電子契約システムの契約大臣
日本に存在する自治体のおよそ「4割」が電子契約の導入または検討を進めているという調査結果が明らかになっています。今回は、実際に電子契約を導入している自治体の事例を挙げながら、自治体に電子化が進んでいる理由やメリットを解説していきます。
一般企業においてテレワークやリモートワークが促進する昨今、自治体でも電子契約システムを導入した"脱ハンコ"の動きが強まっています。
行政においても、デジタル庁の創設やDX推進など、様々な業務をデジタル化へ移行する動きが加速しているということをご存知でしょうか？
今回は、実際に電子契約を導入している自治体の事例を挙げながら、自治体に電子化が進んでいる理由やメリットを解説していきます。実際に電子契約を導入する際に注意すべきポイントなどもまとめておきますので、ぜひ参考にしてみてください。
現在、法人・個人事業主ともに電子契約を導入する事業者が急増していますが、その背景には人材派遣や不動産取引の電子契約解禁など様々な制度変更が挙げられます。
また、事業者だけでなく、日本に存在する自治体のおよそ「4割」が電子契約の導入または検討を進めているという調査結果も明らかになっています。
この結果は、2022年5月～6月にかけてGMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社と、官公庁・自治体向け購買調達サービス「調達インフォ」を運営する株式会社うるるによって合同で行われた調査結果に基づくものです。
しかし、その4割の回答の中でも実際に電子契約を導入している自治体は意外と少なく、ほとんどの自治体は「具体的に導入を検討している」と回答しています。
このことから、自治体における電子契約の導入状況を調査することによって、DX（デジタルトランスフォーメーション）推進の現状や課題が明らかになりました。
なお、「DX（デジタルトランスフォーメーション）推進」とは、デジタル技術を駆使して業務フローの改善や新たなビジネスモデルを創り出し、人々のより良い生活を実現させるという意味があります。
参考：（PR TIMES）「約4割の自治体が「電子契約の導入に備えている」全国1788 自治体へのアンケート調査結果・速報版を発表」
https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000003643.000000136.html
総務省は、少子高齢化対策の一環として2040年までに『スマート自治体化』を実現できるよう動き出しています。
「スマート自治体」とは、AIなどのデジタル技術を駆使して、自治体で行っている業務を簡略化・効率化するというものです。
このまま少子高齢化が進むと、2040年には労働人口が大幅に減少すると言われています。少ない人員で現在と同等の業務量をこなすには、1人あたりの労働負担が大きくなってしまうことは否定できません。
このようなことからも、電子契約の導入は、自治体および一般企業において大切な労働力を守るために必要なことであると言えます。
上記のことを踏まえ、ここからは各自治体で電子契約の導入が進んでいる理由について考えてみましょう。
法人・個人事業主の間で電子化が進んだ背景として、テレワークの促進や各契約の電子化が解禁になったことなどを挙げましたが、自治体の場合も同じようなことが理由として挙げられます。
2021年1月に地方自治法の同施行規則が改正されたことに伴い、電子契約システムの導入を検討する自治体が増えました。
この法改正によって、これまで自治体が電子契約をする際に必須とされていた「厳格な手順で発行された電子証明書の送信」が不要になり、電子契約導入へのハードルが大幅に下がったことになります。
自治体で電子契約が急速に進んだ背景は上記したとおりですが、具体的な理由を知るためには、地方自治法改正前の要件や各自治体の状況について理解しておく必要があります。
法改正前、公共窓口である自治体が電子契約を導入したくても、セキュリティ強化のための厳しい要件が大きな壁として立ちはだかっていました。
電子契約における署名方式には「当事者署名型」と「事業者（立会人）署名型」の2通りがあります。
一般的に、電子証明書の取得が必要な契約は「当事者署名型」に該当します。
「当事者署名型」とは、認定認証事業者によって発行された電子証明書を契約当事者双方が取得し、署名を行うという方法です。
この方法で署名した場合、証拠能力が非常に高いと判断されます。確かに本人が署名していると推定しやすくなる反面、取引相手にも電子証明書を用意してもらい、同じ電子契約システムを利用してもらうことで初めて契約が締結できる前提のため、あまり実用的でないというデメリットも懸念されていました。
