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訂正印って?正しい押し方や作る際のポイント、電子契約における訂正についても解説!

2022-07-28 19:53
更新: 2022-07-28 19:53
  • 目次

訂正印とは、帳簿や伝票などに書かれた文字を訂正したいときに使用する印鑑のことです。

この記事では、訂正印の正しい押し方や作成時のポイントについてご紹介します。

電子契約における訂正方法についても説明しますので、ぜひお役立てください。


訂正印って?


訂正印は、伝票や帳簿、履歴書といった書類の文字を訂正したいときに捺印するものです。

訂正印を利用して修正すれば、誰が・どのように文章を直したのか明らかになるため、直された経緯が分かります


ペンで書かれた文字を修正する際、一般的に使用するのは修正ペンなどの修正用の筆記具です。

しかし、修正用の筆記具で修正すると、元の文章がどのようなものであったのか・誰が文章を修正したのか、判断が難しくなります。

そのため、改ざんされてはいけない書類に対しては、印鑑を用いた修正が必須になります。


訂正印を使用するときにも、注意が必要です。

例えば、契約書などの重要度の高い書類に関しては、契約の際に用いた印鑑のみが訂正印として認められます。

簡単に言えば、契約の際に実印を使ったのなら実印で、銀行印を使ったのなら銀行印で訂正することになります。

重要書類や公的文書の内容を修正する際には、印鑑を間違えないように気をつけましょう。


訂正印の正しい押し方


文字を訂正する場合

文字を訂正したい場合には、該当する箇所に二重線を引き、線に重ねるか、重ねられない場合は修正箇所の近くに訂正印を押します。

その後に、訂正箇所の上部や近辺に正しい文字を書きましょう。

さらに、削除した文字と書き加えた文字を記載します。

たとえ1文字だけの修正であっても、単語ごとに修正した方が望ましいとされます。


例として、「泉区」を「緑区」に変更したい場合は、修正するべき文字は「泉」の1文字です。

しかし、この場合は「泉区」までを二重線で消し、「緑区」と訂正した方がいいでしょう。


訂正した元の文字は、どこを修正したのか分かるようにしなければなりません。

そのため、訂正印を二重線に重ねて押すと文字が読みづらくなる場合は、訂正箇所の近くに訂正印を押すようにすると良いでしょう。

また、修正前の文字は塗りつぶさないようにします


文字と文字の間に追記する場合

文字と文字の間に追記する場合は、「V」を追記したい箇所に記入して文字を加筆します。

通常は追加したい箇所の上部に追記しますが、スペースがない場合は、下部に記入するようにしましょう。

その横に訂正印を押し、「○文字追加」と明記します。


文字を削除する場合

文字を削除する場合は、削除したい文字の上に二重線を引き、その上に訂正印を押しましょう。

さらに、訂正印の横に「○文字削除」と書きます。

句読点もすべて1文字としてカウントするので、文字数の数え間違いに気をつけてください


 数字を訂正する場合

訂正したい部分に二重線を引いて訂正印を押し、上部に正しい数字を記入します。

金額の場合は、訂正したい数字が1文字であっても、金額すべてに二重線を引き、訂正します。

この際に、金額を変更されるなどの不正が起こらないようにするために、必ず、「¥」「,」「‐」マークを忘れずに記入しましょう。

その横に、「○文字削除・○文字修正」と明記すれば完了です。


このとき、「¥」「,」「‐」のような記号も、すべて1文字としてカウントするので注意しましょう


縦書き文章を訂正する場合

縦書き文章を訂正する場合も、基本は横書き文章を訂正する方法と同じです。

縦書きの場合は、修正や追記したい文字は右側に書きます。

訂正印は線に重なるように押しますが、文字が読みづらくなるときには、訂正や追記した文字の下に訂正印を押すようにしましょう


訂正印を押す余白がない場合

訂正したい箇所に訂正印を押せない場合は、書類の余白部分に訂正印を押します

さらに、訂正印の横に削除した文字数と追加した文字数(○文字削除、○文字追加)を記入します。


訂正印を押す例は一般的なものであり、法律で定められているわけではありません。

分かりやすいように訂正箇所の近くに押した方が良いのはもちろんですが、見づらくなるときには空いている部分に押して構いません。


訂正印の正しい押し方

訂正印の作成時のポイント


訂正印に適したサイズについて

