電子契約システムの契約大臣
今回は、契約書を受け取った際に気を付けるべき返送メールのマナーについて解説します。詳しいメールの書き方やサンプルも併せてご紹介しますので、返送メールに迷っている方は是非参考にしてみてください。
ビジネスにおけるメールは、プライベートとは異なり様々なマナーに注意しなければいけません。
今回は、契約書を受け取った際に気を付けるべき返送メールのマナーについて解説します。
詳しいメールの書き方やサンプルも併せてご紹介しますので、返送メールに迷っている方は是非参考にしてみてください。
契約書を受け取ったら、感謝の気持ちと無事に届いた旨を迅速に相手へ伝えることがビジネスにおける基本マナーです。
ここでは契約書が郵送で届いた場合を想定し、無事に受け取った後に何をすべきなのか、順を追って解説していきます。
契約書が届いたらすぐに中身を確認し、必要なものが全て揃っているかを確認する必要があります。
契約書などのビジネス文書を郵送する場合には、送付状を添付するのがマナーです。
送付書には同封されている書面の概要や枚数などが記載されているため、送付状に記載された内容と照らし合わせながら誤送付や不足などがないかをしっかりと確認しましょう。
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封入されている資料に間違いがないことを確認したら、なるべく早いタイミングで相手の方へ受領した旨を連絡しましょう。
その場合、受け取ってすぐにメールで受領報告を行うのが一般的です。
返送メールには、契約書を無事に受領したという報告と、手間をかけて送ってくれたことに対する感謝の気持ちを伝えるという目的があります。
メールの本文には、感謝の気持ちと無事に受領した旨をしっかりと記載しましょう。
もしもすぐにメールでの対応が難しい場合や、相手がメール連絡をあまり好まない場合には、取り急ぎ電話で連絡を入れるという方法もあります。
送ったにも関わらずなかなか連絡がないと、相手は「送り先や宛名を間違えてしまったのかもしれない」と不安になってしまうため、迅速に連絡することを心掛けましょう。
ここからは、メールで連絡をする場合の送り方の基本マナーについて解説していきます。
前の項目でもお話したように、契約書を受け取ってから返送メールを送る場合には、スピードが重要です。
契約書を受け取ったら、必ず当日中に返送メールを送りましょう。
会社の営業日であっても担当者不在で確認が遅れてしまった場合など、返送メールが1日でも遅れてしまった場合には、感謝の気持ちと受領報告に加えて「遅れてしまったお詫びと理由」も添える必要があります。
上記したように、契約書を送った相手も無事に届いているかどうか気にしているため、相手への配慮という面でも当日中に返送メールをするのが原則です。連絡が遅いということは、相手への配慮が欠けていると思われてしまう可能性もあります。
万が一遅れてしまった場合にはメールではなく電話にするなど、状況によって臨機応変に対応することも大切です。
メールは相手の都合のよい時に確認できる便利なツールですが、ビジネスメールの場合には、相手の業務時間内に送ることがマナーとされています。
就業時間後や休日のメールは相手のプライベートを邪魔してしまう可能性も考えられます。特に夜間にメールを作成した場合には、相手の業務時間に合わせて届くように『送信予約』をしておくとよいでしょう。
相手の業務時間を把握していない場合、送信時間が常識の範囲内であれば特に問題はありません。
メールは一度送ると何度かやり取りすることになりますが、契約書が届いた旨を伝えるメールが初回のメールになる場合もあります。
誰から送られてきたメールなのかが分かるように、初回のメールには必ず署名（氏名・社名・部署・メールアドレス・電話番号・会社の住所など）を記載しましょう。なお、署名はメールの一番最後に記載するのが一般的です。
また、メールの冒頭には宛名として相手の社名と氏名を記載します。
自分・相手ともに社名や漢字に誤りがないか、十分にチェックをしてから送信しましょう。特に相手先の名前を間違えるのは非常に失礼なことなので、送信前に全体的に誤字脱字がないかしっかりと確認しておくことが大切です。
これは全てのビジネスメールで言えることですが、仕事相手に送るメールは要点をまとめた読みやすい内容であることが求められます。
相手も忙しい中メールを読んでくれているため、余計なことは書かず、伝えたいことだけを簡潔に記載しましょう。時と場合によりますが、基本的にはメール1通につき1つの話題について記載するのが原則です。
次項では、返送メールのサンプルもご紹介しますので、是非参考にしてみてください。
プライベートのメールでは「相手を気遣ってメールのやり取りを続けてしまい、終わらせ方が分からない」という方も多いかもしれません。
