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業務報告書は、自分が行った業務の内容について定期的に上司へ報告するための書類です。この記事では、業務報告書についての基礎知識から書き方、実際に使える例文集までご紹介するので、ぜひ役立ててください。
提出する必要があるから作成はするものの、「業務報告書」は何のために作成するのか、その必要性に疑問を持ったことはありませんか？
また、いつもなんとなく書いている業務報告書を、正しく効率的に書きたいと考えている人もいるでしょう。
この記事では、業務報告書についての基礎知識から書き方、実際に使える例文集までご紹介するので、ぜひ役立ててください。
業務報告書は、自分が行った業務の内容について定期的に上司へ報告するための書類です。
業務の成果や進捗、そこから得た学びなどについても記載するのが一般的です。
1日や1週間、1ヶ月などの単位で定期的に提出する業務報告書のほか、プロジェクトごと、出張ごと、研修ごとなどで提出するものもあります。
業務報告書には、「仕事の進捗を確認・報告する」「仕事における課題を確認・報告する」「目標に対する進捗を確認・報告する」という3つの役割があります。
それぞれについて、詳しく見てみましょう。
自分が担当している仕事が、今どこまで進んでいるのかについての進捗を確認し、報告します。
個人の進捗を確認することは、案件全体の進捗を確認することにつながります。
進捗状況によっては、タスクの再振り分けやスケジュールの再調整などが必要になるため、業務報告書の役割は重要です。
業務報告書での進捗確認によって、スムーズに仕事が進んでいないことが明らかになることもあります。
この場合、なぜスムーズに仕事が進まないのかの課題を個々で確認し、報告することになります。
業務報告書を作成する本人がその課題に気付いていなかったとしても、上司が報告を元に課題を発見することも珍しくありません。
これにより、より効率的に仕事を進めるような対策を講じることが可能です。
業務報告書を作成することによって、個々が掲げた目標に対する進捗を確認・報告することができます。
目標を達成できそうな進捗であれば問題ありませんが、そうでなければ、業務報告書の内容を元に改善点を見つけ対策を講じることが可能です。
また、本人は目標に対してまっすぐに仕事をしているつもりであっても、第三者から見ると軌道修正が必要な場合もあります。
そうした状況を見つけ出し早めに対処するためにも、業務報告書は役立ちます。
ここからは、業務報告書を書くための基本知識についてご紹介します。
伝わりやすい業務報告書を作るための参考にしてください。
一般的な業務報告書では、下記の5点を記載しておくと安心です。
業務報告書では、「取り組んだ業務の内容」の重要度が高いといえます。
この項目では、いつ、誰と、何をこなしたのかを5W1Hを用いて記載しましょう。
「業務内容や成果に対する所感」では、仕事の進捗に対する自分の感想や考えなどを記載します。
業務報告書はテンプレート化しておき、いつも同じフォーマットで提出すると効率的です。
いつも同じフォーマットであれば、必要事項の記入のみで書類が完成するためです。
また確認する上司にとっても、同じフォーマットで提出されると読みやすいというメリットがあります。
業務報告書作成の基本は、わかりやすく簡潔にまとめるという点にあります。
読む人が理解しやすいように、一文には一つの内容のみを込めて、文章を長くしすぎないように配慮しましょう。
また、数字や固有名詞などを入れると、簡潔でも具体的で説得力のある文章になります。
一方で、所感や相談事項などについては、自分の意見が伝わるよう具体的に記載しても問題ありません。
業務報告書には、「取り組んだ業務の内容」と、「業務内容や成果に対する所感」を記載する項目があります。
これらは「事実」と「主観」に分けられるため、混在させずハッキリ分けて書きましょう。
事実と主観が混在してしまうと、伝わりにくい内容になってしまうためです。
業務報告書には、すべての情報を漏れなく記載しなければならないわけではありません。
前述したように簡潔に記載することが大切なので、どの情報を記載するのかは取捨選択する必要があります。
情報の重要度を把握したうえで、重要度の高い順で記載していくと読みやすくなります。
仕事の進捗などを自分だけで確認するのであればメモ程度で問題ありませんが、業務報告書は上司などの第三者も目にする書類です。
そのため、メモ感覚で作成するのではなく、読み手にしっかりと伝わる内容に仕上げる必要があります。
読みやすい文章になっているか、わかりにくい表現がないかなど、読み手の目線で確認してみましょう。
記載が終わったら、最後に必ず誤字脱字などがないかをチェックします。
