電子契約システムの契約大臣
電子請求書とは電子データ化された請求書を指します。郵送が必要な紙の請求書と異なり、インターネット上でのやりとりが可能です。この記事では、電子請求書の種類、電子請求書発行に関連する法律、電子請求書を導入するメリット、デメリットを徹底解説します。
ペーパーレス化が進む近年では、電子請求書の導入を検討している企業が増えています。
しかし実際に導入するとなると、紙から電子へとシフトすることによる問題点が気になる方も多いのではないでしょうか。
また、どのようなシステムやサービスを利用すべきかという点で迷っているケースもあるでしょう。
この記事では、電子請求書の概要やメリット、注意点について徹底解説します。
おすすめのシステムやサービスについてもご紹介するので、参考にしてください。
電子請求書の導入にあたり、最低限知っておきたい基礎知識をご紹介します。
電子データ化された請求書のことを、「電子請求書」と呼びます。
紙の請求書の場合は印刷して郵送する必要がありますが、電子請求書ならインターネット上でのやりとりが可能であることが特徴です。
電子請求書は、大きく3つの種類に分けることができます。
メールに添付する電子請求書の場合、クラウドなどを利用せずいつものメールだけでやり取りできることがメリットです。
手軽に使えることが魅力ですが、誤送信などのリスクがあります。
クラウドからダウンロードする電子請求書は、作成者がクラウドにアップロードしたものを、相手がダウンロードして使用します。
クラウド上に一定期間保存できるほか、相手がダウンロードしたかどうかが分かるというメリットがあります。
一方で、クラウド上でやり取りする電子請求書は、システム上で作成から発行、相手へ受け渡すところまで完了する方法です。
一つのシステム上で業務を完了できることが魅力で、管理や検索も楽になります。
電子請求書を発行するにあたっては、「電子帳簿保存法」と「e-文書法」の二つを押さえておく必要があります。
それぞれについて、ここでご紹介します。
電子帳簿保存法は、1998年に制定された法律です。
国税関係帳簿書類について電子データで保存することを認めたもので、電子取引においてはデータのままでの保存義務などが定められています。
電子保存の義務化については、2023年12月末日までは猶予期間となっていて紙での保存も可能です。
電子帳簿保存法では、国税関係帳簿書類を電子保存するにあたり、さまざまな要件を設けています。
たとえば、記録が本物であると確認できることを意味する「真実性」や、誰もが可視できる状態であることを意味する「可視性」が確保できることなどが要件となります。
参考：【2022年度】電子帳簿保存法の改正内容をわかりやすく解説
2005年に制定されたe-文書法は、「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」と「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律」の二つを総称するものです。
この法律では、今まで紙での保存が義務だった書類をデータ化する際の要件や手続きなどについて定めています。
e-文書法における必須要件は、データ化されたデータがパソコンなどで明瞭に内容を確認できる状態であることを意味する「見読性」です。
ほかに、文書の種類によって下記3つの要件を満たす必要があります。
データの消失や改ざんを抑止し、察知する処置が施されている状態を意味するのが、「完全性」です。
「機密性」は、許可なしにアクセスができない状態であることを意味します。
また「検索性」は、データが体系別に整理されていて、すぐに引き出せる状態であることをいいます。
電子請求書を導入することには、下記3つのメリットがあります。
それぞれについて、解説します。
電子請求書ならば、印刷して郵送するなどの手間がかかりません。
また、請求書をファイリングするなどの手間もかからず、業務が効率化できることがメリットです。
さらにインターネット上での作業が可能となるため、オフィスに出社しないリモートワークでも業務を進められることになります。
これにより作業に必要な時間が少なくなり、業務が効率化できるのです。
紙の請求書の場合、印刷代や封筒代、郵送代などのコストが発生します。
