電子契約システムの契約大臣
「〇〇〇在中」という言葉は、封筒に必ず記載しなければならないという決まりはありません。しかし、記載することで様々なメリットがあるため、ビジネスマナーとして記載することが一般化しています。今回は、封筒に「契約書在中」と記載するべき理由を含め、契約書の正しい送り方についてお話します。契約書を郵送する際の参考にしてみてください。
仕事をしていると、様々な書類を取り扱います。それらの書類を取引先やお客様とやり取りする際、直接手渡しではなく郵送するというケースも珍しくはありません。
ビジネスで使用される大切な書類を封筒に入れて郵送する際には、「〇〇〇在中」と記載するのが一般的です。
では、なぜそのような記載が必要なのでしょうか？
今回は、封筒に「契約書在中」と記載するべき理由を含め、契約書の正しい送り方についてお話します。契約書を郵送する際の参考にしてみてください。
書類はそのままでは郵送できないので、封筒に入れて送るのが一般的です。
しかし封筒に入れてしまうと、何が入っているのか外側からは判別できなくなってしまうというデメリットがあります。
特に「契約書」や「請求書」のような重要書類を送る際には、すぐに相手に見てもらえる工夫をすることが必要です。そのような場合は、封筒に「契約書在中」「請求書在中」と記載しておくことで、受け取った相手にも何が入っているか一目で分かるようになります。
「〇〇〇在中」という言葉は、封筒に必ず記載しなければならないという決まりはありません。しかし、記載することで様々なメリットがあるため、ビジネスマナーとして記載することが一般化しています。
毎日たくさんの郵便物が届くような取引先に重要な書類を郵送する場合は、特に注意が必要です。中身が分からない封筒だけを送ると、他の郵便物に紛れてなかなか確認してもらえない可能性もあります。
そのような時、封筒に「契約書在中」などと記載しておけば、開封をしなくても封筒を見ただけでそれが重要書類だと相手方にも認識してもらいやすくなります。
重要書類だと分かっていれば取り扱いにも注意を払うようになるため、紛失や誤って捨ててしまうといったリスクマネジメントにも効果的です。
また、開封せずに書類の中身か判断できることで、相手の企業内でも担当部署や担当者にスムーズに届けやすくなり、業務の効率化にも繋がります。
前記したように「契約書在中」などの記載は必須ではありませんが、ビジネスマナーとして記載することが恒常化している部分があります。
そのため、重要書類を送っているにも関わらず「〇〇〇在中」などの記載がない場合には、「常識が足りない」と会社全体の評判を落としかねません。
記載を心がけるようにしましょう。
さらに、重要書類が入っていることを封筒に記載しておくと、誤配送のリスクを軽減することが可能です。
もちろんどのような郵便物であっても誤配送はない方がよいですが、「契約書在中」という記載があると、無意識に「丁寧に届けなくては」と緊張感が働きます。そのように郵便配達員の心理的な部分に働きかけることで、郵便事故の防止にも高い効果を示すことになります。
では、実際に重要書類を郵送する際、「〇〇〇在中」と記載すべき書類と記載が必要ない書類は、どう区別すればよいのでしょうか？
ここでは、郵送時に「〇〇〇在中」と封筒に記載することが多い重要書類について、具体例をまとめてみました。
ビジネスシーンで取り扱う機会が多いものばかりなので、郵送時に記載すべきかどうか迷った際は、ぜひ参考にしてみてくださいね。
「契約書」は、取引内容に双方が合意したことを示す大切な証拠となる書類です。
社外秘や契約当事者の個人情報なども記載されているため、外部に漏洩することは避けなければなりません。
また、重要な契約の場合には実印を用いることも多く、万が一紛失してしまうと実印の印影を悪用されるリスクを伴います。
そのような重要書類を郵送する際には、『契約書在中』と記載して確実に相手の手元に届ける必要があります。
「見積書」も、取引にかかる金額や予算が記載されたとても大切な書類です。
見積書の金額に合意した上で発注を行うため、万が一見積書が相手に届かなかった場合は、契約がスムーズに進まない可能性があります。
他の郵便物に紛れて相手の確認が遅れてしまうことのないように、封筒には『見積書在中』と記載し、早めに開封してもらいましょう。
契約時には、「請求書」に記載された内容に沿って支払い手続きをすることが一般的です。そのため、万が一相手に請求書が届かなかった場合は期限内に代金が支払われるのが難しくなり、自社の資金繰りに影響が出てしまいます。
そのようなことを避けるためにも、封筒には『請求書在中』という記載を忘れず、確実に相手が確認できる方法で郵送しましょう。
重要書類の郵送方法については、次項で詳しくご説明します。
代金が支払われたことを証明する「領収書」や、商品を間違いなく納品したことを証明する「納品書」も、重要書類に含まれます。
これらは代金や商品と引き換えに発行するものなので、確実に相手の手元へ届けなければ後々トラブルの原因になりかねません。
領収書を郵送する場合には『領収書在中』、納品書の場合は『納品書在中』と正しく記載し、最後まで気持ちのよい取引を心掛けましょう。