自治体が電子契約導入に積極的でなかったのは、この導入要件の厳しさが原因であったと言われています。
その点「事業者（立会人）署名型（クラウド型署名）」は、電子契約システムを立会人とすることで、契約当事者は自分の電子証明書を取得する必要がありません。
一般企業で導入されている電子契約はこの「事業者（立会人）署名型」であるケースがほとんどですが、地方自治法で定められた電子証明書の要件によって、自治体ではこのシステムを利用することができませんでした。
では、2021年の法改正によってこの要件がどのように緩和されたのでしょうか？
次項では、地方自治法施行規則の改正後の状況について詳しく解説していきます。
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2021年の法改正によって、地方自治法施行規則《第12条の4の2第2項》に定められていた「電子証明書」に関する要件が全て削除され、自治体での電子契約導入要件が大幅に緩和されました。
契約プロセスが実用的になったことで、電子契約の導入を検討する自治体が急増したことは言うまでもありません。
改正後は、電子署名法第2条1項の要件「本人性の確度」と「非改ざん性」2つの要件を満たし、かつ電子署名法第3条に該当する電子署名が付与できることを条件に、自治体でも電子システムの導入が認められるようになりました。
地方自治法施行規則改正後、電子契約に関して大きく変わったポイントは以下の2点です。
これまで、「当事者署名型」のみ認められていた自治体の電子契約ですが、改正後は一般企業と同じように「事業者（立会人）署名型」方式を用いる電子契約システムを導入できるようになりました。
これによって、自治体と一般企業が何らかの契約を取り交わす際に事業者署名型のみに対応している電子契約で締結することが可能になり、自治体全体における業務効率化が大きく前進したと言えます。
前項でも触れましたが、「当事者署名型」は本人が取得した電子証明書を用意する必要があります。
しかしこれも、国が推進する「マイナンバーカード（公的個人認証サービス）」の電子証明書が自治体の電子契約でも認められるようになり、簡単に電子証明書として利用することができるようになりました。
今後は益々、マイナンバーカードを利用した様々な電子サービスが増えていくことが予想されます。
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自治体で電子契約の導入が急増した理由について理解したところで、ここからは電子契約を導入した自治体について、実際の事例を挙げながらご紹介していきます。
（※ご紹介する自治体はあくまでも一例です）
茨城県庁は、都道府県で初めて「事業者（立会人）署名型」である電子契約システムを導入しました。《電子決裁率100%》を掲げ、テレワークや脱ハンコへの取り組みをいち早く実施している自治体でもあります。
また、茨城県庁は地方自治法同施行規則が改正される以前から「自治体でも事業者（立会人）署名型の電子契約システムを利用できるようにするべき」と内閣府にある規制改革推進室に要望していたそうです。
自治体が率先して電子契約を導入することは、民間企業のデジタル化を後押しすることにも繋がるとして、今後も積極的にデジタル化を進めていくとしています。
参考：（茨城県庁）電子契約の導入について
https://www.pref.ibaraki.jp/somu/somu/kikaku/documents/denshikeiyaku.html
茨城県笠間市では、市全体で行っている契約業務のみならず、財務会計や文書管理を全て電子システムへの移行を行っています。
笠間市の全庁で一斉に導入を開始するために、事前のマニュアル作成や庁内への共有などに時間をかけ、市主催の説明会などを実施しながら民間企業へも丁寧に対応しています。
電子契約は導入して終わりというわけではありません。笠間市では電子契約導入後も効率的に運用していくために、民間企業への浸透率100％を目指しているそうです。
参考：
（茨城県笠間市）紙からデジタルへ電子契約サービスを本格導入します - 笠間市
https://www.city.kasama.lg.jp/data/doc/1626133884doc78_0.pdf
（茨城県笠間市）電子契約サービス説明会を開催しました。
https://www.city.kasama.lg.jp/page/page012918.html
千葉県浦安市では、自治体専用ネットワーク「LGWAN（総合行政ネットワーク）」に対応した電子契約システムを導入し、契約にかかる年間200万円以上の経費削減に成功しました。
