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発注請書（はっちゅううけしょ）は、発注を請けたことを承諾し、その旨を書面にしたものです。この記事では、発注請書がどのようなものなのか知りたい受注者のために、その詳細について解説します。発行義務や、記載事項にはどのようなものがあるのかなどについてもご紹介するので、ぜひ役立ててください。
取引先から、急に「発注請書を送って欲しい」と言われて、困惑した経験はありませんか？
また、発注請書が必要かどうか聞かれた際に答えられず、困ってしまった経験がある方もいるでしょう。
この記事では、発注請書がどのようなものなのか知りたい受注者のために、その詳細について解説します。
発行義務や、記載事項にはどのようなものがあるのかなどについてもご紹介するので、ぜひ役立ててください。
発注請書とはどのようなものなのか、その疑問についてまずは解消していきましょう。
発注請書（はっちゅううけしょ）は、発注を請けたことを承諾し、その旨を書面にしたものです。
注文請書（ちゅうもんうけしょ）と呼ばれることもあり、発注に対する返信を正式に書面として交付したものとなっています。
企業によっては、「発注を承りました」という内容を、メールや電話だけで伝えることもあります。
メールや電話での伝達もマナーとされていますが、発注請書を発行することにより、この意思表示を書面として確実に残すことが可能です。
発注請書は、発注書が送られてきた後に発行します。
送られてきた発注書に対し、受注することを正式に承諾する書面だからです。
発注者が発注書を作成し、これに対して受注者が発注請書を作成することで、この二通は一対として考えられます。
発注書と同様に、発注請書の発行は義務ではありません。
そのため、発注請書を発行せず、電話やメールで発注を請けた旨を伝えても問題ないことになります。
ただし、発注請書を発行しておくことで、取引におけるさまざまなトラブルを回避しやすくなることも忘れてはいけません。
発注請書があれば、商品やサービスが納品されてから発注者に「発注したつもりはない」といわれてしまうことがなくなります。
逆に、発注したのに商品やサービスが届かず、受注者が発注を見逃していた、などといったトラブルも回避しやすくなります。
発注請書を発行することで、発注者と受注者双方の発注に対する認識を確実にすり合わせることができるのです。
発注請書を発行する目的は、発注があったこと及びその発注を承諾したことを証明することです。
特に電話で注文の承諾を伝えてしまうと、その内容が形として残らず「言った言わない」論争に発展してしまうことも考えられます。
その点、発注請書があれば、正式に発注の承諾を証明することが可能です。
発注書は、発注者が受注者に対して発行するもので、発注を依頼する際にその詳細を記す書類です。
これに対して発注請書は、発注書に対する返信の形で受注者が発注者に対して発行します。
発注書の内容を承諾する旨の内容となり、発注書が届いてから発行するという違いがあります。
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【例文あり】発注書とは？注文書との違いや書き方を徹底解説！
注文書は、発注書と同じ意味で使われます。
そのため、前述した「発注請書と発注書の違い」と同様に、発行者の違い、そして内容に違いがあります。
受注書は発注を正式に受注したことを伝える書面で、発注請書とほぼ同じ意味で使われます。
企業によっては、発注の金額が大きい場合や、発注した商品やサービスが高価な場合に「受注」という言葉を使います。
それ以外については「注文」と呼ぶなどで、使い分けをしているケースもあります。
そのようなケースもありますが、基本的に発注請書と受注書は同じ意味であると考えて問題ありません。
発注請書を発行するまでは、下記の流れで進むのが一般的です。
この過程を経て、正式に発注が受理されたことを証明できるようになります。
発注請書を作成する際には、下記5つの項目を記載しておくと安心です。
それぞれについて、詳しく見てみましょう。
発注請書の発行日を記載します。
ここでの注意点は、発注書の発行日と同日もしくは、それ以後の日程にすることです。
発注請書は発注書の後に発行する書類であることから、日付を記載する際には発注書の発行日も確認しておく必要があります。
また、発注請書の発行日は取引のスタート日となるため、いつの日付で発行するのかを事前に発注者と決めておくと安心です。
発注者の情報では、下記を必ず記載します。
注文請書は取引の証明書となるため、上記については正式名称で記載することが大切です。
住所や電話番号などの記載は、必須ではありません。
受注者の情報は、下記の内容で記載します。
注文請書を受け取った発注者がいつでも連絡を取れるよう、担当者や電話番号などの詳細も記載しておくと丁寧です。
実際に発注を受ける内容について、具体的に記載する項目です。
この内容については、発注書に記載されていた内容をそのまま記載することがほとんどとなります。
金額は、税抜額と税込額の両方を記載しましょう。
あわせて、納期や納品方法なども記載します。
納品後の支払い方法について明記します。
支払い期日については、「〇〇年〇月〇日」などと具体的に記載しておくと丁寧です。
また、口座振込などの支払い方法についても記載しておきます。
支払い期日や支払い方法については、事前に双方で話し合い、合意した内容を記載しましょう。
発注請書の発行は義務ではないものの、取引におけるトラブルを回避するためには発行しておくと安心です。
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