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契約書を製本するやり方・必要な道具を解説!

更新: 2022-10-05 19:19
2022-10-05 19:19
  • 目次

契約書は製本(袋とじ)されているものが多いですが、理由はあるのでしょうか。
また、製本する際のコツや、揃えておくと便利な道具がわかると、製本する時間を短縮できます。
この記事では、契約書を製本する方法や便利な道具について解説します。
 

なぜ契約書を製本(袋とじ)するの?


契約書を製本(袋とじ)する理由は主に3つありますが、製本はしなくても法的効力に変わりはありません。
この項目では、契約書を製本(袋とじ)する理由と、袋とじをしない場合について解説します。

契約書を製本(袋とじ)する理由


契約書の改ざん・偽造防止

契約書を袋とじする主な理由は改ざん防止にあります。
製本されていない契約書では、ホチキスを外してしまえばページの抜き取り・追加・差し替えが可能です。
しかし、製本されている契約書の場合、差し替えなどを行うためには契約書を作り直す必要があります。
改ざんや偽造防止のために、契約書は製本することが多いのです。

押印する回数を少なくする

契約書を製本する理由の一つは、押印する回数を少なくするためです。
製本していない契約書には全ての見開きに押印が必要です。
これは「契印」というもので、改ざんされていないこと、契約書に繋がりがある証明となります(後述の「複数枚に及ぶ契約書には契印が必要」にて詳しく説明します)。
しかし、契約書が製本してあれば押印は袋とじの部分だけで済み、印鑑を押す回数を減らせます。

見た目がスッキリする

契約書を製本すると、見た目がスッキリして体裁が良くなります。
また、取引先にもいい印象を与えられるので、枚数が少ない契約書も製本されることは珍しくありません。

契約書を製本しない場合はどうする?

契約書には、必ず袋とじをするという決まりはありません。
少ない枚数の契約書ならば、まとめて2〜3箇所をホチキスで留めて、各書類にまたがるように押印するだけでも構いません。
契約書が2〜3枚の場合は押印と製本の手間はほぼ変わらないため、状況に応じて製本するか決めてもいいでしょう。

契約書を製本しない場合はどうする?

契約書を製本(袋とじ)する方法


契約書を製本(袋とじ)する方法は主に3つあります。
どの方法でも契約書の効力に変わりはないので、やりやすい方法で製本するようにしましょう。

ホチキス留めした契約書を製本(袋とじ)する方法

  1. 契約書は用紙の左端から5mmほどのところでホチキスどめをしておく
  2. 書類より両側が少しだけはみ出るサイズの帯状の紙を用意する                                   ※契約書がA4サイズなら、B4サイズの紙を用意すると帯が作りやすくなります。
  3. 契約書のサイズに合わせて帯にマーキングする
  4. 帯を縦長に均等(3等分)に折り、中央部分以外のはみ出た部分をカットする
  5. 帯の端に1辺のみ糊をつけて、ホチキス留めした契約書を貼り付ける
  6. ホチキスを隠すように反対側も同様にのり付けする
  7. 上下を折り返して契約書の裏面に貼り付ける
  8. 帯の部分にまたがるように契印を押す


製本テープを使って製本(袋とじ)する方法

  1. 契約書は用紙の左端から5mmほどのところでホチキスどめをしておく
  2. 製本テープは契約書のサイズよりも上下1cm程度長めにカットする
  3. 製本テープを縦半分に折ってクセをつけておく
  4. 契約書の左端から契約書をはめ込む
  5. 契約書の上下それぞれから製本テープが均等にはみ出た状態で位置を決めて、片側のテープをはがし貼り合わせる
  6. 裏面もホチキスを隠すように同様に貼り合わせる
  7. 余分なテープに切れ込み部分を2本入れ、契約書を包み込むように貼り付ける
  8. 製本テープと契約書の書面にまたがるように契印を押す


契約書を上手に製本(袋とじ)するコツは?


慣れないと製本は難しく感じますが、コツを掴めば上手に製本できるようになります。
製本するコツは4つありますので、ぜひ参考にしてください。

1.製本に使う帯・製本テープは契約書のサイズよりも長めに
契約書と同じサイズの帯や製本テープでは、契約書を包み込むように製本できません。
上下それぞれに契約書の厚み程度の余裕がある長さの製本テープを使うと、製本しやすくなります。

2.製本テープを使う場合は、テープをはじめに全部はがさない
最初に製本テープを全部はがしてしまうと上手く貼れません。
平行の目安となる方眼罫は剥離紙に書いてあるので、はがしてしまうと目安がなくなってしまいます。
先に5cm程はがして貼るといいでしょう。
反対側は片側をすでに貼ってあるので、全部はがして貼っても構いません。

3.ホチキスは最低2箇所を留める
ホチキスは1箇所だとズレやすくなります。
最低でも上下2箇所、厚めの書類の場合は3箇所留めると製本しやすでしょう。

4.製本テープに折り目をつけておく
製本テープはロール状になっていることが多いので、ハサミでカットすると丸まってしまいます。
その場合は、縦半分に折り目をつけることで扱いやすくなります。

契約書を上手に製本(袋とじ)するコツは?

