電子契約システムの契約大臣
資源削減などの観点からペーパーレス化が注目されています。この記事では、契約書をペーパーレス化する方法、メリットやデメリットなどについて解説します。
契約書もペーパーレス化が進む近年ですが、どのようにしてペーパーレスの契約書を導入すればいいのかで悩む方もいるでしょう。
この記事では、契約書をペーパーレス化するための具体的な方法とサービスについて解説します。
併せて、今までの紙の契約書をどうすればいいのかについても紹介するので、お役立てください。
契約書のペーパーレス化とは一般的に、電子契約を導入して紙による契約をやめるということを指します。
一般財団法人日本情報経済社会推進協会（JIPDEC）と株式会社アイ・ティ・アールが2022年1月に行った調査によると、電子契約を導入している企業は69.7％でした。
2021年1月の調査では67.2％だったことから、電子契約を導入し契約書をペーパーレス化している企業は増えていることになります。
また電子契約導入を検討または準備している企業も14.7％存在することから、これからも電子契約を導入する企業は増えていくといえるでしょう。
これだけ多くの企業が契約書をペーパーレス化している背景から、これからの取引では電子契約を求められる機会が多くなることが予想されます。
参考：「企業IT利活用動向調査2022」https://www.jipdec.or.jp/news/news/20220317.html
契約書をペーパーレス化することには、主に6つのメリットがあります。
紙の契約書を締結するためには、書面を作成・印刷し、相手方へ郵送し、署名捺印の上返送してもらう必要がありました。
これには早くても数日、長ければ数週間の時間を要します。
相手方の承認者の都合によっては、返送が遅れてしまうこともあるでしょう。
返送されてきた書類に万が一不備があれば、再度郵送して修正してもらう必要も出てきます。
こうして、契約の締結までには時間がかかるのが一般的でした。
電子契約を導入すると、契約書を作成し相手方へ送ると、相手方はすぐに契約書を確認し、署名や締結をしてもらうことが可能になります。
早ければ数分で契約を締結できることもあり、契約手続きにかかる時間は大幅に削減できます。
電子契約を導入することで、郵送代や収入印紙代などのコストがかからなくなります。
電子契約システム導入に費用が発生する場合であっても、郵送代や収入印紙代が削減できることは大きなメリットです。
金銭的コストだけでなく、収入印紙を買いに行き貼り付け、郵送に出すという時間的コストがなくなることも魅力です。
紙の契約書は保管するためのスペースが必要でしたが、電子契約ならば物理的なスペースが必要ありません。
数十年分、数千件分の契約書となれば、かなりの契約書保管スペースが必要になると思われます。
これらが必要なくなることで、スペースを有効活用できるようになります。
電子契約を導入することで、契約書などを一元管理することができます。
欲しい情報は検索すればすぐに閲覧できるようになるため、業務の効率アップを目指せます。
紙の契約書のように目視で探すよりも、業務スピードは大幅にアップするでしょう。
電子契約はタイムスタンプなどにより、改ざんリスクを減らすことができます。
また契約のフローが可視化されることにより、締結漏れなどのトラブルも防ぎやすくなることが特徴です。
紙の契約書では大きなリスクであった、紛失などのリスクも減らせるため、コンプライアンス強化につながります。
電子契約を導入することで、働き方改革を実現しやすくなることも大きなメリットです。
紙の契約書を採用していると、業務自体はリモートワークで問題なくても、契約関連の作業のために出社が必要になるケースもありました。
しかし、電子契約を導入していれば、リモートワークで契約書を作成し、締結することも可能になります。
契約関連の情報もオンライン経由でアクセスできるため、出社日数を削減するなど、よりリモートワークがしやすい環境を作ることができます。
契約書をペーパーレス化することには多くのメリットがありますが、注意すべき点もあります。
契約の種類によっては、電子契約ができない書類がある点に注意が必要です。
たとえば、訪問販売などの書類は書面で契約しなければなりません。