これらは一通あたりの単価こそ高くないものの、その数が多くなれば出費負担も多くなってしまいます。
電子請求書であれば一連の手続きがすべてインターネット上で完結するため、これらのコストがかかりません。
さらに、紙の請求書のようにファイリングして保管しておくためのスペースも必要なくなることから、さまざまな面でコスト削減につながります。
電子請求書はシステム上で管理するため、保管のための手間がかかりません。
また適切にフォルダ分けするなどして保管することで、検索作業も効率化します。
欲しい時に欲しい請求書がすぐに見つかるため、修正や再発行が必要となった場合でもすぐに対処できます。
電子請求書を導入することには、3つのデメリットがあります。
それぞれのデメリットを、ここで確認しておきましょう。
電子請求書を作成・発行するためには、システムを導入すると安心です。
システム導入・運用維持にあたってはコストがかかるため、これはデメリットの一つとなるでしょう。
ただし、先述したように、電子請求書を導入することで削減できるコストもあります。
それぞれのコストのバランスと、利便性などを加味して導入を検討してみましょう。
紙の請求書とは発行手続きなどが異なることから、電子請求書を導入する際には業務フローを見直す必要が出てきます。
また、新しい業務フローを採用するにあたり、電子請求書の発行や保存などに関するマニュアルの作成や研修などが必要になることもあるでしょう。
これには時間も手間もかかってしまいますが、これらは導入後、社員が業務フローに慣れるまでのデメリットとなります。
自社が電子請求書を導入しても、取引先が導入していないというケースもあります。
この場合、電子請求書での発行ができず、従来通り紙の請求書を発行しなければなりません。
このようなケースに備え、電子請求書を導入する際には、電子請求書と紙の請求書の両方に対応できる体制を整えておく必要があります。
また、電子請求書導入にあたっては、あらかじめ取引先に導入する旨を連絡し了承を得ておく必要があることも覚えておきましょう。
電子請求書は、作成した請求書のデータを印刷せずPDFに変換するだけでも完成します。
これを電子メールで送信したりクラウドを使って送れば、相手に届けることが可能です。
ただし、「電子帳簿保存法」と「e-文書法」に準拠するためには、専用のツールを使って発行・保存するのがおすすめです。
ツールを使えば、上記の法律に準拠した請求書の発行・保存がしやすくなります。
電子請求書を導入するなら、ツールを使うと便利です。
安全に電子請求書のやり取りをするためにも、ここでご紹介する5つをはじめとしたツールの導入を検討しましょう。
freee会計は、電子帳簿保存法に対応していて月額3,980円から利用できるクラウド会計ソフトです。
請求書の発行はもちろん、経費精算の機能を備えていて、これらが連携していることが強みとなっています。
請求書の作成ではテンプレートを使用でき、定期的な自動発行などの機能も利用可能です。
また、請求書の内容は、そのまま自動で仕訳され会計ソフトに入力されます。
公式サイト：https://www.freee.co.jp/
請求書の作成や送付に始まり、集金や消込、催促を自動化できるシステムが、請求管理ロボです。
決済データの管理や決済代行など機能が幅広いのが特徴で、月額20,000円から利用可能です。
また、同社による「請求まるなげロボ」を使うと、契約以降の与信や入金管理などをすべて自動化でき、未回収リスクを下げることができます。
電子帳簿保存法に対応しているので、安心して利用できるシステムです。
公式サイト：https://www.robotpayment.co.jp/service/mikata/
テンプレートを利用した請求書の作成やメールの送付、定期的な自動作成などの機能を備えているのが、マネーフォワード クラウド請求書です。
電子帳簿保存法に対応した保管も可能で、インボイス制度にも対応しています。
月額2,980円からとリーズナブルな価格も魅力ですが、「マネーフォワード クラウド会計・確定申告」と連携して管理できることも強みです。
公式サイト：https://biz.moneyforward.com/invoice/
invox発行請求書では、請求データを取り込み送信先や送信方法を指定すると、取引先それぞれに適したフォーマットで請求書が作成できます。
