電子契約システムの契約大臣
電子印鑑とは、今まで紙に捺印してきた印鑑をデータ化して、Word文書やPDF等に捺印できるようにした、「電子文書に捺印できる印鑑」のことを指します。この記事では、電子印鑑の作成方法と、メリット・デメリットについてご紹介します。
リモートワークが加速して耳にするようになった電子印鑑ですが、どのようなものなのか、わからないことも多いのではないでしょうか。
この記事では、電子印鑑の作成方法と、メリット・デメリットについてご紹介します。
電子印鑑とは、今まで紙に捺印してきた印鑑をデータ化して、Word文書やPDF等に捺印できるようにした、「電子文書に捺印できる印鑑」のことを指します。
電子印鑑があれば、パソコン画面上で捺印まででき、書類が完成します。
近年急速に拡大したテレワークですが、システムが追いつかず、捺印のためだけに出社する機会も多数ありました。これでは作業効率も悪く、交通費や通勤時間などの余計なコストもかかってしまいます。
その点、電子印鑑の使用を会社が許可していれば、このようなコストや手間を減らせます。また、ペーパーレス化もできるので、印刷代なども削減できるのです。
電子印鑑には2つの種類があります。
1. 印影を画像にしたもの
印影をスキャンして背景を透過したものも、電子印鑑として使用可能です。また、電子印鑑を無料で作成するフリーソフトもあります。
2. 印影に識別情報が登録されたもの
印影の画像データに、タイムスタンプなどの使用者の識別情報が登録された電子印鑑がこのタイプになります。
本人性（本人による操作であること）の証拠力や、印影画像の非改ざん（改ざんされていないこと）を証明できるため、請求書や納品書などの社外文書にも使用可能です。
近年では、バックオフィスの作業効率化も求められています。
さまざまな業務がペーパーレス化していくことにより、電子印鑑もまた、発達していくことでしょう。
電子印鑑には、主に3つのメリットがあります。
電子印鑑を使用することにより、リモートワークなのに捺印のためだけに出社しなければならない、ということがなくなります。
このことにより、金銭的・時間的ロスを省けます。
通達などを紙で作成すると、1人が確認して捺印、それを次の人へという、回覧の手間がかかります。
これを電子文書化してクラウド上に保存や共同編集できるようにし、確認後に電子文書へ電子印鑑を捺印するようにすれば、回覧の手間がなくなり、作業効率がアップします。
紙の文書で一番困るのは保管場所かもしれません。文書には保存期間が決められています。そのために、紙の文書を保管するためだけに膨大なスペースが必要になるのです。
しかし、電子印鑑を使用したデータの文書なら、クラウド上で一元管理できます。
そのため、保管場所を考える必要がありません。
電子印鑑のデメリットには以下のようなものがあります。
電子印鑑はすでに印影がデータになっているので、たとえ社内のみの使用であっても、印影データの流出や悪用のリスクがあります。防止するためには、管理や運用を徹底し、社員にも利用の際の注意事項を周知することが大切です。
電子印鑑を導入するには、対応している文書作成ソフトや、印鑑作成ツールの導入などにコストがかかる場合があります。
そのため、書類を作成することの少ない企業では、導入コストの方が削減可能なコストを上回る可能性が出てきます。
導入の際は、費用対効果をよく検討しましょう。
電子印鑑は、WordやExcelでも作成できます。
しかし、多少のWordやExcelの知識が必要なことや工程が多いため、パソコン操作が苦手な方には、大変な作業かもしれません。
簡単に作成方法を説明します。
画像は、背景が透過できる「PNG」形式で保存しましょう。
完成した画像は、WordやExcelの文書やPDFなどに貼り付けられます。
WordやExcelで電子印鑑を作成するのは難しそう、という場合には無料ツールやソフトを使うのがおすすめです。
無料作成ソフトにはサンプルを用意しているものもあり、パソコン操作に慣れていなくても、手軽に電子印鑑を作成できます。
また、印影画像をアップロードするだけ、アップロード後に画像を透過・編集するだけ、という手軽なものもあります。
いくつか試して、使いやすいもので作成するとよいでしょう。
WordやExcel、フリーソフトで電子印鑑を作成するとセキュリティ面が心配、という場合は有料ツールで作成することをおすすめします。
現在使用している印鑑の画像をアップロードするだけで、電子化できるものが多いのが特徴です。
コストはかかりますが、月数百円程度〜で高度なセキュリティ対策ができます。
請求書などの社外文書にも電子印鑑を使用したい場合には、導入を検討してみてはいかがでしょうか。
印鑑透過は、Web上で画像背景を透過させるツールです。
印鑑画像作成に特化しているため、自作するよりも綺麗な電子印鑑が作成できます。
