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「電子契約書」を導入する上でのメリット・デメリットは?

2021-10-19 20:14
更新日: 2021-10-22 16:23
  • 目次

紙の契約書に慣れている中小企業や個人事業主にとって、電子契約の導入には抵抗を感じるかもしれません。しかし、電子契約には、契約締結までのリードタイムの短縮をはじめ、印紙代のカットや事務労力の削減などメリットも多くあります。
コロナ禍でリモートワークが進んだことで、電子契約を導入する企業は加速的に増えており、今後も、導入を検討する企業は増えていくと思われます。

電子契約を導入するにあたり、メリットだけでなく、デメリットも把握しておくことが大切です。この記事では、電子契約書の概要について解説し、電子契約のメリットとデメリットについても説明します。


 

■電子契約とは

電子契約とは、従来の紙の契約書に印鑑を押すことで取り交わしていた契約書の代わりに、電子データに電子署名を付与することで、書面と同様の効力を持つ契約のことを指します。

契約書は合意の内容の証拠として残すものです。電子文書が合意の証拠として認められるためには、確かに本人の意思で文書が作成されたものであることを証明する必要があります。

民事訴訟法第228条には、文書に本人の署名または押印があれば、本人の意思によるものと推定されるとしています。電子契約においては、電子署名法第3条で、電子文書に電子署名が付与されていることで、押印がされている契約書と同様の効力を認めるとしています。

民事訴訟法第228条

「私文書は、本人又は代理人の署名又は押印があるときは、真正に成立したものと推定する。」


電子署名法第3条

「(略)当該電磁的記録に記録された情報について本人による電子署名(これを行うために必要な符号及び物件を適正に管理することにより、本人だけが行うことができることとなるものに限る。)が行われていると認められるときは、真正に成立したものと推定する。」


押印のある紙の契約書と異なり、電子契約は改ざんやなりすましに脆弱な傾向があります。そこで、たしかに契約を締結したのが本人であることの証明として、厳格な本人確認が必要な電子証明書の添付や電子署名がなされた日時を記録するタイムスタンプの付与があります。

 

 

 

■新型コロナウイルス感染拡大によって電子契約書はどれだけ普及したのか

2020年にはじまった新型コロナウイルス感染症の拡大の影響で、電子契約のニーズが高まっています。
日本情報経済社会推進協会の「企業IT利活用動向調査2021」によると、コロナ禍前の2015年に電子契約を導入している企業は36.6%でしたが、2021年は67.2%、導入を検討している企業を含めると84.9%となっています。

また、「電子契約の利用状況」の調査によると、電子署名については、契約当事者のものよりも、電子契約サービス事業者のものが上回っているという結果になりました。

・電子契約サービス事業者の電子署名で電子契約を採用している 17.5%
・契約当事者の電子署名を電子契約で採用している 14.4%
・電子署名を利用しない電子契約を採用している 14.6%
・電子契約サービス事業者と契約当事者の両方の電子署名を採用している 16.0%

このように、コロナ禍で電子契約の導入が加速した大きな理由がリモートワークの普及でしょう。在宅での仕事が当たり前になる中で、社会のデジタル化が急速に進み、書類が伴うアナログな業務は、仕事の効率をさげるものとして顕在化してきたと考えられます。


 

■電子契約書のメリット

今後、ますますニーズが高まると予測される電子契約書ですが、紙の契約書と比べてどのようなメリットがあるのか見ていきましょう。

●業務の効率化

紙の契約書を作成する場合、書類作成後に印刷をして製本し、さらに押印して郵送するという作業が発生します。郵送によって契約書が往復するため、契約締結までに時間を要するというデメリットがありました。これが電子契約になると、これらの作業を省略することができ、業務の効率化が図れます。庶務や総務など、バックオフィスの負担が軽減できるのも大きなメリットといえるでしょう。