しかしビジネスメールの場合は、メールを終わらせることが気遣いであるということを意識しておく必要があります。
要件を伝え終わっているにも関わらずいつまでもメールを続けていては、双方の業務に支障が出てしまうことも考えられます。
必要なやりとりが完了したら、メールを始めた方から「返信は不要です」の一言を添えて、スマートにやり取りを終わらせましょう。
前項では、返送メールを送る時のマナーについてお話しましたが、ここからは実際にメールを書く際に気を付けるべきポイントについて解説していきます。
メールソフトの受信ボックスは、送り主と件名、ソフトによっては本文の冒頭数文字のみが表示されるようになっているのが一般的です。
メールでのやり取りが多い人の場合、送り主の名前や件名を見ながら優先度の高いものから対応していくため、件名を見ただけで内容が分かるように記載する必要があります。
なお、件名が長いと受信ボックスで一覧表示をした時に全文を読むことができなくなってしまいます。件名を書く際には、およそ20文字程度で簡潔にまとめられていることがポイントです。
また、相手から先にメールをもらっている場合には、件名の「Re:」はひとつだけ残した状態で返信しましょう。
ビジネスメールでは、分かりやすい文章であることが重要です。
文章の構成が苦手な方は、基本である『5W1H』のルールに従って文章を組み立ててみてはいかがでしょうか。
この『5W1H』を意識しながら情報を埋めていくことで、要点が相手に伝わりやすくなります。要点がまとまっていると、メールのやり取りを見直した時に自分自身も分かりやすいので、双方の業務の効率化にも繋がります。
「返送マナー」の項でも触れましたが、メールの本文は要点のみ簡潔に記載しましょう。
ただし、短くまとめすぎて大切な要件を記載し忘れてしまわないよう注意が必要です。
契約書を受け取ってメールで返送をする場合には、最低限のビジネスマナーを守りつつ、要点を分かりやすくまとめる力が求められます。
上記の事項は忘れずに記載し、本文が長くなりすぎないようにまとめていきましょう。
用件によってメールの締めに記載する文面も変わりますが、一般的には次のような言葉を入れておくとよいでしょう。
また、メールでお礼をする場合には「まずは、メールにて受領のご報告とお礼まで」という言葉で締めると、相手への誠意が伝わります。
このように、状況に応じて締めの言葉を変えながら、スマートな文面を心掛けましょう。
ここからは、契約書を受け取ってから実際に相手へ送る返送メールの雛形をご紹介します。
用途に応じて内容は変更する必要がありますが、契約書のお礼メールの書き方にお悩みの方は是非参考にしてみてください。
件名：契約書ご送付の御礼
（相手の会社名・部署）〇〇〇株式会社 △△部
（相手の氏名）□□ □□様
いつもお世話になっております。
◇◇株式会社の●●●です。
この度は「〇〇〇契約書」を送付いただき、誠にありがとうございます。
本日、受領いたしました。
迅速なご対応に感謝申し上げます。
お預かりした契約書には署名捺印のうえ、うち1部を〇日中に御社まで返送させていただきます。
到着まで今しばらくお待ちいただけましたら幸いです。
まずは、メールにて受領のご報告のみで失礼いたします。
引き続き、何卒よろしくお願い申し上げます。
（署名）◇◇株式会社 ◆◆部
担当者：●●●●●
メールアドレス：
電話番号：
所在地：
これまで、契約書を郵送でやり取りする方法について解説してきましたが、「電子契約」なら郵送でのやりとりはもちろん、返送メールも必要ありません。
紙の契約書の場合、郵送から返送までは数日間必要となりますが、電子契約は即日の締結が可能となり、契約締結までの日数が大幅に短縮されます。また、双方が電子書面で保存ができるようになるため、契約書の返送も不要です。
契約当事者双方で業務の効率化が実現するため、最近は電子契約システムを取り入れる企業も増えてきています。
電子契約システムの中には、紙の契約書をPDF化して保存できるものも珍しくはありません。これまで紙の契約書でやり取りをしていた場合でも、契約更新や新規契約を結ぶ際に取引先と相談して電子契約に切り替えることも可能です。
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初心者でもわかる！電子契約書の作り方
電子契約システム『契約大臣』は、電子署名法・電子帳簿保存法に準拠し、契約書の作成から締結、その後の管理まで一括で行うことができます。
使用頻度の高い契約書はテンプレートもご用意しておりますので、文章構成が苦手な方でも安心してご利用いただけます。
また、契約書を受け取る側は「契約大臣」へ登録をしなくても、契約を締結することが可能です。そのため、電子契約導入後に取引先へ負担をかける心配もありません。
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