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認印って?シャチハタとの違いや作る際の注意点について解説!

2022-07-29 10:44
更新: 2022-07-29 10:44
  • 目次

認印は、書類に捺印したり、宅配便の受け取りなどによく使われる印鑑です。
法的効力は低いですが、使用する際には気をつけなければならないことがいくつかあります。
この記事では、認印とシャチハタの違いや、作成時の注意点などについて紹介します。

認印って?


認印とは、書類の内容を承認したことを証明するために押す印鑑のことです。
公的機関で印鑑登録をする実印や、銀行で契約を交わすときに使用する銀行印とは違い、印鑑さえあればすぐに使えるため、日常のさまざまなシーンで利用されています。
その代わり、法的効力は低いため、重要書類には使えないことが多く、注意が必要です。

例えば、認印はこのような機会に使用します。

  • 書留郵便や宅配便を受け取るとき
  • 書類にサインする代わりに
  • 公的書類の申請や届け出をするとき
  • 書類を見た確認の印として


このように、認印は生活に密着しているため、ほとんどの方が認印を所有しているのではないでしょうか。

しかし、いくら公的機関に届け出していなくても、認印を押すことでそれなりの法的効力は生じます。
押印の際には、書類の内容に問題がないか、確かめてから押すようにしましょう。

認印は、文房具店や100円均一ショップのような場所でも購入可能です。
しかし、大量に安価で生産されていることから、容易に偽造し悪用されてしまうリスクが高くなります。
できることなら、公的な書類に押す用途の認印は専門店に作成してもらう方がよいでしょう。
専門店の印鑑は高いイメージがありますが、認印の作成は実印や銀行印よりも安く、数千円程度で作成できます。
専門店で作成したものは長期間使えるので、専用のものを1本作成してみてはいかがでしょうか。



シャチハタとの違いについて

一般的に「シャチハタ」と言われるインク浸透式の印鑑も、認印として使用可能です。
朱肉を用意する必要がないので、持ち運びに便利なのが特徴です。
シャチハタは1本1,000円前後と手頃な価格で購入できるので、持っていて損はないでしょう。

しかし、シャチハタの印面はゴムのため、強く押すと印影が変わることもあります。
そのため、公的書類では「シャチハタ不可」となっているものも多いので、捺印の際は注意が必要です。

シャチハタが使用可能な書類・不可な書類の一覧をまとめました。
捺印する際の参考にしてください。

【シャチハタの使用可能】

  • 郵便物・宅配便の受け取り
  • 回覧板への捺印
  • 社内書類の閲覧確認
  • 社内の事務作業など


【シャチハタの使用不可】

  • 出生届
  • 婚姻届
  • 離婚届
  • 転入届
  • 転出届
  • 住民票
  • 戸籍謄本
  • 各種申請書類
  • 国民年金の手続き
  • 雇用契約書
  • 履歴書など


これらはあくまで一例ですが、シャチハタタイプの認印が使用できない書類の方が多いと考えた方が良いでしょう。

シャチハタの他に、朱肉を使う認印も用意しておくことをおすすめします。

実印との違いについて

実印とは、市役所などで印鑑登録を済ませた印鑑のことを言います。

実印は、公的機関によって管理されている印鑑のため、強い法的効力があります。
どのような場面で実印を使うのか、一覧にまとめました。

  • 賃貸契約や家の購入など不動産の取引
  • 自動車の個人売買や廃車などの手続き
  • 生命保険や自動車保険など、保険に加入・解約
  • 遺産相続をするとき
  • 住宅ローンなど、金融機関で融資を受けるとき
  • 法人登録手続き
  • その他、法的に捺印が必要なとき(公的書類)など



さらに、実印を使用するときは、「印鑑登録証明書」の提出も求められることがあります。
これは、捺印された印鑑が間違いなく実印であるか証明するためです。
「印鑑登録証明書」は、印鑑登録を済ませると受け取る、カードサイズの「印鑑登録証」にて発行可能です。
「印鑑登録証」を紛失した場合、たとえ本人確認書類を持参しても、印鑑登録証明の発行はできません。

