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雇用契約書って?労働条件通知書との違いや作成方法について解説!

更新: 2022-09-02 20:00
2022-08-23 17:57
  • 目次

雇用契約書は、新たに人を採用する際、契約を締結するために作成する契約書です。
作成の際には、雇用条件を明確化するなど、いくつか注意点があります。

この記事では、雇用契約の作成方法や、労働条件通知書との違いについて解説します。

雇用契約書って?


雇用契約書とは、雇用主(企業側)と従業員(働く側)の双方で、労働条件に合意したことを証明するために発行する契約書のことを言います。
契約書には、労働条件(勤務時間・休日・給与など)が記されており、双方が確認し、署名および捺印した上で保管します。

雇用契約書は作成しなくても法律上は問題ありません。そのため、雇用契約書を発行しなくても契約そのものは成立しますが、トラブル回避のためにも作成した方がよいでしょう。

 

労働条件通知書との違い


法律上の作成義務

労働条件通知書と雇用契約書の大きな違いは、法律上の作成義務の有無にあります。
労働通知書は、労働条件を従業員に通知するもので、必ず作成しなければいけません。

労働条件通知書は、労働条件を記載し、従業員に通知するものになります。
従業員にとっては、記載された労働条件で働くかを決定づける重要な書類です。

記載事項について

雇用契約書は記載内容に決まりはありません。対して、労働条件通知書には必ず記載しなければならない「絶対的記載事項」や、労働条件に応じて記載する「相対的記載事項」があります。
これらを書面にして、従業員に通知します。

署名捺印について

雇用契約書は雇用主と従業員、双方の合意により契約を交わすもののため、署名捺印が必要になります。
一方で、労働条件通知書は一方的に通知するものであり、雇用主と従業員、双方の署名捺印の必須ではありません。

なお、雇用契約書は署名捺印をするのが一般的ですが、必ずしも捺印が必要なわけではありません。
署名のみでも、契約は成立します。



雇用契約書は労働条件通知書を兼ねることも可能


雇用契約書は労働条件通知書を兼ねられます。
雇用契約書は「内容に合意したことを証拠として残すこと」、労働条件通知書は「従業員に労働条件を伝えること」が目的です。
2つの書類は記載内容が似ていることから、1つにまとめられます。
その際には、雇用契約書と労働条件通知書を兼ねた「労働条件通知書兼雇用契約書」という名目の書類を作成しましょう。

労働条件通知書に記載するべき事項を明記し、最後に署名捺印の欄を設けます。

雇用契約書は必ず2通作成するというようなルールは必ずしもありません。
しかし、トラブル回避のためにも、労働条件通知書兼雇用契約書は2通作成し、雇用主と従業員がそれぞれ1通保管するのがよいでしょう。

雇用契約書の法的効力とその根拠


雇用契約書は、雇用主と従業員双方が署名することにより、法的効力が発生します。
しかし、労働基準法に反した場合や、従業員に不利な内容がある場合には、その内容に対する法的効力は無効です。これは、労働基準法第13条に記載されています。
たとえ雇用契約書に書かれていても、労働基準法に反した場合は、労働基準法の内容が適用されます。雇用側が全て自由に条件を決められるわけではありません。

雇用契約書作成時には、その内容が労働基準法に違反していないか、また、従業員に不利な条件になっていないか、確認するようにしましょう。

また、労働条件通知書兼雇用契約書で明示した労働条件と、実際の労働条件が異なる場合は、従業員はすぐに雇用契約の解除が可能です。これは、労働基準法第15条2項に記されています。

ただし、雇用契約書は双方の署名によって法的効力が生じますが、内容を守らなかったからといって、強制的に働かせられるわけではありません。
例えば、雇用契約書を用いて契約を結んでも、従業員が契約を守らずに退職した場合、強制的に処罰を与えることはできません。



雇用契約書に記載するべき事項について


雇用契約書と労働条件通知書に記載するべき事項は「絶対的記載事項」と「相対的記載事項」があり、それぞれに記載する内容はほとんど同じです。
雇用契約書は作成する義務はありませんが、トラブル回避のためにも作成することをおすすめします。

この際に労働条件通知書を兼ねて「労働条件通知書兼雇用契約書」とすると、書類を2種類作成する必要がないので、便利です。

どのような事項を記載しなければならないのか、詳しく説明します。

絶対的記載事項とは

絶対的記載事項とは、労働者を雇用するときに、必ず書面にて明示しなければならない事柄のことです。
従業員が希望した場合にのみ、書面の交付ではなく、FAXやメールなどの交付が認められています。

絶対的記載事項は、以下の7つです。

  1. 契約期間
  2. 契約を更新する際の基準(契約期間に定めがある場合)
  3. 就業場所・業務内容
  4. 始業・就業・休憩時間および休日に関すること
  5. 給与の決定方法や支払い方法、支払時期について
  6. 昇給に関連すること
  7. 退職に関連すること(解雇に該当する理由を含める)