また、スキャンした際にくすんでしまいがちな朱色も、印刷して綺麗な色になるように調整されます。
作成した印鑑は、WordやExcel文書にはもちろん、PDF書類にも使用可能です。
現在使っている印鑑をそのまま電子印鑑に使用したい、コストを削減したい方におすすめのフリーソフトとなっています。
クリックスタンパーは、サンプルファイルをもとにして、認印はもちろん、日付印や回覧印など、さまざまな種類の印鑑が作成できるフリーソフトです。複数行の印鑑にも対応しています。
レイアウトの調整はソフトが行ってくれるので、文字を入力するだけでバランスのよい印影が出来上がります。
作成した画像は、クリップボードにコピーすることで他の文書ファイルに貼り付けることが可能です。
保存できるファイル形式は5種類で、PNG・JPEGなどに対応しています。
クリックスタンプは、日付印や三文判だけではなく、代理印の作成も可能なフリーソフトです。
クリックスタンプ一つで、社内で使う印鑑はほぼ網羅できます。
フォントやサイズ、印鑑の色も自由に設定できるのが特徴です。
使用方法は、設定画面で必要事項を入力するだけなのでとても簡単です。日付はPCから自動取得するほか、任意の日付を設定することも可能です。
また、クリックスタンプはパソコン内にインストールしなくても使用できます。複数のパソコンで使用したい場合は、持ち運び可能なメモリにクリックスタンプを保存しておくのがよいでしょう。
電子印鑑を無料で作成する最大のメリットは、費用がかからないことです。有料のツールを利用すると、毎月コストがかかったり、初期費用・月額費用がなくても、利用した分のコストが必要になります。
無料で作成した場合は、当然それらを支払わなくて済むので、コスト削減に繋がります。
紙の文書を回覧し都度捺印する形式は、時間的なロスが多く作業効率が下がってしまいます。また、印刷代やインク代もかかります。電子印鑑を使用することで、これらの問題は解決可能です。また、ペーパーレス化促進にもつながり、書類を電子ファイルとして保管すれば、書類が必要になった際にすぐに検索できます。
電子印鑑を無料で作成する場合、WordやExcelの場合は好きなようにデザインして、オリジナルの印影を作成できます。また、無料ツールの場合でも、サンプルがいくつか用意されているので、好みのデザインで印影の作成が可能です。
もちろん、読みやすいということは第一前提ですが、こだわりのある印影を作ってみるのもよいのではないでしょうか。
電子印鑑を無料で作成する場合、手軽に作れる分、簡単に偽造できてしまいます。そのため、セキュリティ面の問題はどうしても出てきます。
使用の際の注意事項を社内全体に徹底した上で、使用は社内に留めるべきでしょう。また、流出や悪用がないように、保管には十分に気をつける必要があります。
電子印鑑は、無料作成ツールを使用すれば比較的簡単に作れますが、それでも全くスキルがないと、作成に苦労することでしょう。また、電子印鑑を作成できるだけの端末も必要です。
少し作成してみて難しいなと思ったときは、作成できそうな人に頼むか、有料ツールを使うようにしましょう。
電子印鑑を使用する際には、事前に取引先から同意を得るようにしましょう。
電子印鑑は、取引先の許可を得てから使用することをおすすめします。リモートワークの普及により、少しずつ知られるようになった電子印鑑のシステムですが、まだ馴染みは薄いものです。
先方からの同意が得られない場合は、今までどおり、紙の書類に捺印して郵送するようにしましょう。
電子契約システムは、契約大臣をおすすめします。
なぜなら、契約大臣は2,020円/月〜という導入しやすい金額でありながら、契約書の作成・管理に必要な機能を豊富に取りそろえているからです。
社内文書は電子印鑑を使用して、契約書などの社外文書には電子契約システムを取り入れると、さらにペーパーレス化、作業効率の向上が望めます。
電子契約システムには、捺印は必要ありません。
代わりに、電子サインや電子署名で法的根拠が認められるため、電子印鑑のデメリットをカバーできるのが特徴です。
契約書の作成や管理・保管にお困りでしたら、ぜひ、契約大臣をお試しください。
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電子印鑑は、WordやExcelなどの文書やPDFに貼り付けられるように印影をデータ化したものです。
プリントアウトしなくても捺印できるので便利である反面、セキュリティ面などでのデメリットもあります。
社内で使用する際は、使用方法やリスクを社員に徹底周知してから使用しましょう。
また、電子印鑑は馴染みの薄いものであるので、取引先の同意を得てから使用するようにしましょう。
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