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重要な書類の郵送方法が知りたい!送付時のマナー・送り方まとめ

更新: 2022-11-07 17:07
2022-11-07 17:07
  • 目次

取引先や顧客へ、契約書などの重要書類を郵送する時、皆さんはどのようなことに気を付けていますか?
重要書類を郵送する際は、先方に書類が到着する前に万が一にも紛失などしてしまわないよう、細心の注意を払わなくてはなりません。
重要書類に関しては特に、一度のミスで会社全体の信用問題にも関わるため、正しいマナーを守って取り扱う必要があります。

今回は、重要書類の「郵送方法」から「送る時の注意点」までを詳しく解説していきます。

重要な書類の郵送方法は《4種類》


契約書や顧客情報などの紛失が許されない重要な書類をお渡しする場合、相手の方へ直接手渡しができればもちろんそれが最も安心な方法です。
しかし、様々な事情によって手渡しが難しい場合もありますよね。

手渡しできない場合は「郵送」という手段がありますが、紛失のリスクを考慮すると追跡機能が付いている方法がおすすめです。
「重要書類を送るなら書留」というイメージをお持ちの方も多いですが、書留以外にも郵送できる手段があります。

こちらでは4種類の郵送方法をご紹介しますので、それぞれの特徴について覚えておきましょう。

①レターパックプラス

「レターパックプラス」は、郵便局が用意した専用の封筒を用いて送ることができる特定記録郵便サービスです。
郵送時はポストに投函でき、相手方には対面で届けてくれます。その上コストも抑えられるため、使い勝手の良さに定評があります。

また、交付記録を残すことができるので、万が一相手方が「受け取っていない」ということがあっても、送ったことを証明することができます。
ただし、郵便事故によって書類が紛失した際の補償は付いていないので、その点には注意が必要です。

封筒の大きさは縦340mm×横248mm(A4サイズ)、4kgまでの重さに対応しています。厚みの制限はないため、郵送の際は重量とサイズにだけ注意しましょう。

【レターパックの特徴】

  • ポスト投函が可能
  • 受け取り方法は対面で、受領印または署名が必要
  • 送った・届いた等の交付記録を残せる(ただし紛失補償はなし)
  • 休日(土日祝日)でも送ることが可能
  • 料金は全国一律520円(専用封筒代金)


レターパックの詳細は、日本郵政株式会社の公式ホームページよりご確認いただけます。

重要な書類の郵送方法は《4種類》:1.レターパックプラス

②特定記録郵便

「特定記録郵便」とは、郵送物や封筒、ゆうメールなどの引受けを記録してくれるサービスです。
引受け時の記録として「受領書」が発行されますが、配達時は郵便ポストに投函されるため、相手の受領印などをもらう必要はありません。

また、インターネット上でも配達記録を確認することができます。
ただし、こちらも「レターパックプラス」と同様で、郵便事故によって書類が紛失した際の補償は付いていません。

特定記録郵便は、郵便局に備え付けてある「書留・特定記録郵便物等差出票」に必要事項を記入し、窓口で申し込むことが可能です。
郵便物を出す際の基本料金に一律160円を加算するため、大きさや重さに応じて対応してもらえるというメリットがあります。

【特定記録郵便の特徴】

  • 専用の差出票を記入し、郵便物と一緒に窓口で申し込むと受領書が発行される
  • 相手の郵便ポストに配達される(受領印やサインは不要)
  • インターネット上で配達記録が確認できる(ただし紛失補償はなし)
  • 郵便物の基本料金+一律160円
  • 割引制度があり、速達や配達日時指定等のオプションも選択可能


特定記録郵便の詳細は、日本郵政株式会社の公式ホームページよりご確認いただけます。

③一般書留・簡易書留

「書留」は、追跡記録と損害補償(一定の金額の範囲内)が付いているサービスです。
郵送サービスの中でも特に取扱いが厳しいと言われている「書留」は、現金や重要書類を送る際によく利用されています。

書留には「一般書留」「簡易書留」「現金書留」の3種類があり、書類郵送時には「一般書留」もしくは「簡易書留」を選択するのが一般的です。

それぞれの違いが分かりやすいよう、表にまとめましたので参考にしてみてください。



「一般書留」と「簡易書留」の大きな違いは、通過局の追跡記録の有無と、補償の金額です。
書留は他のサービスとは違ってしっかり補償が付与されているので、一般的な重要書類(契約書の控え等)の郵送には「簡易書留」を利用すれば問題ありません。
なお、特別重要な書類(有価証券や商品券等)を郵送する際には、補償額の大きい「一般書留」を利用するのがおすすめです。

書留の詳細については、日本郵政株式会社の公式ホームページよりご確認ください。

④信書扱いの宅配便

郵便だけでなく、宅配便にも重要書類が送れるサービスがあります。
ただし、宅配便で重要書類を送る際には、総務省が定めた「郵便法」に抵触しないように注意しなければなりません。

