電子契約システムの契約大臣
雇用契約書は、雇用する企業側と労働者の間で締結する書類です。この記事では、雇用契約書がないのは違法になるのかについて詳しく解説します。企業側も従業員側も気持ちよく仕事を進め、トラブルを未然に防ぐための参考にしてください。
従業員を雇う時、そして新しい会社で働くことになった時は、今後双方が気持ちよく仕事を進めていけるような環境を整えておくことが大切です。
そのためには、双方認識のズレがないように労働条件などをすり合わせておくことが欠かせません。
そこで気になるのが、「雇用契約書」の存在です。
この記事では、雇用契約書がないのは違法になるのかについて詳しく解説します。
企業側も従業員側も気持ちよく仕事を進め、トラブルを未然に防ぐための参考にしてください。
そもそも、雇用契約書がないのは違法なのかについて、まずは解説します。
雇用契約書は、雇用する企業側と労働者の間で締結する書類です。
今後の仕事における業務内容や条件などを明記し、双方がこれに合意した証として署名捺印します。
これにより、あらかじめ決めた仕事内容や条件に対して双方が合意したことを、公的に証明することができます。
雇用契約書の締結は義務ではないため、ない場合でも違法にはなりません。
雇用契約書は、雇用契約の内容を書面にしたものであり、雇用契約は口頭でも成立する契約となっているためです。
ただし、労働条件を明示することは義務となり、これを怠ると違法となってしまいます。
労働条件の明示を雇用契約書に含めているにも関わらず雇用契約書を締結せず、さらに雇用契約書以外の手段でも労働条件を明示しなかった場合には、違法となります。
先述したように、労働条件を明示するのは義務です。
ここからは、この義務についてご紹介します。
労働者を雇用する企業側に義務として課せられているのは、「労働条件の明示」です。
労働条件を書面で明示する必要があり、これがない場合には違法と判断されます。
雇用契約書がなかったとしても、労働条件の明示と判断できる書面があれば、違法にはなりません。
労働条件の明示は、正社員だけでなく契約社員やアルバイト、日雇いの労働者に対しても行う必要があります。
労働条件通知書は、労働条件を明示するための書類です。
そのため雇用契約書と違い、双方の署名捺印が必須ではありません。
雇用契約書は、双方の署名捺印があることにより、両者が契約に合意したことを証明する書類です。
これに対して労働条件通知書は、雇用する企業が労働者に対して労働条件を明示することが目的であるため、労働者の署名捺印は不要となります。
法律的な面での違いは、違法性の有無といえます。
雇用契約書がない場合でも違法にはなりませんが、労働条件通知書がない場合は違法です。
ただし、労働条件通知書がなくても、雇用契約書に労働条件通知書の内容が含まれていれば違法にはなりません。
明示すべき労働条件は、必ず書面に記載しなければならない「絶対的明示事項」と、就業規則などでの決まりがある場合に記載する「相対的明示事項」があります。
絶対的明示事項は下記です。
パートタイムで働く労働者の場合は、下記も絶対的明示事項となります。
これに対して、相対的明示事項は下記となっています。
相対的明示事項についても、絶対的明示事項と合わせて書面で明示しておくと安心です。
雇用契約書がなくても違法にはなりませんが、雇用契約書を作ることにはメリットがあります。
あわせてデメリットもあるので、ここで確認しておきましょう。
雇用契約書を作ることで、企業側と労働者側の認識のズレを少なくすることができます。
労働条件を含め、認識のズレによる後々のトラブルを予防できることが大きなメリットといえるでしょう。
労働条件通知書ではなく雇用契約書を締結することで双方が合意したことの証明になるため、万が一トラブルに発展してしまっても解決しやすいこともメリットです。
また、雇用契約書を作ることで、実際に勤務するにあたって労働条件をルールとして企業側と労働者の双方が守ろうとする意識が高まります。
契約内容について記憶が曖昧になってしまった際には、双方がいつでも内容を確認できることもメリットです。
もう一つ、雇用契約書を作ることにより、企業側は労働者側からの信頼を得られることもメリットとして挙げられます。
口頭だけでなく書面で契約を交わすことで、労働者は自分の権利をハッキリと確認できるためです。
これにより、双方が気持ちよく働ける環境を作ることができます。
雇用契約書を作るにあたってのデメリットは、作成に手間がかかるという点です。
雇用する労働者の人数分、雇用契約書を準備する必要があり、時間も手間もかかるでしょう。
また労働者からの署名捺印をもらうのに時間を要することもあるため、締結までに時間がかかることもデメリットです。