これらの事項は、口頭ではなく、必ず書面に残さなければならないルールがあるので、気をつけましょう。

相対的記載事項とは

相対的記載事項とは、定めをした場合には明示する必要がある事項です。必要に応じて雇用契約書(労働条件通知書)に明記する必要があります。
それは、契約の際に条件を定めた場合です。

相対的記載事項は、以下の7つです。

  1. 退職手当・賞与などの手当に関連すること
  2. 食費・作業に必要なものの負担に関連すること
  3. 安全衛生
  4. 職業訓練
  5. 災害補償
  6. 表彰や制裁に関すること
  7. 休職に関連すること


これらは口頭でもよいとされていますが、なるべく書面に残した方がよいでしょう。

雇用契約書に記載するべき事項について

雇用契約書を作成する際のポイント


必要な記載事項の網羅

雇用契約書を作成する際には、まず、必要な記載事項を全て記載しましょう。もし、一つでも漏れている状態で契約すると、トラブルの元になりかねません。
特に、労働条件通知書と雇用契約書を兼ねている場合、「絶対的記載事項」は法律で定められています。
契約書作成後、全てが網羅されているかもう一度確認しましょう。

労働時間制の検討・明示

雇用契約書には、労働時間を明示する必要があります。
労働時間制を検討し、従業員の勤務時間を明確にしましょう。
明示する理由は、契約書に書かれた時間を超えた場合は、超過勤務、つまり残業手当の支払いが生じるからです。

職場によっては変動労働時間制を採用しているところもありますが、1日の勤務時間はあらかじめ決まっているのではないでしょうか。
その場合は、基本的な始業時刻と終業時刻を明記し、「具体的な勤務日時は、シフト表などで事前に通知する」と明記しておくことで対応可能です。

転勤・人事異動・職種変更の有無を明確にする

雇用契約書には、転勤・人事異動・職種変更の有無についても記載しましょう。
契約書にない人事異動は、従業員が拒否できます。
このようなトラブルを未然に防ぐためにも、転勤はどのエリアまであるのか、人事異動や職種変更についても、詳しく記載しておく必要があります。

試用期間の明記

試用期間は法的に定められている制度ではありません。しかし、雇用契約書に明記しておくことをおすすめします。
なぜなら、従業員を雇用後、この試用期間中に適性がないと判断した場合は「本採用をしない」とする余地があるからです。

新たに人を採用するときに書類選考や面接を行っても、それだけでは人のスキルや人柄を見極められません。
試用期間は3ヶ月から、長くても6カ月までと定めるのが一般的とされています。
その期間に、企業はその人に働くスキルがあるか、無断欠勤や勤務態度などはどうなのか見極めるのです。

試用期間は雇用側の権利でもあります。忘れずに明記するようにしましょう。



従業員のタイプ別の注意点


正社員の場合の注意点

正社員に対して雇用契約書を発行する場合には、以下の4項目に注意する必要があります。

  • 試用期間はどれくらいか
  • 転勤・人事異動・職種変更の有無
  • 労働時間制について
  • 業務内容が変更する可能性の有無について


正社員であるからこそ、海外への転勤や、営業部から総務部への職種変更が起こりうる可能性があります。
そのため、契約を交わす際にこのようなことを明確にして、雇用主と従業員の認識を一致させておくようにしましょう。

契約社員の場合の注意点

契約社員に対して雇用契約書を発行する場合には、以下の5項目に注意する必要があります。

  • 雇用契約期間
  • 契約終了後の更新の有無、更新する際の基準
  • 労働時間
  • 昇給について
  • 給与・退職金について


契約社員は、正社員と違い雇用期間が定められているのが特徴です。
雇用契約期間や昇給については絶対的記載事項になっていますので、必ず記載しなければなりません。
また、更新の有無などについても、契約社員にとっては重要な事項になります。事前に明記しておき、お互いに理解するようにしましょう。

パート・アルバイトの場合の注意点

パート・アルバイトに雇用契約書を発行する際にも、これらの事項は記載するようにしましょう。

  • 雇用契約期間
  • 契約終了後の更新の有無、更新する際の基準
  • 昇給について
  • 契約期間
  • 賞与・退職金について


アルバイトは雇用期間が数日という場合もありますが、この場合でも雇用契約書(労働条件通知書)を発行する必要があります。
また、賞与や退職金については、ルールが定められている場合は明記するようにしましょう。



雇用契約書や労働条件通知書を作成しない場合


雇用契約書も労働条件通知書も作成しない場合は、労働基準法第15条1項違反となります。
企業に30万円以下の罰金が科せられます(労働基準法第120条1号)ので、少なくても、労働条件通知書は必ず作成しましょう。

また、雇用契約書や労働条件通知書を作成しないと、さまざまなリスクが考えられます。

  • 口約束では信頼を得られず、離職者が増加する
  • 入社後の労働条件が求人時と異なるといったトラブル
  • 転勤や人事異動でのトラブル
  • 試用期間の認識のズレによるトラブル
  • 労働時間、残業代の有無等に関するトラブル


