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取引先に対して、請求金額を明示して期日までに支払いをお願いするための書類を、請求書といいます。社会人になると触れる機会も多くなる請求書だからこそ、最初に正しい知識を身につけておきましょう。
請求書の発行を指示されたものの、初めてだと書き方がわからず困ってしまう場合があります。
また、請求書以外にも見積書や納品書、領収書など、似たような名前の書類も多く、どれがどのように違うのかもわからない人もいるでしょう。
この記事では、請求書とはどのようなものなのかという基本から、正しい書き方についてご紹介します。
社会人になると触れる機会も多くなる請求書だからこそ、最初に正しい知識を身につけておきましょう。
最初は基礎知識として、請求書とはどのようなものなのかについてご紹介します。
取引先に対して、請求金額を明示して期日までに支払いをお願いするための書類を、請求書といいます。
支払いに関する金額や支払期日、支払い方法などを確定させるための書類で、お金の動きを証明する際にも役立ちます。
支払い請求は口頭でも行うことができますが、請求書を発行することにより物的な証拠ができることがメリットです。
請求書には、取引先に対して支払いをお願いし、漏れなく請求額を回収する役割があります。
請求書の発行は義務ではないものの、書面がないと支払いに関する内容が証明できず、トラブルに発展してしまう可能性があります。
請求書は、トラブルを避け、正しい金銭の取り引きがあったことを証明するために大きな役割を果たします。
請求書と似た名前の書類では、見積書や納品書、領収書が挙げられます。
それぞれとの違いについて、ここで見ていきましょう。
見積書の特徴は、商品やサービスを提供する前に発行するという点にあります。
見積書を発行する段階では取引は成立していないこともあり、見積書に記載されている納品物の内容や数量、金額、納期などによって取引の成立可否が決まることもあります。
この内容を踏まえて両者が交渉し、実際に取引へとつながる流れです。
これに対して請求書は、取引が終了した後に発行する書類となっています。
受注した側が、商品やサービスを納品するタイミングで発行するのが、納品書です。
納品した商品やサービスの内容を記載し、発注内容と差異がないかどうかをチェックするための書類となっています。
請求書と違い金銭に関する請求の内容はありませんが、請求書と紐づけて経理処理を行うケースも多くなっています。
領収書は、金銭の受け取りを証明するために受注者側が発行する書類です。
請求書は金銭の支払い前に発行し、領収書は金銭の支払い完了後に発行するという違いがあります。
また領収書は、発行をお願いされた場合には必ず発行しなければいけません。
請求書の作り方に決まったルールはありませんが、正しい書き方を知っておくと安心です。
ここからは、請求書作りの基礎から記載すべき項目と正しい書き方について解説します。
請求書は、取引が終了したらすぐに発行するのが基本です。
発行漏れがないよう、各取引をしっかり管理して請求書を発行しましょう。
頻繁に取引がある場合には、1ヶ月分をまとめて請求するケースもあります。
また、請求書はA4サイズで作成するのが一般的です。
決まったフォーマットがあるわけではないので、ここから紹介する記載すべき項目を踏まえ、見やすい請求書を作成しましょう。
請求書には、記載すべき項目が8つあります。
それぞれについて、正しい書き方を覚えておきましょう。
題目は、「請求書」と記載するのが基本です。
これが何の書類であるか、一目でわかるように、書類上部に大きめの文字で記載しましょう。
「請求書」のほか、「御請求書」などと記載する場合もあります。
題目の直下左寄せで大きめに記載するのが、請求先です。
会社名を「○○御中」と記載するほか、住所や担当者名などを記載してもよいでしょう。
請求先を記載した右端には、請求書を発行した年月日を記載するのが一般的です。
また、発行年月日と合わせて、自社での請求書管理番号を記載することもあります。
発行年月日の下には、発行者の情報を記載します。
企業名はもちろん、住所や電話番号、担当者名を記載し、押印するのが一般的です。
社判のほか、担当者の印鑑を押印することもあります。
請求書の中央上部には、わかりやすいように大きめの文字で請求金額を記載します。
ここの請求金額は、実際に入金をお願いする額であり、消費税なども含めた金額です。
