、名称や数量、単価や合計金額などを詳細に記します。
金額については、単価合計の小計と消費税額を記載し、別途で合計金額を記載するのが一般的です。
受注企業と発注企業の情報には、それぞれの企業名や屋号、住所、電話番号やメールアドレスを記載します。
部署や担当者名が分かる場合には、これらも記載しておくと安心です。
ほかに伝えるべき内容がある場合には、備考欄を使用します。
下記はテンプレートとなりますので、必要に応じてアレンジしてお使い下さい。
タイトル
検収書
宛名
○○株式会社 御中発行年月日・発行人
発行日 年 月 日 株式会社□□ 検収担当者：部署 氏名㊞ 〒○○○-○○○○ 東京都～～ TEL： ○○○-○○○-○○○○ FAX： ○○○-○○○-○○○○
本文
下記のとおり、検収いたしました。
商品名：○○○○
合計金額 ￥000,000円（税込）
明細
・商品名：○○○○
・数量：00
・単価：00
・金額：00
・小計：000
・消費税：00
・備考：○○
検収書の作成にあたっては、記載ミスや漏れがないよう十分な注意が必要です。
検収書は、納品された商品に不備がないことを証明するための重要な書類であるためです。
特に、検収日と納品日は混同しやすいため、発行前にチェックすることが欠かせません。
また、商品の名称や数量、金額などの記載ミスや押印に漏れがあると、その後の支払い手続きが滞ってしまう可能性があります。
不備のない検収書に仕上げるためにも、二重チェックを実施するなどしてミスや漏れをなくすのがおすすめです。
押印に使用するのは、会社の角印であるケースが多いですが、担当者個人の印鑑でも問題なく、これらを両方押しても問題ありません。
担当者個人の印鑑は、認印やインク浸透印を使われることが多いです。
検収を表す「検」の文字と検収者の名字、検収した日付が入った検収印を使用するのも良いでしょう。
特に、検収書の発行頻度が高い場合には、検収印を使うことで検収担当者名も含めて押印することが可能です。
検収印を使用する場合でも、会社の角印も併せて押印しておくと信頼性がアップします。
検収書は、紙で発行するほかに電子データで発行することも可能です。
検収書をパソコンで作り、そのまま印刷することなく電子データで発行できるので、その手軽さが魅力です。
必要な項目を埋めればよい状態でフォーマットを用意しておけば、検収内容に合わせて項目を入力するだけで簡単に検収書を作成できます。
検収書を電子データ化することには、ここでご紹介する4つのメリットがあります。
検収書を電子データ化すると、印刷代や紙代のほか、郵送代を削減できます。
特に検収書を多く発行する企業の場合、大幅にコスト削減できる場合もあるでしょう。
また、検収書の控えを保管するための物質的なスペースも必要なくなります。
書類保管のスペースにコストがかかっているのであれば、その分も削減できる可能性があるのです。
電子データ化した検収書は、作成から送付までをパソコンで完結できることもメリットです。
印刷したり、郵送するために封筒に宛先を記載したり送付状を作成したりなどの手間はかかりません。
送付して相手企業に確認してもらうまでのタイムラグも少なくなるため、業務を円滑に進めることができます。
大量にある検収書の中から必要な一枚を見つけるのは、紙の検収書ならば大変な作業です。
対象のファイルを探し、その中を一枚一枚めくって探す作業になるでしょう。
しかし電子データ化した検収書であれば、あらかじめ取引先の名称や日付などの検索キーワードを設定して保存しておくことで、キーワード検索を用いて簡単に欲しい一枚を見つけることができます。
管理に際してもファイリングなどの手間はかからず、ファイル名などを設定するのみとなるため、業務負担は減るケースがほとんどです。
作成から発行までの一連の作業をすべてパソコン上で進められることから、検収書を電子データ化するとリモートワークでも取引が円滑に進められるようになります。
オフィスに出社せずとも業務が滞ることがないため、リモートワークを促進する試みの一つとなることもあるでしょう。
メリットが大きい検収書の電子データ化ですが、送付する前に相手企業が電子データでのやり取りに賛成かどうかを確認しておかなければなりません。
相手企業の管理方法によっては電子データで処理できず、紙で発行を求められることもあるため事前の確認が必要です。
そうなると、一度電子データで発行したものを紙に印刷して郵送することになり、電子データのメリットを受けられなくなってしまいます。
こうした事態を起こさないために、電子データでの送付を検討しているのならばあらかじめ相手企業の承認を得ておくことが大切です。
電子データの検収書はメールで送られるケースが多く見受けられますが、セキュリティ面などからメールで送るのが不安というかたもいらっしゃるでしょう。
そういった場合には、送信時や相手の受領時に証拠が残る電子契約システムを利用する方法もあります。
電子契約システムを導入するなら、「契約大臣」がおすすめです。
月々2,200円(税込)からとリーズナブルな価格となっていて、お試しで使えるフリープランもご用意しています。
郵送代や印刷代、収入印紙代などのコストを削減できます。
また、電子インボイスなど電子取引の保存に準拠した書類保管機能も備えています。
初めてでも使いやすい操作性となっているので、電子化の第一歩として導入をご検討ください。
検収書は、納品された商品に不備がないことを証明するための書類です。
発行義務はありませんが、後々のトラブルを防ぐためには発行しておくと良いでしょう。
検収書発行の手間やコストを減らすなら、電子データ化もおすすめです。
契約書も電子化できる「契約大臣」を活用し、業務の効率化とコスト削減を目指しましょう。
※この記事は2023年3月時点の情報を基に執筆されています。
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