電子契約システムの契約大臣
契約を締結するのに様々な費用がかかっているのをご存知でしょうか。代表的なものでは契約書に貼る収入印紙や郵送費などが挙げられますが、これらを削減して契約の締結行為が可能になるのが電子契約サービスです。従来の書面契約と比較してどれくらいコストが削減できるかを解説いたします。
コストを削減するのは企業の大きな命題といえます。コスト削減の余地がある業務の一つが契約です。契約書の作成や郵送、管理なには大きなコストがかります。この記事では、契約締結時や契約関連の業務にかかる費用について解説しています。さらに、電子契約サービスを使うことで、それらがどれだけ削減できるかについてもシミュレーションしてみました。
書面契約書を使って契約を結ぶ場合、さまざまなコストがかかります。具体的には、印紙代、郵送料、印刷にかかる費用などが挙げられます。
契約書を作成する際には「印紙税」という税金を納める必要があり、収入印紙を購入して貼付することで納税したことになります。税額は契約金額によって定められていて最大で60万円かかります。大きな金額の契約を結ぶ機会が多い企業ほど、印紙代も高額になります。
郵送の基本料金は数百円程度です。しかし、重要な契約書を送付する場合、書留を利用するのが一般的です。これは、書留に損害要償が保証されているためです。
一般書留の場合、基本料金に435円を加算することで、最大10万円の損害要償を申し出ることができます。それ以上の要償を保証してもらうためには、5万円ごとに追加で21円を支払うことになり、要償額の上限は500万円です。
簡易書留の場合、基本料金に320円を加算することで、最大5万円の損害要償が受けられます。それ以上の要償を保証してもらうことはできません。書留の料金も含めると、一通の契約書を郵送するたびに、400〜500円程度の費用がかかることになります。
印刷費用も大きなコストです。A4用紙の代金は一枚あたり約1円が相場です。一つの契約書につき、10枚利用するとして10円程度です。
プリンターのインク代も必要で、1セットあたり1,000〜2,000円程度が相場です。インクは消耗品であるため、定期的な交換が必要になります。さらに、プリンター本体の購入費もしくはレンタル料や、電気代がかかり、故障すれば修理費用もかかります。
プリンターのランニングコストも含めると、印刷にも意外と多くのコストがかかっています。
たとえば月30件の契約書を作成する場合、2万円以上ものコストが発生します。内訳を確認していきましょう。
1契約あたりの郵送料が140円、簡易書留を利用する場合は追加で320円が必要です。
郵送料は月に13,800円かかります。
封筒代が1枚あたり10円、紙代や印刷代が10円と仮定すると、契約書の作成に20円かかります。1ヶ月で600円です。
収入印紙代が1契約あたり400円とすると、1ヶ月で12,000円になります。
これらを合計すると、24,600円になります。このように、取引先に紙の契約書を郵送するだけで、万単位のコストがかかっているのです。
たしかに1件あたりの費用はそれほど多くないので、普段はお金がかかっている意識が薄れているかもしれません。しかし、月単位で見るとこれだけのコストがかかっていることを認識しておく必要があります。企業の規模が大きければ大きいほど契約の数も多く、その分コストも膨大になります。
紙の契約書を利用する場合、契約書を作成したり発送したりする従業員の人件費も大きなコストとなります。
時給換算1,500円の従業員が契約書作成に携わっていることを仮定しましょう。1時間で契約書類の作成、印刷、確認、郵便局までの往復を終わらせたとすると、1,500円かかったことになります。月に30件の契約を締結する場合の人件費は45,000円です。
ただし、これはあくまでスムーズに業務が進んだ場合です。書類の印鑑を押し間違えたり、契約金額を書き間違えたり、郵便局までの道のりが混んでいたりなど、さまざまなケースを想定すると、より多くの人件費がかかっている可能性があります。
また、契約を見直す際に該当書類を探したり、書類を保管する際にスペースを作ったりなど、手間もかかります。
月に30件の契約を結んでいれば、1年で360件分の契約書を保管することになります。契約書の保管期間は、法人税法によって原則7年間と定められているため、2,520件分の契約書を保管しなければなりません。
さらに期末決算や税務調査の際には税務署や税理士から契約書の原本、コピー、あるいは契約を締結した証跡などの提出を求められることもあります。
膨大な数の書類の中から該当する契約書を見つけて、それをコピーし、提出後に元の位置に戻すというように、多くの工数がかかります。
このように、書面で契約を結ぶ場合、コストだけでなく手間もかかるのです。
先述した通り、従来の書面契約で月30件の契約を締結する場合、年間で30万円程度のコストがかかります。これに人件費などの見えないコストも加えると、さらに膨大なコストがかかります。
一方、書面契約から電子契約に切り替えると、郵送料や印刷代などを削減できます。加えて、電子契約の場合は収入印紙も必要ありません。
たとえば年間10万円で利用できる電子契約サービスを導入したとすると、人件費を除いても20万程度のコストの削減が期待できます。契約関連に業務に従事していた従業員を他の業務に携わらせることができるので、業務効率もアップします。
利益を増やすのは簡単ではありません。売上をアップするためには営業活動で新規開拓する、既存顧客と交渉して契約金額を増やしてもらうなど、多くのタスクや努力が必要になります。
無理に売上を増やそうとすると従業員の労働時間が増え、人件費が増大し、従業員の負担も増えます。その結果、労働生産性が低下し、仕事のパフォーマンスが落ちてしまうこともあるかもしれません。利益が増えるどころか減るリスクもあります。
利益を今よりもアップさせるなら、売上を増やすよりも、コストを減らす方がはるかに簡単で効率的と言えます。
電子契約サービスを導入する際には、使い方を覚えたり従業員のアカウントを作成したりといった多少の手間はかかります。しかしそれを上回る効果を得られる可能性があるのです。
書面での契約締結は、郵送料や印紙税などがかかるほか、適切な文書保管のためのコストや手間がかかるため、電子契約サービスを利用するのがおすすめです。
無料で利用できるものもありますが、有料サービスは機能性が高く、困った際にサポートを受けることも可能です。機能や費用はサービスによってさまざまですので、自社に合ったものをよく検討して選ぶとよいでしょう。
契約大臣の電子契約サービスは、シンプルで使いやすく、はじめて電子契約を導入される企業様にもおすすめです。契約書の作成費用や郵送費用、印紙代、人件費などの契約にかかるコスト削減につながり、契約書作成の手間が大幅に省けるため業務効率の向上も期待できます。
トライアル利用もできますので、是非ご検討ください。
＞契約大臣について詳しくはこちら
参照サイト）
契約大臣公式サイト
https://keiyaku-daijin.com/
GMOサイン『脱印鑑・ペーパーレス化による電子契約がビジネスを加速させる！』
https://www.gmosign.com/media/electronic-contract/post-0009/
※本記事の内容は2021年8月時点の情報を基に執筆し、2023年7月に更新されています。
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