金額は、「￥○○-」や「金○○円也」などとするケースが大半です。
また、3桁ごとにカンマを入れ、読みやすくすることも大切です。
請求金額の直下には、請求金額の内訳を細かく記載しましょう。
取引をした商品やサービスの名称、数量、単価、小計などを記載します。
取引内容が多くなってしまう場合には、「一式」などでまとめ、別途で「内訳書」を発行することもあります。
内訳の下部には、消費税などを記載し、なぜその請求金額になったのかの根拠を示します。
請求書の下部には、振込先の詳細を記します。
上記について、わかりやすいように記載します。
銀行名や支店名は、あわせてコードも書いておくと安心です。
口座名義については、カタカナで記載するとわかりやすいでしょう。
振込先の下には、支払期日を記載します。
支払期日については、事前に取引先と交渉して決めておきましょう。
紙の請求書を取引先へ送付する際には、A4サイズの請求書を三つ折りにして綺麗に収まる「長形3号」の封筒がベストです。
簡単な挨拶などを記した送付状も添えると、丁寧な印象を与えることができます。
三つ折りにする際には、「送付状」や「請求書」などの題目が上になるように折ります。
封筒の表面には、取引先の宛名や企業名、担当者名を記載し、「請求書在中」の文字を添えましょう。
送り先に企業名を記載する場合は「御中」を、個人名を記載する場合には「様」を付けることも大切です。
封筒の裏面には自社の住所と企業名、担当者名と送付日付を記載し、封をした箇所へは「〆」と記します。
請求書は信書扱いとなるため、宅急便を使わずに郵送します。
請求書を発行するにあたっては、下記2つの注意点を覚えておきましょう。
振込手数料をどちらが負担するか、請求書の発行日付はいつにするのかなどについては、あらかじめ取引先と取り決めをしておきます。
取り決めをせずに請求書で一方的に指定してしまうと、トラブルになることもあるためです。
そのほか、消費税の関係などで請求金額に端数が出てしまった場合の処理や支払期日についても、事前に確認しておくと安心です。
請求書には、自社で管理をしやすくするために通し番号を振っておきましょう。
あらかじめ番号の振り方についてのルールを定めておくと、管理がスムーズです。
また、納品書などとの紐付けもしやすくなります。
受領した請求書は保存義務があるため、適切に保管しておく必要があります。
法人の場合は基本7年の保存ですが、欠損金額が生じた場合などは10年保存しなければなりません。
この年数は、対象となる事業年度の確定申告提出期限の翌日から換算します。
個人事業主の場合は、基本的に5年間保存しなければなりません。
請求書は、紙の状態で保存するだけでなく、電子データで保存する方法もあります。
電子データで保存する場合も保存義務のある期間は同様ですが、電子帳簿保存法に準じての保存が必要である点を覚えておきましょう。
近年では、デジタル化の推進や環境保護により、ペーパーレスの電子請求書を発行する企業が増えています。
ペーパーレス化することにより、封入や郵送などの手間をかけず、効率的に請求書を発行できるようになることが特徴です。
また印刷代や紙代、切手代や封筒代が必要なくなることから、コスト削減にもつながります。
管理や保存の手間も軽減できるので、電子化の第一歩として請求書のペーパーレス化を始めてみてはいかがでしょうか。
請求書は、入金のお願いをするとともに、企業間の取引の証明にもなる重要な書類です。
必要な項目は漏れなく記載し、取引をスムーズに進められるように心がけましょう。
請求書は、ペーパーレス化して効率的に発行・保管をするのがおすすめです。
今まで紙で受領していた請求書も、データ化して保管するのもいいでしょう。
契約書などもペーパーレス化が進んでいるため、この機会にさまざまな書類の電子化を検討してみてはいかがでしょうか。
電子契約システム「契約大臣」では、「取引関係書類のスキャナ保存」「電子取引の保存」に準拠した書類保管機能をご用意しています。
これを利用すれば、紙で受領した請求書もクラウド保存することが可能です。
また各種の契約も、契約大臣の電子契約機能で行えます。
無料のテンプレートも用意しているので、これを利用すればより効率的に契約が締結できるでしょう。
月々2,200円(税込)からとリーズナブルな価格帯でご用意しているので、ぜひ導入をご検討ください。
いまい税理士事務所
税理士 今井 儀徳
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