電子契約システムの契約大臣
覚書とは、契約書の補助的な役割を持つことが多い書類です。法的効力は契約書と同等なことが多いので、取り扱いに細心の注意が必要になります。この記事では、覚書の作成方法や契約書との違いや、作成方法について紹介します。
覚書とは、契約書の補助的な役割を持つことが多い書類です。
法的効力は契約書と同等なことが多いので、取り扱いに細心の注意が必要になります。
この記事では、覚書の作成方法や契約書との違いや、作成方法について紹介します。
覚書は、契約書の内容を修正したいときや、新たな条件を加えて契約したいときに使用する書類のことです。
つまり、覚書は契約書の一つとも言えます。
そのため、契約書と同じ手順を踏んで取り交わした覚書は、契約書と同様の法的効力を持ちます。
覚書は契約書の補助として使われることが多い書類です。
そのようなことから、覚書は一般的にはこのように使われています。
覚書には特に決まった形式はありませんが、法的効力を持たせたい場合には、以下のものを書面に掲載する必要があります。
こうして締結した覚書は、契約書と同様に扱われるため、覚書の内容を解除したいときは、契約書と同様に解除手続きを行わなければなりません。
保管の際も契約書と同様に行い、紛失などしないように気をつけましょう。
覚書と契約書の違いは、その定義にあります。
覚書が法的効力を持つか否かに関しては、その内容によります。
また、双方が法的効力を持たせなくてもいいと認めた場合には、覚書は法的効力を持ちません。
契約書は、当事者双方の意思の合致を書面にして証明するものです。
契約そのものは口約束でも成立しますが、それでは何の証拠も残りません。
そのため、特に企業間の取引では契約内容を明らかにした契約書の作成・双方の記名捺印により合意を証明します。
つまり、契約書は契約の意思表示を証明するものであり、覚書はその補助的なものとされることが多いです。
覚書は契約書に比べると、内容が簡素にまとめられていることが多いのが特徴です。
しかし、非常に重要な内容が書かれていることが多いこと、法的効力は契約書と何ら変わりがありません。
取り扱いには十分注意が必要です。
念書と覚書は、いずれも裁判になったときには証拠書類として取り扱われるため、保管には十分に注意する必要があります。
念書は、契約書や覚書のように当事者双方で署名押印をするというよりは、どちらか一方が約束事を記載して相手に提出する、いわば確約書類のようなものの場合が多いです。
保管は、基本的に念書の差し入れを受ける側が行います。
この点においても、双方が保有・保管する覚書とは大きく異なります。
念書と言えるものは以下のとおりです。
また、合意書であっても、一方が作成し、差し入れを受ける相手側のみ書類が保管されるような形式は、念書と言っておかしくはないでしょう。
契約書の変更や修正が必要になった場合、覚書を取り交わすことで変更・修正が可能です。
例えば、このような場合があります。
覚書で契約内容を変更すると、契約書を再度作り直すよりも大幅に手間もコストも削減できます。また、契約書のどの部分を変更したのかもすぐにわかるのがポイントです。
また、覚書そのものが変更や修正の証拠にもなります。
契約締結後、新たに契約条件を決める場合にも覚書を取り交わします。
契約書には、作業工程や契約金額等が記載されていますが、締結時点で条件が確定していない、というのもよくある話です。
その場合は、条件が新たに決まり次第、覚書にて契約を締結します。
後日、条件を定めることが分かっている場合は、契約の時点で契約書にその旨を付け加えておきましょう。
作業を開始して、実際の工程日数や範囲などが確定したら、その時に覚書で内容を文面に起こし、改めて契約を交わします。
覚書を作成するメリットは、主に次の4つです。
また、覚書の整理分類に「年月日」や「書類番号」などを付け加えることがあります。
これらを順番にして保管しておくと、覚書を見返したいときに見つけやすくなります。
覚書にも収入印紙が必要になる場合があります。
そのような場合に収入印紙が必要になるのかまとめました。
覚書に書かれた金額が1万円以上の場合、収入印紙を貼る必要があります。1万円未満は非課税になるので、その場合は印紙の必要はありません。
しかし、覚書に貼る収入印紙は、契約書の内容により金額に関わらず印紙税額が一律だったり、非課税金額が異なるものがあります。
まずは、覚書に記載された金額や内容を確かめましょう。
作成した覚書が印紙税法上の課税文書に該当した場合、契約金額に応じて収入印紙が必要になります。文書は属性ごとに20種類に分類され「第○号文書」と称されます。
例えば、不動産売買契約・金銭食用証明書・運送契約書などは第1号文書、工事請負契約書や広告契約書などは第2号文書に該当し、それぞれ印紙税の対象です。
課税文書になるか否かは、文書のタイトルではなく内容によります。そのため、覚書でも文書の内容によっては収入印紙が必要になることを忘れないようにしましょう。
印紙税の対象の文書を作成した場合は、決められた金額の収入印紙を貼ることで、納税したことになります。
関連リンク：収入印紙って何？業務委託契約を交わす際に知っておきたい印紙税知識と節税方法まとめ
始めに、「○○契約についての覚書」などのような表題（タイトル）を文章の一番上に書きましょう。表題は、一目でこの覚書には何が書かれているのかわかるように、簡潔でわかりやすいものにします。
もちろん、「覚書」だけでも問題はありませんが、この場合は内容を読まないと何が書かれているかわからないため、少々不親切です。
そのため、できるだけ内容に触れたタイトルにした方が、より丁寧になります。
また、本文よりもフォントを大きくすると、目につきやすくなります。
タイトルの下には前文を書きましょう。ここでは、誰と誰が契約に合意するのかを記載します。契約書と同様に「甲」「乙」と置き換えて会社名の省略が可能です。