契約書はもちろんですが、協定書・覚書・請書など電子契約に対応する書類は全て電子システムを活用することで、コストの削減だけでなくスピーディーな契約締結が実現したそうです。
同時に、浦安市と取引がある民間企業を対象としたオンライン説明会などを実施し、電子化を浸透させるための取り組みも行っています。
今後も、民間企業と情報共有をしながら双方の業務効率化を図っていくそうです。
※LGWAN（総合行政ネットワーク）に関する説明は次項で行うため、本項では割愛します。
参考：（クラウドサイン）決め手は政府公認の適法性とLGWAN対応。浦安市も契約の電子化へ
（https://www.cloudsign.jp/case/2022/05/27/city-urayasu-chiba/）
長野県内で初めて電子契約を導入した中野市は、2021年の地方自治法同施行規則が改正されたことをきっかけに、電子契約の導入に踏み切りました。
一度電子化を導入するとあらゆる業務を「もっと便利に」という気持ちになりますが、市で行う業務全てを電子化すると初期コストがかかりすぎてしまいます。そこで中野市ではまず、印紙代や郵送費などの経費がかさみ、時間も大幅にかかっていた「契約業務」の電子化を実施しました。
紙の契約書から電子契約へと切り替えたことにより、業務の効率化・コストの削減が実現したということです。
中野市では、今後も段階的に電子化を進めていくことを発表しています。
参考資料：（クラウドサイン）長野県で電子契約を先行導入する中野市。事業者メリットを優先したその背景にあるものとは
https://www.cloudsign.jp/case/2022/04/23/city-nakano-nagano/
神奈川県茅ヶ崎市は、『コロナ禍でも発展する町を目指して』というスローガンの下、非接触・非来庁型サービスの拡大を目指しています。
実際に電子契約システムを導入した茅ヶ崎市では、一部の契約書を除く様々な契約関係書類のほか、協定書や覚書も電子化の対象としています。
導入前、試験的にシステムを導入する実証実験を行ったところ、茅ヶ崎市だけでなく民間企業においても業務の効率化が期待できる結果となったそうです。
市のホームページには民間企業に向けたマニュアルを掲載し、お問い合わせ窓口などを設置する等、民間企業の電子契約導入を後押ししています。
参考：（茅ヶ崎市）電子契約について
https://www.city.chigasaki.kanagawa.jp/keiyaku/1046816/1046825.html
上記したように、様々な自治体で電子契約の導入が加速していますが、実際に電子契約を導入するとどのようなメリットがあるのでしょうか？
本項では、自治体が電子契約を導入するメリットについて解説していきます。
自治体の場合、契約内容によっては上司だけでなく複数の課の承認が必要になることがあります。ひとつの契約に対して、全ての承認が下りるまでに数週間かかってしまうというケースも珍しくはありません。
このように従来の紙契約書では、承認の工程が煩雑化していることが懸念されていました。
電子契約の場合はオンライン上で承認を行うことが可能になり、わざわざ契約書を持ち出して承認のハンコを押してもらうという手間を省くことができます。
承認フローが大幅にスピードアップするため、業務の効率化に繋がることはもちろんですが、非対面で承認を行えることで、自治体でもテレワークの促進が見込めます。
これは、電子契約を導入する大きなメリットのひとつと言えるのではないでしょうか。
オンライン上で契約書の作成から締結までを行える電子契約を利用することで、これまで当然のように行っていた印刷・製本・郵送などの業務を行う必要がなくなり、紙代・インク代・郵送にかかっていた費用を大きく削減することに繋がります。
さらに、電子契約では契約当事者の署名・捺印までが不要になるため、契約書の作成から締結までにかかる時間の大幅カットが可能です。目に見える費用だけでなく時間を有効活用できるようになることで、自治体全体の業務改善を後押しすることは言うまでもありません。
前の項目でも少し触れましたが、契約業務はとにかく細かいプロセスが多く、その都度確認作業に時間がかかるという悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか。
例えば、紙の契約書でやり取りをしていた場合、取引相手に契約書が渡っている間は「契約内容が確認されたか」「署名・捺印はされたか」「いつ頃返送されるのか」などを把握することができません。
契約書のやり取りの他に相手への確認作業も挟むため、ひとつの契約に対して非常に多くの作業時間がかかることになります。