仕事やアルバイトの求人募集では、どのような人柄・経歴なのかを事前に知るために「履歴書」や「応募書類」の提出が求められることが多いです。
『履歴書在中』や『応募書類在中』と記載していないと、多くの郵便物に紛れて採用担当者に開封されず、せっかくの入社のチャンスを逃してしまうかもしれません。
また、多くの応募者が集まるような人気の企業では、『履歴書在中』等の記載をしていない場合は開封すらされずに不採用になることもないとは言い切れません。最低限のビジネスマナーとして、必要なことはしっかりと記載しておきたいですね。
ここまで「〇〇〇在中」と記載するべき重要書類の種類についてお話してきましたが、ここからは実際に重要書類を郵送する際、封筒の正しい書き方について解説していきます。
契約書を送る際の書き方マナーを具体例としてご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。
契約書を入れた封筒に「契約書在中」と記載する位置には、明確な決まりはありません。しかし一般的には、宛名の書き方に合わせるのがマナーです。
宛名が縦書きの場合と横書きの場合、それぞれの記載方法は以下をご参照ください。
「契約書在中」という文字は、目立つ色で記載しましょう。一般的には赤で書かれることが多いですが、色も特に決まりがあるわけではないので、黒や青で記載しても構いません。
目立つ色で記載した「契約書在中」という文字は、同じ色で四角く囲むのが一般的です。
文字を囲む際には、必ず定規を使ってきれいに線を引きましょう。大切な書類を郵送するのですから、歪んだ線では印象が悪くなってしまいます。
郵送する重要書類が少ない場合は手書きでもそこまで手間にはなりませんが、何十枚・何百枚という書類を郵送するような場合、ひとつずつ手書きで対応するのは非効率です。
「契約書在中」「請求書在中」「見積書在中」などの特に使用頻度の高い書類は、スタンプを作っておくとよいでしょう。仕上がりもきれいで業務の効率化にも繋がります。
重要書類を送る場合には、封筒に「〇〇〇在中」と記載するだけでなく、郵送方法にも注意しなくてはなりません。
ここからは、重要書類を郵送する際の方法や気を付けるべきポイントについて詳しく解説していきます。
契約書などの重要書類を郵送する際の宛名には、会社名だけではなく部署や担当者名まで正確に記載しましょう。
特に、フロアや部署がいくつもあるような企業の場合、誰宛てなのかを明記しておかないと社内で書類が紛失してしまう可能性も否定できません。
また、社内でもごく一部の社員にしか知らされていないような極秘情報をやり取りすることもあるため、確実に担当者の手元に届くよう、最新の注意を払う必要があります。
契約書のような重要書類を郵送する際には、追跡記録が残る「書留」や「簡易書留」を利用するのが一般的です。送信記録や受信記録が残る「書留」を用いることで、「送った」「届いていない」等の郵送時のトラブルを回避することができます。
また、郵便事故や何らかのトラブルによって書類が相手に届かない場合にも、一定金額内の損害補償が付いているので安心です。
書留には「一般書留」「簡易書留」「現金書留」の3種類がありますが、重要書類郵送時には「一般書留」もしくは「簡易書留」を選びましょう。
「一般書留」と「簡易書留」とでは、通過局の追跡記録の有無と損害補償の金額に違いがありますが、一般的な重要書類の郵送なら「簡易書留」を選択することが多いです。
重要書類の郵送には、書留の他に「レターパックプラス」を利用するという方法もあります。
「レターパックプラス」とは、郵便局の専用封筒に書類を入れて送ることのできる交付記録郵便サービスです。
郵送時はポストに投函でき、相手には対面で届けてくれるため安心して利用することができます。交付記録を残すことも可能です。
ただし、書留のような書類紛失時の損害補償は付帯されていないというデメリットがあります。
郵送する書類の種類や重要度に合わせて、書留やレターパックなどを使い分けるとよいでしょう。
契約書などの重要書類は、特定の受取人に対して差出人の意思表示と事実を通知する文書である「信書」に該当します。
「信書」を宅急便やメール便で送ることは法律で禁止されているため、誤って送ってしまわないよう注意が必要です。
万が一「信書」を宅急便やメール便で送ってしまった場合には【郵便法第76条違反】として罪に問われることになります。郵便法違反は気付かない内にやってしまっていることも多いので、信書を取り扱う場合には郵便法についての理解を深めておくことが大切です。
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重要な書類の郵送方法が知りたい！送付時のマナー・送り方まとめ
前記したように、契約書などの重要書類を郵送したい場合は一般的な宅配便やメール便で送ることができないため、事前準備を含めて様々な手間やコストがかかります。
これまで、非接触でのやり取りは「郵送」という選択肢しかありませんでしたが、近年の電子化の促進によって「電子契約システム」を取り入れる企業が増えてきています。
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