●コストの削減

紙の契約書を準備するには印刷代、インク代、封筒代、郵送費などのコストがかかります。電子契約であれば、こうした作成にかかるコストが削減できます。書類は電子メールなどで簡単に相手に送付できるため、時間の大幅な削減にもつながります。
特に、電子契約を利用すれば、従来の紙の契約書にかかる印紙代がかからなくなる点は特筆すべきでしょう。

紙の契約書には印紙税がかかり、契約の金額に応じてその費用も上がります。一方、電子契約には印紙税が不要です。印紙税法で課税文書としているのは書面の文書であり、電子契約書は課税されないのです。

印紙税は不動産の譲渡、消費貸借に関する契約書で10万円以下が200円、10万円から50万円以下が400円、50万円から100万円以下が1,000円と定められています。請負に関する契約書でも、1万円から100万円以下で200円、500万円から1,000万円以下で1万円です。1億円から5億円以下の契約になると10万円もの印紙代がかかります。
建築事業者などは、プロジェクトを推進する上で多くの契約を交わすことになり、印紙代の負担は大きくなりがちなことがわかります。

このように、電子契約の導入により、印紙税が削減できるメリットは大きいといえます。

●契約の管理の効率化

電子契約の管理は基本的にクラウド上で行います。紙の契約書の場合、必要になったときにどこに保管したか探さなければならないことがありますが、電子契約であれば、そういった手間を省けます。また、契約書類を保管するスペースも必要ありませんし、原本の紛失や劣化なども防げます。
また、クラウド上に契約書があることで、閲覧に制限がかけやすく、セキュリティ対策としても効果的です。

●出社日の削減

新型コロナウイルス感染拡大の影響が続く中、交通機関を利用しての従業員の出社は、感染リスクを高めることになります。通勤時間を削減できるリモートワークは、業務の生産性を上げると同時に、感染リスクの低減も期待できます。

日本は長らくハンコ文化だったため、リモートワーク中でも、契約書に印鑑を押すために出社しなければならないケースがありますが、電子契約を導入すれば、出社の必要がなく、いつでも、どこでもインターネット上で契約を交わすことができます。

●契約更新の抜け漏れの防止

複数の案件を抱えている場合、しっかりと契約書を管理していないと、契約更新をし忘れることがあるかもしれません。更新手続きが必要な契約書のことを忘れないように、カレンダーに予定を書き込んでおいたとしても、数が多ければ管理が難しいでしょう。
その点、電子契約であれば、更新のタイミングでアラートやメール配信によるお知らせ機能などによって契約更新漏れを防止できます。


削減できる費用:印紙代、紙類、ファイル、管理棚など
削減できる業務:契約書作成、郵送、契約期間更新管理、押印のための出社
コンプライアンス向上:契約書の劣化・紛失の防止、閲覧の制限、セキュリティ強化


 

 


  

■電子契約書のデメリット

電子契約書にはデメリットもあります。

〇電子契約ができないものもある
〇導入していない企業との調整が必要
〇IT化が遅れている社員や取引先にやり方を教えるなど、導入時の困難
〇紙の契約書との並行管理が必要
〇電子契約書の導入、運用コスト

メリットだけでなくデメリットも把握しておくことで、導入の際の不安も解消されるでしょう。一つひとつ解説していきます。

●電子契約ができないものもある

訪問販売で交付する書面など、電子契約書を用いることができない契約があります。

●導入していない企業との調整が必要

契約は契約者双方の合意があってなされるものであり、電子契約の導入には契約相手の協力も欠かせません。

ビジネスではこれまでの商習慣が重視されやすく、特に古くから紙の契約書で取引している中小企業や個人事業主の場合、契約書の電子化に抵抗を感じる可能性があります。その場合は、電子契約は業務を効率化するものであり、コストの削減にもつながることなど、電子契約のメリットを説明する必要があるかもしれません。