信書扱いではない宅配便での送付は違法になるので注意!
宅配便を利用する場合には、「信書扱い」で送りましょう。

総務省によると、信書とは

「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」

と定義されています。
つまり、「郵便局以外は、許可された業者しか信書を配達することができない」ということです。

万が一、信書の扱いがない宅配便で重要書類を送付してしまった場合、法律違反になってしまう可能性があります。
重要書類に宅配便を利用する際は、信書サービスの有無を事前に確認しておきましょう。

佐川急便の「飛脚特定信書便」

現時点で信書の送付サービスが利用できるのは、佐川急便の「飛脚特定信書便」のみとなっています。(2022年11月現在)
宅配便ならではの迅速な配達が可能で、対面手渡しで翌日に配達してくれるスピーディーさが魅力です。
30万円の補償額も付いているため安心ですが、料金も高額のためよく検討する必要があります。

佐川急便「飛脚特定信書便」の料金は地域によって異なりますので、詳細は佐川急便の公式ホームページよりご確認ください。

それぞれの郵送方法の違いを一覧表で解説


ご紹介した4種類の郵送方法の違いを、分かりやすく一覧表にまとめました。
重要書類を郵送する際の参考になさってください。



重要な書類を郵送する際のマナー


重要書類の郵送方法には様々な種類があるということをお分かりいただけたでしょうか?
ここからは、実際に重要書類を郵送する際に気を付けるべきポイントについて解説していきます。

先方に失礼のないよう、正しいマナーを守って郵送しましょう。

折り曲げず、クリアファイル等に挟む

重要な書類は基本的に、折り曲げ厳禁です。
そのため、封筒のサイズにも注意しなければいけません。

枚数によって厚みは異なりますが、ビジネスで用いられる書類はA4サイズであることが一般的です。
つまり封筒も、A4サイズの書類がそのまま入るサイズのものを選ぶ必要があります。

配達中に書類が折れ曲がったり雨で濡れることを防ぐためにも、「クリアファイル」等に挟んでから封筒に入れるようにしましょう。

送付状を添える

契約書や請求書などの大切な書類を送る時には、簡単なご挨拶文を添えた送付状を付けるのがマナーです。

送付状に記載すべき内容については以下をご参照ください。

  • 送付する日付
  • 相手の方の氏名(会社の場合は会社名・部署・担当者名など)
  • 送付書類の名称(〇〇契約書、〇〇請求書など)
  • 書類の枚数や部数
  • 簡単なご挨拶文(時候や日頃お世話になっている御礼など)
  • 自分の氏名(会社の場合は会社名・部署・担当者名など)


返送が必要な書類には、返送用封筒を同封する

返送が必要な書類(契約書等)には、「返送用封筒」を同封します。
返送用封筒には、返送先の氏名や住所などを予め書き込んでおくことが必要です。

また、返送する際の相手の負担を考慮し、事前に少し多めの金額の切手を貼っておくという基本的なマナーも覚えておきましょう。



送る時の封筒の書き方は?


では、実際に重要書類を送る時の封筒には、どのようなことを書けばよいのでしょうか?
郵送されて最初に目にする「封筒」の書き方次第で、相手に与える印象が左右されると言っても過言ではありません。

先方と良好なお付き合いを続けるためにも、封筒の正しい書き方マナーをしっかり抑えておきましょう。

宛名や住所を書く際に気を付けること

会社名は(株)や(有)と省略せず、「〇〇株式会社」「△△有限会社」と正式名称で記載します。
また、会社名だけではなく「部署」や「担当者名」まで漏れなく記載しましょう。

住所を記載する場合も同様で、「1-2-3」というような簡易的な表現ではなく「一丁目二番地三号」という正式な表現を使用した方が、相手に丁寧な印象を与えます。
その際、縦書きの場合の数字は漢数字、横書きの場合は英数字と、しっかり使い分けられるようにしておきましょう。

切手の種類や貼り方

切手を貼る時にも注意すべきポイントがあります。

縦書きの場合は左上に、横書きの場合は右上に切手を貼るのが一般的です。
複数枚の切手を貼る場合には、横もしくは縦に繋げて貼るようにしましょう。



電子契約で重要な書類を送れば、時間やコストの削減が可能


上記のことからも分かるように、重要書類を郵送する場合は様々な点に注意しなければなりません。
書類の郵送だけで、切手代(場合によっては印紙代)・紙代や印刷費用・人件費等、様々な手間とコストがかかっています。

そこで近年注目されているのが、「電子契約システム」です。
契約書の作成から締結までがインターネット上で完結するため、コスト削減・業務のスリム化が実現します。


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