複数枚に及ぶ契約書には契印が必要


契印とは、2枚以上の契約書が連続したものであることを証明するために、両ページ(見開き)に押された印鑑のことです。
契印があることで、契約書のページの連続性が証明され、文章の差し替えや改ざん防止にも効果があります。

押印するときはそれぞれの書類をずらさずに、またがるように押しましょう。
製本(袋とじ)した契約書なら、契印は表紙と裏表紙のみ押印すればよくなります。

契印に使用する印鑑に規定はありませんが、契約の署名に捺印したものと同じ印鑑を使用しましょう。
また、契約書に署名している全員分の押印が必要です。

契印と割印の違い

割印は、契約書や原本および控えなど、書類が対であることを証明するために両方の書類にまたがるように押印する印鑑のことです。
割印は、書類を縦横にずらして押印します。
そうすることで、書類の整合性および関連性を証明します。

複数枚に及ぶ契約書には契印が必要

契約書を製本(袋とじ)するのに便利な道具は?


契約書を製本(袋とじ)するのは、慣れないと思った以上に難しいものです。
その時に次項で紹介する道具を使うと、初めてでも契約書を上手に製本できるようになります。

製本テープ

製本の際に紙で帯を作るとサイズを測ったり切ったりと手間が多くなりますが、製本テープなら必要な長さにカットするだけで使えます。
ロールタイプやあらかじめ必要なサイズにカットされているもの、近年では契約書用の製本テープもあるので、使いやすいものを購入するといいでしょう。

製本機

製本機は、書類などを一つの冊子にまとめるための機械のことをいいます。
契約書はもちろん、会議用の資料なども簡単に閉じられます。
表紙や裏表紙をつけて製本することも可能です。
契約書の枚数が少ない場合はホチキスで簡単に留められますが、枚数が多くなると力が必要になるため、製本機があると便利です。
背の部分を糊で貼り付けるもの、ホチキス留めのものなど種類も豊富にあるので、使いやすいものを選ぶといいでしょう。

契約書カバー

契約書カバーは、その名の通り契約書にカバーをつけるためのもので、それぞれの製本機に対応しています。
製本カバーはさまざまな種類がありますが、契約書専用のものを選べば契印も押せます。
契約書カバーは、見栄えを良くしたいときに使用するといいでしょう。

電子契約書は製本(袋とじ)の手間を省ける


電子契約書は製本する手間が省けます。
なぜなら、電子契約サービスは電子データで契約が締結されるので、契約書を印刷・製本・捺印しなくて済むのです。
また、電子サインや電子署名の付与など条件を満たすことで、署名捺印しなくても紙の契約書と同等の法的効力があると認められています。
堅牢なセキュリティを誇っているシステムであれば、契約書の改ざんやなりすましによる不正操作などを防止できます。

紙の契約書では製本だけでもかなりの手順が必要になりますが、電子契約では煩雑化していた作業がなくなります。
作業効率がアップし、印刷代やインク代・郵送代などの費用削減も可能です。
電子契約サービスでは、契約締結の流れも管理画面から確認できるので、締結漏れや遅延防止にも繋がります。

電子契約書は製本(袋とじ)の手間を省ける

契約大臣は初めてでも使いやすい電子契約サービス


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オプションの電子署名や2要素認証を用いることで、作成した電子契約書に、署名捺印した紙の契約書と同等の法的効力を持たせられます。
高い品質のセキュリティシステム(ファイアウォール・暗号化通信・定期的なバックアップ)で、契約書などの大切な書類をあらゆる危機から守ります。

契約大臣はリーズナブルな値段で使える上、お試しフリープランがあるので、まずは使用感を試してみてください。

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まとめ


契約書を製本しなくてはならないというルールは特にありません。
契約書を製本(袋とじ)する目的は、改ざんや偽造防止、押印の回数を減らすなどがあります。
紙の契約書を製本するのは、手間もコストもかかりますが、電子契約書なら、電子データで契約が締結されるので作業効率の向上・コスト削減が可能です。
電子契約サービスは、電子契約がはじめてでも操作しやすくリーズナブルな契約大臣がおすすめです。
あまり契約書を作成しないという企業にも適していますので、ぜひ一度、契約大臣を試してみてください。

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