ただし、これらは雇用契約書のテンプレートを活用したり、電子契約システムを導入したりすることで解決できるかもしれません。
雇用契約書を作るメリットは大きいため、デメリットをカバーできるような対策を講じてみるといいでしょう。
雇用契約書がない場合、さまざまなトラブルが発生するリスクを負うことになります。
ここでは、よくあるトラブルを3つ、例としてご紹介します。
労働者は求人の情報を見て企業へとやってくることが多いですが、この時、求人の情報と実際の労働条件が異なるケースがあります。
雇用契約書があれば、労働者は契約書を確認する時点で求人の情報との条件の違いに気づくことができるでしょう。
しかし雇用契約書がないと、実際に働き始めてから労働条件の違いに気づくことになり、トラブルへと発展しやすくなります。
これは、書面ではなく口頭で雇用契約を交わした場合も同様です。
雇用契約書であらかじめ労働条件や就業規則を確認できない場合、労働者にとって不利な就業規則があるケースもあります。
たとえば、週7日勤務などの法律に違反するような労働を規定していたり、有給休暇が自由に取得できなかったりといったこともあり得ます。
基本的に就業規則は、法律に沿った内容でなければなりません。
しかし、これを事前に雇用契約書で確認できないことで、気づかないまま労働者にとって不利な就業規則の元で働かなくてはならなくなる場合もあります。
労働条件や就業規則を雇用契約書の締結によって確認していないと、雇用者と労働者の間で認識のズレが発生することもあります。
たとえば、賃金や労働時間などの認識がズレていると、大きなトラブルになることもあるかもしれません。
雇用契約書があれば、労働条件などをいつでも双方が確認できるため、認識のズレが起こりにくくなります。
すでに雇用契約書なしで労働が始まっている場合には、今後トラブルの発生を防ぐための対処法を講じておくことが大切です。
企業側の対処法は、すぐにでも雇用契約書を作成することです。
労働が始まってからの契約であっても、ないよりは断然トラブルを防ぎやすくなります。
労働者側の対処法は、企業側に雇用契約書や労働条件通知書の発行を請求することです。
万が一、発行を拒否された場合には、労働条件通知書の交付は義務であることを伝えましょう。また、労働条件について口頭で説明してもらい、それをメモに残しておくのもいいでしょう。
このように、労働条件を早めに明示してもらうことが大切です。
それでも企業側が労働条件を明示してくれない場合には、雇用されていた証拠を集めておくといいでしょう。
タイムカードや、労働を命じられたことが分かるメールやチャットなどを残しておきます。
また、労働条件の証拠として、求人票や給与明細、労働条件について記載のあるメールなどを残しておくと安心です。
雇用契約書は、企業側にとっても労働者側にとっても大切な存在です。
ここからは、そんな雇用契約書の作り方についてご紹介します。
雇用契約書は、書面で印字する方法でも電子契約を利用する方法でも作ることができます。
作成する上での決まったルールはないため、テンプレートを活用すると効率的に抜けのない契約書を作りやすくなるのでおすすめです。
必要となる費用は、基本的に印刷代や紙代、郵送代などです。
ただし電子契約の場合は、これらがかかりません。
雇用契約書には、前述した労働条件を記載しておくと安心です。
特に、労働条件通知書の内容を雇用契約書に含めるケースでは、労働条件は必ず記載しなければなりません。
「絶対的明示事項」は必ず記載し、状況に応じて「相対的明示事項」も記載しましょう。
このほか、秘密保持に関する内容を含めるケースも多くなっています。
たとえ雇用前の段階で契約を締結したといっても、労働基準法や労働契約法に違反する内容の契約は無効となるので注意しましょう。
企業側も労働者側も、これらの法律を踏まえたうえで雇用契約書を確認しなければなりません。
企業側は、弁護士に内容をチェックしてもらってから労働者側に提示すると安心です。
また、雇用契約書には双方の署名捺印が必要です。
双方が合意した証にもなるため、必ず署名捺印をもらいましょう。
締結後は、双方が一部ずつ契約書を保管するのが一般的です。
雇用契約書は、雇用する企業と労働者の両者が気持ちよく仕事を進めていくために、ぜひ作っておきたい書類です。
トラブルを防ぐためにも、雇用契約書がない場合はすぐに発行する・発行をお願いするなどの対策を講じましょう。
電子契約システム「契約大臣」では、簡単に契約書を作ることが可能です。
また電子契約ならば、書面での契約書のように締結までに時間がかかることはありません。
郵送代や紙代もかからずコストカットにもつながるので、ぜひこの機会に導入をご検討ください。
＞「契約大臣」の紹介を見る
電子契約システムの契約大臣サービスTOPへ