基本的に「甲」に立場の強い方の会社名を記載しますが、取引先が納得してくれるのなら、順番は特に構いません。
また、すでに契約書を締結している場合には、略称も契約書と同様に置き換える必要があります。
例えば、契約書で取引先を「甲」とした場合、覚書が「乙」では混乱を招いてしまうので気をつけましょう。
表題・前文の記載が終わったら、次は本文です。
「記」の後に具体的な合意内容を箇条書きで記載していきます。
この時、すでに契約を交わしている上で内容を変更する場合には、契約書をどのように変更するのか、内容を明確にしておくことが大切です。
文体は、契約書と同様に「○○とする」と記載するのが一般的となっています。
文末に「以上」と記すことで、本文がどこで終わるのか明確になります。
有効期限は覚書でも掲載可能です。契約書の有効期限はもちろん、ここで新たに有効期限を定めて記載できます。
書き方としては、本文の末尾に「有効期限は令和○○年△△月××日〜令和○○年△△月××日とする」というように記します。
有効期限は必須項目ではありません。記載するか否かは必要に応じて判断しましょう。
後文とは、その覚書を「誰が」「どれだけ作成し」「どのように締結して」「どう保管するのか」について記した一文のことを言います。
「以上合意の証として、本書2通を作成し記名捺印のうえ、甲乙各一通保管する」というように記すことで、覚書が何通あるのか、誰が記名捺印し保管しているのかが明らかになり、「保有していない」などのトラブルを未然に予防できます。
覚書の最後の項目に、日付・署名・捺印する欄を設けましょう。この欄に日付を記入し、記名捺印することで、覚書の内容が成立した証になります。
このとき、日付は覚書を作成した日ではなく、覚書に署名・捺印した日を記入するようにします。日付を入れ忘れてしまうと偽造を疑われる可能性もあり、トラブルにもなりかねません。
覚書の記名捺印は義務ではありませんが、これらの理由から行った方が良いでしょう。
覚書を作成するときは、契約書と同様に以下の項目に対して慎重に確認する必要があります。
なぜなら、当事者の合意が得られたものであれば、覚書は契約書と同様の法的効力を発揮するからです。そのため、十分に内容を考慮して作成するようにしましょう。
また、契約内容を変更するために覚書を作成する際にも、以下のことを十分に検討しなければいけません。
その上で、間違いのない覚書を作成するようにしましょう。
契約書はもちろん、覚書も電子契約化が可能です。
これにより、印刷コストや郵送代の削減や、発送におけるタイムロスもなくなるメリットがあります。
しかし、電子契約サービスは電子契約書を作成・送信するために作成されたもののため、機能が備わっていない場合があります。
そのため、ご利用の電子契約サービスが、覚書の取り交わす要件を満たしているか確かめる必要があります。
電子契約は、コストを削減しつつ契約業務を効率化できます。
印刷代や郵送代がかからないのはもちろん、郵送の手間や契約書の製本の手間などもカットされるため、時間の節約にも繋がるのです。
さらに、電子契約書は文章の種類を問わず収入印紙は不要となります。
収入印紙代がなくなるだけでも、大幅なコスト削減に繋がるでしょう。
また、法人税法に基づいた契約書の保管期間は7年（繰越欠損金がある場合は10年）です。
紙の契約書では、決められた期間保管するだけで膨大なスペースが取られてしまいます。
電子契約書はペーパーレスで、クラウド上に一元管理されていますので、保管スペースを考慮せずに済むのが特徴です。
そして、過去の契約書を検索したいときも、検索システムによりすぐに該当する書類が見つかります。
関連リンク：契約書はいつまで保管が必要？種類別の保管年数を解説
そのうえ、電子契約なら捺印の必要がないので、テレワークにも対応可能です。
「会社の印鑑を捺印してもらうため」「プリンターがないので契約書が製本できない」という理由のためだけの出社も、必要ありません。
このように、電子契約は大幅なコスト削減だけでなく、契約書作成にかかっていた手間や、保管スペースが不要になるなど、多くのメリットがあります。
このようなことから、契約書の作成には電子契約サービスが適していると言えます。
電子契約システムなら契約大臣がおすすめです。
契約書の送信や合意がそれぞれ3ステップで簡単に行え、操作も直感的にできます。
送信者側
受信者側
契約書の受信者側全員の合意が完了すると、双方に契約書をPDF化したものが送信されます。
また、グループ管理機能・ユーザー管理および権限付与・グループとユーザーの紐付けなど、豊富な機能も搭載されています。
メール＋電話番号認証の2要素認証にも対応していて、セキュリティも万全です。
操作が簡単でこれだけ豊富な機能を取りそろえているにもかかわらず、料金は、2,020円(税込)/月〜とリーズナブルなのも特徴の一つです。
コスト面を懸念していた企業様にも、導入しやすい金額となっています。
無料で試せるフリープランもありますので、気になる企業様はぜひ、お試しください。
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覚書は、契約書に修正や変更を加えたいときや、新たに条件を追加したいときに作成する書類です。
そして、契約書と同様の法的効力があるので、取り扱いに十分注意しましょう。
覚書を作成すると契約書を作り直すより手間はかかりませんが、それなりの時間とコストを費やします。
電子契約なら、覚書も契約書同様に電子契約化ができるため、時間やコストの負担の軽減が可能です。
電子契約サービスに興味がありましたら、お試しプランがある契約大臣をおすすめします。
なぜなら、低コストでありながら電子契約に十分な機能が備わっており、操作も簡単にできるからです。
気になる方は、ぜひ、0円〜のお試しプランから始めてみてください。
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