電子契約システムの契約大臣
電磁的方法とは、紙などを使わず、コンピューターを使用して電子的に処理する方法のことです。この記事では、電磁的方法の種類や電磁的記録との違いなどについてご紹介するので、お役立てください。
申請を行ったり交付を受けたりする際の手段の一つとして、「電磁的方法」が挙げられます。
しかし、電磁的方法とはどんなものか、具体的には知らないという人も少なくないことでしょう。
この記事では、電磁的方法の種類や電磁的記録との違いなどについてご紹介するので、お役立てください。
電磁的方法とは、紙などを使わず、コンピューターを使用して電子的に処理する方法のことです。
たとえば、SNSのメッセージ機能を使って送信することも、電磁的方法の一つとなっています。
電磁的記録は、人の知覚では認識できない方法によって作られ、情報処理用に使われる記録のことです。
つまり、いわゆる「データ」のことを電磁的記録と呼ぶことになります。
電磁的方法と電磁的記録は、性質がまったく違います。
電磁的方法は、コンピューターを介して処理する電子的な手段のことを指します。
これに対して電磁的記録は、コンピューターを介して確認できるデータのことを指すのです。
電磁的方法にはいくつかの種類があり、下記が主なものとして挙げられます。
電話や、書面をスキャンして送信する方式のFAXは電磁的方法には含まれません。
ただし、複合機のファクシミリ機能を用いたものについては、電磁的方法に含まれます。
電磁的方法を活用できる場面は多くありますが、ここでは申請時に電磁的方法を利用するメリットをご紹介します。
それぞれについて、詳しく見てみましょう。
電磁的方法を利用した申請は、自分の都合に合わせていつでも好きなときに行えることが大きなメリットです。
平日はフルタイムで働いていて育児などもしなければならない場合、どうしても役所などが開いている間に時間が取れないこともあるでしょう。
しかし、電磁的方法を利用すれば、夜間でも早朝でも休日でも、空き時間を見つけて申請することができます。
コンピューターを介して行う電磁的方法による申請の場合、窓口に出向く必要がないことも魅力です。
窓口が遠かったり、簡単には動けなかったりする場合でも、電磁的方法であれば問題ありません。
自宅から簡単に申請を行うことができるので、移動する必要がないのです。
自宅だけでなく、出張先や旅行先であっても申請が可能です。
電磁的方法での申請なら、移動のための時間とコストを節約できます。
移動のための労力も費やす必要がないことから、心身や経済面に負担をかけることなく申請できることがメリットです。
電磁的方法を利用した申請には、注意すべきデメリットもあります。
これらの内容についても、ここで詳しくご紹介します。
従来は窓口に出向き、専用の用紙に記載し提出して申請するのが一般的でした。
しかし電磁的方法を利用する場合は、専用のサイトで必要事項を入力していく作業になります。
入力作業も然りですが、専用のサイトでの操作は、慣れるまでに手間取ることも少なくありません。
最初は思ったように進まず、時間がかかってしまうこともあるでしょう。
また、申請によっては、電子証明書が必要なものがあります。
電子証明書も別途で発行しなければならないため、慣れるまでは時間と手間がかかる可能性があります。
申請の際には、必要な情報を入力していく作業が欠かせません。
その際、入力ミスが発生するリスクがあることもデメリットの一つです。
窓口での申請は対面のため、ミスがあれば担当者から直接指摘され、その場で修正することが可能です。
電磁的方法による申請の場合も入力ミスを防ぐための工夫がされていることがほとんどですが、それでもミスを完全に防ぐことはできません。
ちょっとした打ち間違いや入力箇所のミスなどが起こりやすいので、十分な注意が必要です。
電磁的方法はとても便利ですが、なかにはこの方法で申請できないものもあります。
そのため、場合によっては窓口まで出向いて申請しなければならないこともあるでしょう。
すべての申請に対応しているわけではないため、都度申請方法を調べる必要があります。
インターネットを介して契約を締結するのが、電子契約の仕組みです。
電子契約は、電磁的方法で締結することが特徴といえます。
電子署名なども電磁的方法による意思表示となり、これは契約を締結する上でとても重要な意味を持ちます。
また、電子契約における電磁的記録とは、電磁的記録で作成された契約書や発注書などが該当します。
電子契約システムを利用するなら、「契約大臣」をご検討ください。
特徴は低料金で使いやすいことで、初めて電子契約システムを導入する方にもおすすめです。
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また、オプションで「事業者署名型電子署名」も使えるため、法的証拠力の高い契約を締結できます。
紙の契約書では必要だった収入印紙代や郵送代も必要なくなるので、コストカット効果も得られます。
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電磁的方法による申請は、さまざまな場面で利用できるようになっています。
時間や場所を問わず申請できることがメリットの電磁的方法による申請ですが、一方で入力ミスが発生する可能性があるというデメリットがあることも覚えておくと安心です。
場面に合わせて上手に電磁的方法による申請を取り入れ、時間を有効に使っていきましょう。
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