さらに、郵送やメール送信などの送信手段も、取引先それぞれに対応できるようになっています。
電子帳簿保存法に標準対応していてインボイス制度にも対応しているほか、オンラインバンクと連携しての入金消込や督促メールの送信も自動化が可能です。
月額は1,980で、初期費用がかからないことも魅力となっています。
公式サイト：https://invox.jp/send/
電子帳簿保存法に対応しているINVOYは、無料で使える電子請求書の発行システムです。
有料版は月額980円で、これを利用すると入出金管理のための口座連携機能などが使えます。
無料版でも請求書の発行には十分な機能を備えており、順番に入力するだけで請求書の作成ができる操作性も魅力です。
公式サイト：https://www.invoy.jp/
電子請求書発行ツールは、ご紹介した5つ以外にも数多くあります。
そのため、どれを選べばいいのかで迷ってしまうこともあるでしょう。
ツール選びのポイントは、下記3点です。
それぞれの内容を確認し、自社に最適なツールを選びましょう。
電子請求書導入にあたっては、情報漏洩などのリスクを最小限に抑えておくことが欠かせません。
そこで、導入するツールのセキュリティが万全かどうかのチェックを必ず行いましょう。
SSL暗号化や常時バックアップなどといった機能があるなど、セキュリティが高いと判断できるツールを選ぶことが大切です。
すでに自社に使用しているシステムと電子請求書発行ツールが連携できれば、ツール導入により自動化できる作業の範囲が広くなります。
システムを連携させるには、システムからダウンロードしたCSVファイルを使って連携する「CSV連携」と、システム同士を直接連携させる「API連携」があります。
これを踏まえ、自社ではどのシステムと連携させどのように作業を効率化させたいのかを、あらかじめ確認しておくことが大切です。
連携できるシステムがない場合には、ツールそのものでどこまで自動化できるのかを確認し、自社に合ったものを選ぶといいでしょう。
現状の業務工程を確認し、ツールを導入することでどのように工程が変わるのかもシミュレーションしてみましょう。
ツールの導入により業務工程が減るのがベストですが、業務によっては導入するツールを厳選しないと工程が増えてしまうこともあり得ます。
どのツールが自社の業務工程とマッチするのかをしっかりチェックすることは、業務効率化を図る上でとても重要なポイントとなります。
電子請求書の導入にあたっては、「ペーパーレス化」という言葉を耳にすることも多いのではないでしょうか。
ペーパーレス化とは、今まで紙で作成・保存していた書類をデータ化することを意味します。
これにより、業務の効率アップやコスト削減、オフィスの省スペース化やセキュリティ強化などが見込めるのです。
ペーパーレス化では、請求書以外にもさまざまな書類が対象となっています。
上記を始めとして、ペーパーレス化できる書類は多くあります。
この機会に、電子請求書だけでなく電子契約なども導入を検討してみてはいかがでしょうか。
請求書や契約書などのさまざまな書類をペーパーレス化することにより、業務効率がアップしたりコスト削減が見込めたりといった多くのメリットを得ることができます。
導入の際には業務フローを見直すなどの手間がかかりますが、長い目で見ればペーパーレス化による効果は大きいといえるでしょう。
電子契約システム「契約大臣」は、初めて電子契約を導入する企業様でも使いやすい操作性が魅力です。
また、電子署名法や電子帳簿保存法に準拠していて、オプションの「書類保管機能」（月々5,500円(税込)〜）は、紙で受け取った書類もクラウド保存できます。主機能の電子契約プランは無料のプランのまま、こちらの機能のみをお使いいただくことも可能です。
電子契約機能のご利用は月々2,200円(税込)からとリーズナブルな価格で手軽に導入できる上、不明点はメールや電話でサポートしていますので、ぜひお気軽にお問い合わせください。
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いまい税理士事務所
税理士 今井 儀徳
※本記事は2022年9月時点の情報をもとに執筆しています。
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