また、手書きで作成した仕訳帳や手書きで作成した請求書の写しなども、原本の保存が義務付けられています。
すべての書類をペーパーレス化することができない点はデメリットですが、工夫次第で紙とペーパーレスを併用し利便性を高めることは可能です。
ペーパーレス化は、契約を締結する取引先をも巻き込む問題です。
契約を締結する双方が同意しなければ、電子契約を結ぶことはできません。
そこで、電子契約を導入する前に、必ず取引先に確認を入れましょう。
電子契約での締結に問題がないかを確認し、相手方が不安な点があれば解決しておくと安心です。
セキュリティ面などで不安を持つ企業も少なくないため、安全性の高い電子契約システムを導入することで、同意を得られる可能性が高まると考えられます。
契約書のペーパーレス化に成功しても、その契約に紙の契約書と同等の証拠力がなければ意味がありません。
例えば、電子署名法第3条の要件に対応できる状態で「電子署名」機能を使うことが挙げられます。
これにより印鑑を押した紙の契約書と同等の法的な証拠力があるとされていることから、証拠力のある電子契約書を作れる環境を整えておくことが大切です。
電子契約を安全に締結し、その効力を維持していくためには、万全のセキュリティ対策を整えておかなければなりません。
改ざんされにくいように対策を講じることはもちろん、電子契約のファイルにアクセスできる人を制限するなどの対策も必要です。
情報漏洩を防ぐために、パソコンなどのセキュリティについても対策を施す必要があるでしょう。
電子契約を導入すると、社内でのオペレーションが変わることがあります。
これに際して業務が滞ってしまわないように、あらかじめオペレーションを整えておきましょう。
また、新しいオペレーションで業務が滞りなく進むように、事前に研修を行っておくのも効果的です。
では実際に契約書をペーパーレス化する方法についてご紹介します。
一番のおすすめは、電子契約システムを利用することです。
電子契約システムはあらかじめ契約に必要な機能や仕組みが用意されており、セキュリティ対策なども行われているため、大事な契約も安心して締結できます。
タイムスタンプなど、電子契約を安全に利用するための機能を備えているシステムが多いことから、電子契約を気軽に取り入れやすいことがメリットです。
電子契約を導入して契約書をペーパーレス化しても、今までの紙の契約書の取り扱いを考える必要があります。
もちろんクラウドストレージを活用するのも良いですが、それよりも、同じ電子契約システム内で一元管理するのがおすすめです。
スキャンして電子化したうえで一元管理できれば、管理しやすく、検索性も高くなります。
今までの紙の契約書に関しては、PDF化して自社の共有サーバーなどで保管すればいいのでは？と考える人もいるでしょう。
クラウドストレージや共有サーバーなどでの管理はとても手軽ですが、電子帳簿保存法の「スキャナ保存」要件の一つであるタイムスタンプの付与ができなかったり、「検索要件」の確保が難しいなどといった点が問題です。
タイムスタンプが付与されていないPDF書類は改ざんされてしまった場合も痕跡が残りにくく、紛争となった際に書類を証拠として提出することが困難になります。
安全性や法律の面で見ても、タイムスタンプが付与できる専用の保管サービスの利用を推奨します。
契約書のペーパーレス化を実現するためには、電子契約システムの利用がおすすめです。
「契約大臣」は、リーズナブルで使いやすい電子契約システムです。
契約締結の証拠として契約者双方のメールアドレスなどを記録しており、タイムスタンプの付与をはじめ、安全に電子契約を締結することができます。
また、スキャンした契約書のデータを別途保存できる書類保管機能（オプション）を使えば、今までの紙の契約書も電子帳簿保存法の要件に準拠して保管ができます。
新しい契約書も今までの契約書も、あわせて一元管理が可能なので、利便性も高くなるでしょう。
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※この記事は2022年6月時点の情報を基に執筆されています。
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