実印は、サイズも定められていて「印面サイズが8mm〜25mmの正方形に収まるもの」とあります。

また、代表者印には、印影が10mm〜30mmの正方形に収まる大きさという規定があります。
この間に収まれは代表者印として使用できますが、一般的に推奨されている16.5mm〜21mmの間で作成するのが良いでしょう。

実印は法的効力が強い印鑑のため、1人1本までしか作成できません。
実印や印鑑登録証を紛失することがないよう、保管には十分注意しましょう。



銀行印との違いについて

銀行印は、銀行などの金融機関で、口座開設時に登録する印鑑のことを言います。
金融機関で手続きが完了しなければ、銀行印としての効力がありません。
なぜ、銀行印を登録するかというと、この印鑑を使用しているのが間違いなく預金者本人であることを証明するためでもあります。
そのため、日常的に多数の人の目に触れる認印を銀行印として登録すると、偽造され、現金を引き出されるリスクが生じます。
銀行印と認印は使い回しをせずに、それぞれ別の印鑑にすることをおすすめします。
また、預金通帳は印鑑と別の場所に保管しましょう。

銀行印は、主にこのようなときに使用します。

  • 窓口にて現金を引き出すとき
  • 定期預金などの口座を開設するとき
  • クレジットカードの申請
  • 小切手などの発行


さらに、イラスト入りの印鑑についても、ほとんどの場合銀行印として使用可能です。気になる場合は、事前に金融機関に問い合わせてみてください。
世界に一つだけの印鑑ですから、こだわってみるのはいかがでしょうか。

また、近年では窓口を持たないネット銀行が普及しています。
ネット銀行で口座を開設する場合は、ほとんどのところで印鑑は不要です。
なぜなら、ネット銀行はインターネットバンキングの認証方式を使用しているため、これで本人確認ができるためです。

ネット銀行しか口座がなく、その上でクレジットカードの作成で捺印が必要な場合は、朱肉を使う認印で捺印してもよいでしょう。

認印を作る際の注意点


認印を作る際の注意点を説明します。

認印は、サインの代わりとして使用することが多く、第三者の目に触れやすい特徴があります。
そのため、盗用や偽造防止の観点からも、実印や銀行印とは別に作成することをおすすめします。
認印は日常でよく使う印鑑のため、サイズや印面を事前に確認して、使いやすいものを作成するようにしましょう。

名前の刻印について


認印の刻印についてはこれといったルールがありません。つまり、名前のみでもフルネームでも「その人が認めた」ことがわかればそれで良いのです。
しかし、一般的には苗字のみで作成する方がほとんどです。こだわりすぎず、誰にでもわかるような印影になるように心がけましょう。

しかし、職場には同姓の方が複数いることも考えられます。その場合、苗字のみの認印だと誰が捺印したのかわかりません。
このような場合は、苗字の下に小さく名前の一文字を加えて作成することもあります。
この、小さな文字を「添え字」と言います。

サイズと文字数について

認印の一般的なサイズは、男女ともに10.5mm〜12mmですが、少し大きめの13.5mmで作成する方もいます。
女性は、男性よりもやや小さいサイズで作成する場合が多いのも特徴です。

認印のサイズは、実印や銀行印よりも小さいサイズで作ることが一般的です。これは、単純にサイズを見ただけでどの印鑑かわかりやすくするだけでなく、昔からの慣習があります。
印鑑の重要度は、実印が最も高く認印が低くなります。その役割の大きさで印鑑のサイズも変化するのです。
しかし、認印にはサイズに厳密なルールはありません。気に入った、使いやすいサイズで作成しましょう。

認印の文字数は、性名どちらかの各2〜3文字です。最大は4〜5文字入りますが、文字が複雑な場合や文字数が多い場合、印影が読みづらかったり、作成ができなかったりします。
その場合は、ワンサイズ大きめの16.5mmの印鑑を選びましょう。

