電子契約システムの契約大臣
紙の領収書と電子の領収書は保存要件が違うため、それぞれに合った方法で保存する必要があります。この記事では、電子帳簿保存法における領収書の保存方法をわかりやすくご紹介します。
電子帳簿保存法にまだ対応していない企業は、猶予期限が終了する前に対策を講じる必要があります。
領収書の保存などに大きく関わってくるため、不安を抱える経理担当者や経営者の方もいるでしょう。
そこでこの記事では、電子帳簿保存法における領収書の保存方法をわかりやすくご紹介します。
おすすめの管理方法についても解説するので、ぜひお役立てください。
国税関係の帳簿書類に関して、条件を満たせば紙ではなくデータでの保存が可能であると定めているのが、電子帳簿保存法です。
国税関係の帳簿書類には領収書や請求書、決算書などが含まれ、これらは「電子帳簿保存」「スキャナ保存」「電子取引」と大きく3つの区分に分けられます。
区分ごとに保存要件が違うため、それぞれに合った方法で保存する必要があります。
1998年に施行された電子帳簿保存法ですが、デジタル化が進む中で何度も改正が行われてきました。
2022年の改正では、主に下記の大きな変更がありました。
税務署長による事前承認制度が廃止されたことで、企業それぞれのタイミングでデータ保存への切替ができるようになりました。
また、さまざまな要件が緩和されたことで、データ保存へ切り替えるハードルが下がったことになります。
たとえば紙で受け取った領収書を電子化して保存する場合、改正前であれば3営業日以内にタイムスタンプを付与しなければなりませんでした。
これが法改正により、最長で約2ヶ月7日以内にタイムスタンプを付与すれば良いことになったのです。
タイムスタンプの付与があれば原本の破棄も可能なため、多くの企業がデータ保存に踏み切りやすくなったのではないでしょうか。
電子帳簿保存およびスキャナ保存については任意ですが、電子取引区分についてはデータ保存が義務化されました。
ただし、これには2年間の猶予期間が設けられています。
2023年12月末日までであれば、やむを得ない理由によって対応が間に合わなくても宥恕処置が受けられます。
どうしても対応が間に合わない場合であっても、猶予期間中にデータ保存への切替を進めやすくなっています。
ここからは、実際に領収書をどのように保存すればいいのかについてご紹介します。
受け取った紙の領収書は、そのまま紙の状態で保存できます。
従来は、紙の状態でそのまま保存することが必須となっていましたが、電子帳簿保存法により、スキャンしてデータとして保存することも可能になりました。
スキャナやスマホでの撮影によってデータ化された領収書を保存することで、原本となる紙の領収書の破棄も可能です。
ただし、原本が紙の領収書を送った場合には、紙の控えを保存します。
データである電子領収書の場合、そのままデータでの保存はもちろん、電子帳簿保存法の猶予期間中であればプリントアウトして紙で保存することも可能です。
ただし、猶予期間が終了する2024年1月1日からは、プリントアウトして紙での保存はできなくなるので注意しましょう。
領収書を電子化することには、下記のメリットがあります。
領収書を電子化することで、印刷代や紙代、郵送代を削減することができます。
また、保管するためのファイルやキャビネットなども必要なくなるため、場合によっては大幅なコスト削減が見込めるでしょう。
紙の領収書には、どうしても紛失リスクが付きまといます。
置き忘れてしまったり、落としてしまったりすることもあるかもしれません。
また領収書によっては改ざんされてしまうなど、さまざまなリスクがあります。
その点電子領収書であれば、データはすべてパソコンで管理されていて紛失リスクが少ないほか、正しく管理することで改ざんリスクも下げることができます。
電子領収書ならば、経費精算に際しての業務が大幅に軽減できます。
インターネット上で手続きが完結するため、リモートワークの場合でもスムーズに経費精算が可能となり、経理担当者だけでなく会社全体の業務効率がアップするでしょう。
また、過去の領収書を検索したい時はキーワードの入力だけですぐに見つけられるなど、利便性は高くなります。
電子領収書はパソコン上で保管するため、物質的な保管スペースは必要ありません。
領収書を保管するためのキャビネット、会社によっては、保管のための倉庫などが必要なくなる可能性があります。
物質的なスペースが空くことで、オフィスをよりゆったりと使えるようになるでしょう。
場合によっては、保管スペース分のコストが浮くこともあります。
電子領収書を保存する際には、電子帳簿保存法のシステム要件や保存要件を満たしていなければなりません。
紙の領収書は、スキャナ保存要件を満たして保存する必要があります。
帳簿との相互関連性の確保やタイムスタンプの付与などの「真実性の確保」のほか、カラーディスプレイ、カラープリンタの設置や検索機能の確保などの「可視性の確保」が要件です。
電子領収書の場合は、電子取引要件を満たした方法で、そのままデータ保存となります。
上記のほか、下記のいずれかに該当している必要があります。
領収書は、決められた期間適切に保存しなければなりません。
紙の領収書の場合と電子領収書の場合で、それぞれの保管期間を確認しておきましょう。
紙の領収書を紙のまま保存する場合には、法人なら7年間保存する必要があります。
ただし、欠損金の繰越控除を利用した年度の領収書は、10年間保存しなければなりません。
個人事業主の場合は確定申告の種類によって保管期間が異なります。
白色申告なら5年間、青色申告なら7年です。
また、個人事業主でも課税事業者ならば、7年間の領収書保存が義務付けられています。
電子領収書であっても、領収書の保存期間は紙の領収書と同様です。
法人の場合で7～10年、個人事業主なら5～7年保存する義務があります。
紙の領収書を電子化した場合、入力期間を過ぎていたりプリンターの最大出力を超える大きな書類を読み取ったりした場合を除き、原本である紙の領収書は破棄が可能です。
電子帳簿保存法により、要件を満たせば領収書をデータ化して保存ができるようになりました。
紙の領収書は紙のままの保存も可能ですが、おすすめはシステムでの電子保存です。
電子化することで管理スペースが必要なくなり検索性がアップするなど、さまざまなメリットがあるためです。
領収書の保存期間は5～10年と長いことから、できる限り電子化していくといいでしょう。
電子契約システム「契約大臣」のオプションとして利用できる「書類保管機能」は、スキャナ保存や電子取引の対象となる契約書や領収書などの電子データを電子帳簿保存法の要件に準拠して保存することができます。
保存件数に応じた従量課金形式なので、リーズナブルに利用できることも大きな魅力です。
契約大臣では電子契約の締結が可能なので、領収書だけでなく契約書もペーパーレス化することができます。
契約書の場合は、電子化することで紙代や印刷代だけでなく収入印紙代もコスト削減が可能です。
リモートワークでも契約作業を効率的に進められるので、領収書の電子化とあわせて活用してみてはいかがでしょうか。
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いまい税理士事務所
税理士 今井 儀徳
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