その点、オンライン上で完結する電子契約なら、相手がファイルを開いたり電子署名をすると履歴が残るため、一目で契約状況を把握することが可能です。専用の電子契約システムを利用すれば、通知を受け取ることもできます。
つまり、契約業務をデジタル化することで、これまで見えていなかった契約のプロセスを可視化できるという大きなメリットが得られるというわけです。
紙の契約書の場合、紛失やページの抜き差し・改ざんリスクを防止するため、厳重なリスクマネジメントが求められます。また、契約書には一定の保管期間が定められているので、膨大な量の書類を保管しておくための場所も確保しなければなりません。
電子契約システムは、アクセスや閲覧に制限をかけたり、承認者も事前に設定することができるため、導入するだけでセキュリティの強化に繋がります。さらに、契約書のデータをシステム上で保管でき、書類が増えすぎるということもありません。
つまり電子契約の導入は、自治体全体のコンプライアンス強化にも直結すると言えます。
電子契約を導入すると多くのメリットがあることは理解できるものの、実際に電子契約を導入するとなると様々な手間やコストが必要になります。そのため、「導入したいとは思いつつ、なかなか重い腰が上がらない」と感じている自治体の担当者も少なくはありません。
では、自治体が実際に電子契約を導入するとしたら、どのようなことから始めればよいのでしょうか？
本項では、電子契約を導入する際に自治体が検討すべきポイントについて、分かりやすくまとめていきます。
元々、書面でやり取りする契約をメインにしていた場合には、電子契約へと切り替える必要があります。契約方法を丸ごと変えるわけですから、業務フローもそれに合わせて見直さなければなりません。
契約には多くの人が関わることになるため、実際に担当する人だけでなく、自治体全体で電子契約についての理解を深めることが大切です。
せっかく業務効率化のために電子契約を採用しても、導入のタイミングを間違えてしまうと余計な業務を増やしかねません。いきなり導入して担当者が戸惑うことのないよう、マニュアルの作成や事前研修などを行って、スムーズな導入を心掛けましょう。
電子契約を導入する場合には、取引のある相手にも伝えて合意を得る必要があります。
未だ「紙の契約書しか使用していない」というところも多く、取引先によっては電子契約に対応できないケースも少なくはありません。
電子契約を導入したからと言って、全ての取引先との契約が電子契約に切り替えられるわけではないということを理解しておきましょう。
そのため、取引先には電子契約導入前に説明する機会を設けて、相手が電子契約に対応できるかどうか確認する必要があります。対応できる取引先には、社内マニュアルとは別のマニュアルを配布する等して、スムーズに電子契約へ移行できるよう準備を行います。
また、電子契約に対応不可の取引先とは、従来のとおり書面で契約書のやり取りをすることになるため、取引先を混同しないよう注意が必要です。
「LGWAN（総合行政ネットワーク）」とは、地方の公共団体同士が情報共有・交流することを目的に設立されたネットワークです。
LGWANは「Local Government Wide Area Network」の略称で、地方自治体が庁内のLANを相互接続することによって、行政専用にセキュリティ強化されたネットワークシステムを利用することができます。
自治体がLGWANを活用することで、コンプライアンスを強化しながらも幅広い業務を電子化へ移行できるようになります。これにより、これまではセキュリティ面で難しいとされていた自治体職員のテレワークが可能になる等、働きやすさの向上にも繋がるのではないでしょうか。
公共窓口である自治体が電子契約を導入する場合、取引先だけでなく、地域の企業や近隣住民にもその旨を周知する必要があります。
ポスターやホームページでお知らせする他、地域の人々へ向けた説明会を実施したり、電子契約専用のお問い合わせ窓口を設置する等、住民の疑問や不安に応えられる体制を整えておくことが大切です。
前記したように、初めて電子契約を導入する場合には契約に係る業務の見直しを行う必要があります。
一口に「電子契約」と言っても様々な種類のシステムが存在しますが、業務への負担を少しでも軽減するためには、システムの分かりやすさ・使いやすさが非常に重要なポイントになります。
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※この記事は2023年6月時点の情報を基に執筆されています。
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