どんなに素晴らしい業績を報告する内容であっても、誤字脱字だらけでは読みにくく信頼度が下がってしまうためです。
逆に、シンプルな業務報告書であっても、誤字脱字などがなければ丁寧な印象を与えることができます。
業務報告書が完成したら、そのまま提出するのではなく、最初からすべてチェックする習慣をつけておきましょう。
業務報告書は、WordやExcelなどを使って作成することが多いと思われます。
その一方で、文章を手書きで報告するというケースもあるでしょう。
ここでは、文章のみで日々の業務を報告する場合の例文をご紹介します。
＜年月日＞
2022年10月7日
＜所属＞
○○課
＜氏名＞
○○
＜今日の目標＞
新規商談獲得3件／アポTEL30件
○○会社からの信頼度を上げる
＜業務内容＞
10:00-12:00 ○○会社訪問 現状と課題をヒアリング
13:00-15:00 新規開拓のTELアポ獲得（新規商談獲得2件/架電数15件）
15:00-16:00 新プロジェクトのプレゼン資料作成
16:00-17:30 MTG
＜所感＞
・新規開拓TELで獲得したアポ1件は、事前に担当者のことを詳しく調べていたために反応がよく、スムーズに商談へ繋げることができたと考えています。
・ただ、架電件数15件、獲得数2件と目標には及ばない結果となってしまいました。
次回からは、資料をすべて準備し先方の質問にすぐ答えられるよう体制を整えます。
・○○株式会社の担当者とのミーティングを来週にセッティングさせて頂きました。信頼度を上げて、今後のお付き合いもお願いできるよう努めてまいります。
＜次回の目標＞
・新規商談獲得3件／アポTEL30件
・△△株式会社と交渉し、100万円の取引を確定させる
＜特記事項＞
・明日はシフトにより休暇をいただきます。
業務報告書は、紙の書式でやり取りされることも珍しくありません。
しかし紙でのやり取りは管理や保管に手間がかかり、効率的な方法とはいい難い面があります。
その一方で、業務報告書を電子化すると、下記のようなメリットが得られます。
業務報告書だけでなく、契約などの電子化も進んでいることから、ここで電子化におけるメリットについて確認しておきましょう。
紙でやり取りした業務報告書は、社員ごとや日付ごとなどで管理し、ファイリングするなどしての保管が必要です。
ファイリングしたものを保管するためのスペースも必要となり、これらは日々増えていく一方となります。
しかし電子化すると、これらの手間は大幅に削減できます。
もちろんデータの管理は必要ですが、紙の管理に比べるとその負担には大きな違いが出るのです。
また、電子化することで、物質的な保管スペースが必要なくなり、保管のためのコストも削減できることになります。
紙の場合は、その書類がある場所でしかやり取りができませんが、電子化すると、いつでもどこからでも書類にアクセスできるようになります。
離れた場所にいてもすぐに書類の確認ができるため、リモートワークでも重宝すること間違いありません。
また、いつでもどこからでも必要な書類にアクセスできることから、過去の書類であっても必要な情報をすぐに手にすることができます。
電子化することにより、紙に印刷する必要がなくなります。
修正しては印刷して、などといった手間がかからなくなるほか、テンプレートを使用すれば書類の作成も効率的に進みます。
業務報告書の作成にかかる時間が少なくなることで、ほかの業務により注力することも可能です。
関連リンク：そもそも「デジタル化」とは？DXとの違い・具体例・やり方
業務報告書は、いかに相手に伝わりやすいように簡潔にまとめるかがポイントです。
たかが業務報告書と思うかもしれませんが、自分だけでなく誰が見てもわかりやすいように工夫して作成することで、業務評価が上がることもあるかもしれません。
また業務報告書を電子化すると、業務の効率が上がるだけでなく利便性もアップします。
特にリモートワークでは電子での業務報告書の提出が必要になる場合がほとんどなため、テンプレートなどを作っておくと安心です。
業務報告書をはじめ、さまざまな業務の電子化を提案してはいかがでしょうか。
電子契約サービスである「契約大臣」では、オンラインで契約書の作成や保管が可能です。
契約大臣を使うと、紙媒体では必要だった契約書の管理スペースが不要になるうえ、いつでも契約書にアクセスできるので業務をより効率化することができます。
さらに、紙の契約書では必須であった、印刷や紙の費用もコストカットが可能です。
今後もより業務を効率化していくために、契約大臣の導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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