しかし、16.5mm以上の印鑑は、どっしりとした印象を与えますので、女性の手には持ちづらい可能性があります。
サイズで迷ったときには、お店に行ってサンプルを見せてもらうと、理想のサイズの認印が作成できます。

書体について

認印の書体は、読みやすいものを選びましょう。楷書体や古印体で作成するのがおすすめです。
印相体や篆書体は読みづらいので、実印や銀行印には向いていますが、サインの代わりとして使用する認印には不向きな書体となります。
また、苗字に使われている漢字や長さによって、向き・不向きな書体があります。それらを考慮した上で、適切な書体を選ぶようにしましょう。


保管方法と取り扱い

認印は法的効力が発生する場合もあるため、保管や取り扱いに十分注意しましょう。
誰でも押せるような場所に置いておくと、子どもがイタズラで辺り一面に捺印してしまう可能性もあります。
また、作成した素材によっては、直射日光やエアコンの風などに弱いものもあります。ケースに入れて保管するのがおすすめです。

シヤチハタタイプの認印は、印面が乾くと使えなくなってしまいます。捺印した後は速やかにキャップをしましょう。

電子契約に認印は必要?


電子契約に認印は必要ありません。代わりに契約が締結したことを証明する仕組みがあります。
タイムスタンプや電子署名を利用した電子契約では、「いつ」「誰が」契約書の送信・締結したのか情報が契約書に残り、その情報はサーバー上にも記録されています。
そのため、もし改ざんされたとしてもすぐに検知することが可能です。

2001年4月に施行された電子署名法では、電子署名により、本人が契約に合意し、契約が成立したことの証になります。
つまり、電子署名は紙の契約の際に捺印する印鑑と、同様の法的効力を持っていることになります。

電子契約ならコストを削減しつつ、契約業務を効率化できる!


電子契約は、コスト削減および契約業務の効率化ができます。
なぜなら、電子契約はペーパーレスのため、印刷代や郵送代などの費用がかかりません。また、契約に関わる人件費や管理費なども大幅に削減可能です。
また、電子契約は、電子署名を用いることで契約が締結されます。この際、捺印は不要になるので書類の送付・回収の手間もなくなり、作業効率の向上の向上に繋がります。

さらに、契約書に修正が生じた場合にも、電子契約なら契約書の編集が簡単にできるのもポイントです。
紙の契約書の場合は、再び印刷するときに紙やインクなどを消費します。送付した後で再度作り直しとなる場合は当然郵送代もかかってしまいます。
印刷代など契約に関わる費用は契約件数に比例するので、取引数が多い企業は膨大な費用がかかります。さらに、紙で保管するとなると、その保管場所や管理体制も重要です。

このように、コスト削減だけでなく契約業務の効率化も図れる電子契約には、紙の契約書に比べて多くのメリットがあります。



電子契約システムなら契約大臣


電子契約システムは、低コストでわかりやすい操作であるにもかかわらず、便利な機能を備えた契約大臣がおすすめです。
契約書のテンプレートはあらかじめ用意されているほか、これまでの契約書もPDF形式にすることで、そのまま電子契約に利用できます。
また、電子署名法・電子帳簿保存法に準拠しているので、重要な契約を取り扱う際も安心です。

料金についても、繁忙期には契約書をたくさん送れるプラン、それ以外は契約書を少しだけ送れるプランと、必要に応じてプランを選択できます。
とりあえず試してみたい場合は、0円〜使えるフリープランもあります。

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まとめ


認印は、登録の必要がない、日常的に使うシーンが多い印鑑のことを言います。
サイズや書体に特に規定はありませんが、一般的な大きさは、印面が10.5mm〜12mm、
書体は、楷書体や古印体がよく用いられます。
実印や銀行印ほどの法的効力は持ちませんが、むやみに捺印しないようにしましょう。また、保管にも注意が必要です。

電子契約には、印鑑は必要ありません。また、紙の契約書に比べて、コスト削減や契約業務効率化に繋がります。

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