●IT化が遅れている社員や取引先にやり方を教えるなど、導入時の困難

電子契約の導入をするにあたり、契約相手である取引先との調整が必要なように、社内においても説明が必要なケースがあります。デジタルに慣れていないミドル、シニア世代の従業員の場合、パソコンなどでの作業が不得意なことがあり、電子契約の導入に強い反発を覚えるかもしれません。

使い方を覚え、スムーズに業務ができるまでに時間がかかるかもしれませんが、電子契約についての説明会を開いたり、マニュアルを作成したりするなどのフォローをしながら、導入を進めていく方法もあります。

●紙の契約書との並行管理が必要

すべての契約書を電子化することは難しく、紙の契約書と並行して管理しなければならない場合もあります。そういった場合、紙の契約書をスキャナーでスキャンして電子化し、それをクラウド上に保存するなどの工夫が必要になるでしょう。

●電子契約書の導入、運用コスト

電子契約には運用や導入に費用が発生します。ビジネスプランで月額10万円の費用がかかるものもあります。比較的安価なサービスでも数万円かかるものがほとんどです。

高額なサービスは高度なセキュリティ機能がついており、金融業界などの巨額な取引が発生する会社の利用が多くなっています。電子契約サービスを選ぶ際は、どの程度のセキュリティ機能があり、契約件数が何件くらいあるのかを把握するなど、自社に適したサービスを選ぶ必要があります。

デメリットをまとめてみましょう。
導入にかかる費用:導入費用、月額費用
導入で発生する業務:社内調整、社内教育、社外調整、社外教育、紙と電子の二元管理(または統合作業)
電子契約化できない契約:書面作成が要求されているもの、書面交付が必要とされているもの


 

■まとめ

電子契約の導入は、業務の効率化や大幅なコスト削減が見込めるなど、メリットが多くあります。一方で、いくつかのデメリットがあるのも確かです。
新たに電子契約システムを導入する際は、メリットとデメリットを踏まえた上で、どのような電子契約サービスを利用したらよいか、検討することが大切です。

できるだけ導入・運用コストを下げたいと考えている中小企業や個人事業主におすすめなのが、「契約大臣」の電子契約システムです。
月額9,900円で送信件数無制限となっており、初期費用もかかりません。セキュリティ対策も強化しており、タイムスタンプも標準装備されています。

契約書は登録している期間は、無期限でデータを保存しているので、重要な契約書類を紛失する心配がありません。契約大臣は送信件数無制限のプランのほか、送信件数10件までなら2,200円のスタータープランも用意しています。
業界最安値レベルの低料金に加えて、直感的で使いやすい機能を有しており、はじめて電子契約システムの導入におすすめです。
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【参考URL】

【2021年版】おすすめ電子契約サービス26選を徹底比較!選び方のポイントも紹介

https://liskul.com/electronic-contract-service-comparison-45929

 

電子契約を導入しても消えない“紙の契約書”、ネスレ日本に学ぶ管理のコツとは

https://wp.techtarget.itmedia.co.jp/contents/40052

 

電子契約を拒絶する取引先への対応策

https://www.cloudsign.jp/media/20190724-denshikeiyaku-kyozetsu/

 

電子契約による締結が可能な契約形態

https://www.sn-hoki.co.jp/shop/f/img/items/pdf/sample/5100080.pdf

 

電子契約導入のメリット・デメリット12選。デメリットの解消方法も紹介

https://cloudcontract.jp/blog/e-contract-merit-demerit

 

電子契約サービスの導入で法務部の56.9%が「契約締結まで1週間以上期間が短縮できた」と回答

https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000295.000011666.html

 

「企業IT利活用動向調査2021」の詳細集計結果公開

https://www.jipdec.or.jp/topics/news/20210615.html

 

利用者の指示に基づきサービス提供事業者自身の署名鍵により暗号化等を行う電子契約サービスに関するQ&A

https://www.soumu.go.jp/main_content/000711467.pdf

 

※本記事の内容は2021年8月時点の情報を基に執筆されています。

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