訂正印は、実印や銀行印のように決められた印鑑を押すもの以外の書類であれば、厳密な定めはありません。訂正に適した印鑑であれば訂正印として使用できます。

訂正印に適した印影の大きさは5〜6mmです。

訂正印は「文字を訂正するために押すもの」であり、訂正したい部分の近辺に押すのが良いとされています。

そのため、小さいサイズが推奨されています。


訂正印の形状は丸形と小判型の2種類あり、どちらを使っても構いません。気になる場合は、社内で使用している形を確かめてから購入するのがよいでしょう。


刻印内容について

刻印内容は苗字が一般的です。女性は名前で作成する例も見られますが、割合は約1%と少なくなります。

小さな印鑑のため、刻印できるのは3文字程度が限界です。苗字が長い場合は楕円形の訂正印を選ぶか、作成時にお店に問い合わせてみるのがよいでしょう。

文字数が多い場合や複雑な漢字の場合、別料金になる可能性や訂正印が作成できない場合もあります。


訂正印に適した書体について

訂正印の書体は特に規定はありません。しかし、印面が読みづらいと誰が訂正したのか分からなくなるため、判別しやすい書体で作成しましょう。

一般的には、「楷書体」「隷書体」「古印体」が読みやすいとされます

逆に、実印に使われるような「篆書体」などは、誰が訂正をしたのかすぐに判断ができないため、避けた方が良いでしょう。


シャチハタタイプの訂正印について


訂正印は、朱肉が必要な物の他に、シャチハタタイプ(インク浸透式)の訂正印もあります。
ここでは、シャチハタタイプの訂正印は使用可能か、朱肉を使う訂正印とのメリット・デメリットについて説明します。

そもそもシャチハタタイプの訂正印って使える?

シャチハタタイプの訂正印は、一般的な書類の修正なら使用可能です。しかし、契約書や公的文書などの書類は、その時に使用した印鑑でないと訂正ができません。

その他、シャチハタタイプの認印の使用が不可とされている書類には、訂正印も同様に利用できません。


シャチハタタイプの訂正印は、使える書類と使えない書類があることを理解しておきましょう。


朱肉を使う訂正印と、シャチハタタイプの訂正印のメリット・デメリットは以下のとおりです。


朱肉を使う訂正印

【メリット】

  • 強く押しても印影が変わらない
  • 印面は掘って作成されているので、劣化しにくい

【デメリット】

  • 朱肉が必要になるため、訂正印のみでは使用できない
  • 捺印に時間がかかる
  • 連続して捺印するのには向いていない


シャチハタタイプの訂正印

【メリット】

  • 朱肉がいらない
  • 連続して捺印可能

【デメリット】

  • 印面がゴムのため、力加減によっては印影が変化する
  • 印面が劣化しやすい
  • インクがなくなったら補充が必要になる


朱肉を使った訂正印・シャチハタの訂正印メリットとデメリット

電子契約における訂正の注意点


電子契約書は、訂正印による訂正は不可能です。

それどころか、一度やりとりされた契約は、修正・訂正・破棄が一切できない仕組みになっています

これは、契約を締結した後に、何らかの理由で内容が訂正されると、電子契約書そのものの信用性が低下してしまうからです。


電子契約書を訂正する必要があるときは、契約書の原本をそのままにして、変更点について「覚書」を作成します。


覚書は、契約書作成前に作られる、あるいは契約書作成後の補助的な書類というイメージが強いですが、契約書と同等の法的効力を持っています。


また、大幅な修正が生じた場合には、以下の方法で対応しましょう。


  1. お互いに合意したうえで一旦契約を解除
  2. 修正事項を反映した電子契約書を作成し再契約


電子契約における訂正の注意点

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参考
初心者でもわかる!電子契約書の作り方
契約書の電子化とともに進む「電子署名」とは?

まとめ


訂正印は、帳簿や伝票などの文字や数字を訂正したいときに使用する印鑑のことで、印影が5〜6mm程度のサイズがよく用いられます。

契約書や公的文書などの書類には、契約の際に使用した印鑑を用いて訂正可能です。


紙の契約締結は、書類を郵送したり捺印したりと手間が多く、締結まで時間を要し、コストもかかります。

電子契約なら、郵送の手間がなく、契約締結も相手先が契約に合意した時点で完了するため、手間もコストも削減されます。


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