このように、雇用契約書・労働条件通知書を作成しないということは、多くのデメリットが発生します。
新たに人を採用する際は、雇用契約書か労働条件通知書のどちらか、できることなら兼ねたものを作成するようにしましょう。

雛形を利用する場合の注意点


雇用形態や条件と合っているか

雇用契約書はインターネット上に雛形があり、それを利用して作成可能です。その際に、まずは形態や条件とひな形が合っているか確かめましょう。
雇用契約書の雛型には正社員用やパート・アルバイト用など多様にあり、雇用形態にそぐわないテンプレートをダウンロードしている可能性があります。
また、雛形である以上、契約条件と違ったものが記載されている可能性もあります。

契約条件と異なる場合は、データを修正して利用することが重要です。

在宅勤務OKの場合は出社前提の内容になっていないか

在宅勤務OKの場合は、勤務場所などが出社前提の内容になっていないか、確認する必要があります。
また、就業場所にテレワーク(在宅)勤務時の欄がない場合は、付け加えて使用するのが望ましいでしょう。

近年はテレワークが急速に拡大したため、雇用契約書もテレワーク対応のものが増えています。そのようなものを使うと、手間もかからずに望む形の雇用契約書が作成できます。

管理職向けの内容になっているか

管理職の方と雇用契約を結ぶ場合、一般的な雛形を利用しようとすると、雇用条件が大きく異なる場合があります。

例えば、残業代です。
管理職が「管理監督者」に該当する場合は、労働基準法で定められた労働時間や休憩・休日の制限がなくなります。そのため、残業代は基本的に支払われません。
その代わりに「管理手当」を支給している企業が多くあります。
そのため、管理職と雇用契約を結ぶ場合、一般社員向けの雛形はそのままでは使用できません。

この場合も、データを修正して雇用契約書を使うことになります。



雇用通知書を電子化する場合


雇用契約書は電子化できます。また、2019年に労働条件通知書の電子化も可能になったため、オンラインの入社手続きもしやすくなっています。
ただし、労働条件通知書については「該当する労働者が希望した場合」のみ電子化が可能です。
そのため、事前にどのように通知するか、労働者に確認を取らなければならないので気をつけましょう。

また、電子契約にて雇用契約を結ぶと便利ですが、いくつか注意しなければならない点があります。

● 契約の撤回について説明が必要になる

電子契約は契約を一度締結すると、修正や撤回が困難になります。電子化された雇用契約書にて契約する場合は、雇用側も従業員も、内容を精査した上での署名が必須になります。

● 労働者の理解が必要

電子契約は新しい仕組みのため、慣れていない労働者は多数いることでしょう。そのため、事前にしっかりと説明してから契約を締結しないと、トラブルの元になりかねません。また、契約後のPDFを労働者がきちんと受領しているか、チェックする必要があります。

● 契約書の保存方法を確認する

電子契約で締結した雇用契約書は、別途ダウンロードして保存するなど、保存方法を検討する必要があります。これは、電子契約サービスを退会したり、他のサービスに乗り換えたりした際に、クラウド上の契約書データが見られなくなることを防ぐためです。その際に、契約書がどこにあるのかわかるように保存するようにしましょう。

注意点はいくつかありますが、契約のためだけに会社を訪れなくて済む、郵送代などのコストカットなど、電子契約には多くのメリットがあります。
バックオフィス業務の作業効率化にも繋がる電子契約の導入を、検討してみてはいかがでしょうか。

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契約書の電子契約には、契約大臣をおすすめします。
雇用契約書はもちろん、入退社時誓約書などの社内での人事手続きに、契約大臣はとても便利です。
誓約書作成においても、画面を見ながら直感的に操作できるので、PCが苦手という場合でも簡単に作成できます。
また、契約書受け取り側の操作もとてもシンプルです。

  1. メールを受信・内容確認
  2. 該当箇所に署名し「合意」ボタンを押す
  3. 締結が完了し、契約書・合意締結証明書がメールアドレスに届く


また、契約大臣はスタータープランなら2,020円/月〜利用でき、とてもリーズナブルです。
まずは操作性を知りたい、というときはお試しフリープランもあります。

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まとめ


雇用契約書は、雇用主と従業員が雇用の際に契約を締結する際に用いるものですが、作成の義務はありません。
しかし、雇用条件を明確にするためにも、作成し、双方で保管した方が良いでしょう。労働条件通知書とかねて、労働条件通知書兼雇用契約書とすることも可能です。

また、雇用契約書は電子化もできます。ペーパーレス化することで郵送の手間や印刷代や郵送代などのコストもカットできます。
電子契約を検討されている企業様には、低コストであるにもかかわらず充実した機能を持った、契約大臣がおすすめです。

作業効率アップも期待できますので、ぜひ、導入を検討してみてください。

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