電子契約システムの契約大臣
電子契約でコストカットするにはどうすればいい？電子契約はなぜ収入印紙が不要なのか？電子契約の検討を始めた方が抱える疑問を解決いたします。
これまでのように複雑な手続きが必要な書面契約に代わって、電子契約システムを導入する動きが広がっています。電子契約なら直接契約書を取り交わす必要もなく、コストのかかる収入印紙も不要です。
電子契約にはコスト削減や、ペーパーレス化などのさまざまなメリットがあります。この記事ではそれらのメリットとともに、電子契約による契約書の扱い方や、収入印紙が不要になる理由についても解説します。
日本には「印紙税法」という法律があり、その中に規定された契約の種類に合わせて、契約書に収入印紙を貼らなければなりません。
最低でも1つの契約書に200円の収入印紙が必要になるため、契約件数が多い業種業態ではかなりの負担です。果たして、収入印紙とは契約に必須のものなのでしょうか？
印紙税とは、日常的な取引に関わる契約書などに課税されるもので、印紙税法で規定された1号から20号までの20種類の課税文書が対象になります。よく知られた課税文書としては、商品を購入した場合などに発行される領収書や不動産に関する契約書、有価証券に関する契約書などがあります。
これらの課税文書は、種類ごとに非常に細かく定義されています。課税額にも詳細な規定があるので、契約に対する適切な印紙税を納めるためには、印紙税額の一覧表で適合する収入印紙代を確認しなければなりません。複数の種類の契約を扱う場合には、かなりの手間がかかります。
印紙税は対象になる契約書などに収入印紙の形で添付され、すべてが国の収入になります。契約金額が少ない場合や、国と自治体が作成する契約書の場合など、一部は非課税扱いになる課税文書もありますが、それ以外は必ず現金から収入印紙に換えた上で、契約書に添付することになっています。
関連リンク
そもそも印紙税とは？対象になる書類・収入印紙額・貼り方
課税文書に収入印紙を貼り付ける時には、その上から消印（割印）を押さなければなりません。法務局のように収入印紙を販売する機関もありますが、それ以外の場合は事前に郵便局などで購入しておく必要があります。
もしも契約書に収入印紙を貼り忘れるか、故意に貼らずに提出してしまうと脱税扱いになります。この場合2倍の過怠税がプラスされ、本来の印紙税額の3倍にあたる額を徴収されます。また消印を忘れただけでも、印紙税額と同額の過怠税がプラスされ、本来の2倍の額が徴収されます。このように収入印紙は手間がかかるだけでなく、非常に厳しいルールもあるのです。
例えば通常何らかの商品を購入したり、業務に関する支払いをしたりすると、5万円以上の代金には最低でも200円の印紙税がかかります。これが1日に10件あったとすると、2,000円の収入印紙が必要になります。10日では2万円分の収入印紙が必要になるでしょう。
ここまで極端ではないものの、契約業務や支払いと商品購入が多い場合には、日々無視できないほど多くのコストが印紙税として消えて行っているはずです。
電子契約システムを導入すると、このコストが効率的に節約できるとしたら、どれほど大きなメリットが生まれることでしょうか。
実際に電子契約システムで契約書を作成する場合、文書の種類を問わず収入印紙は不要です。ただし、電子契約はまだ新しい仕組みであるため、印紙税法の中に非課税になることが明記されているわけではありません。
収入印紙が不要になる根拠を求めるとすると、その1つは国税庁が公開しているホームページの、「課税文書に該当するかどうかの判断」の中にあります。ここには課税文書であることの、根本的な定義が記載されています。
同じく国税庁の「請負契約に係る注文請書を電磁的記録に変換して電子メールで送信した場合の印紙税の課税関係について」というページでは、契約書などを電子メールで送付した場合の扱いについて、国税庁（国税局）の見解が示されています。
またこの問題は過去に国会でも採り上げられており、その答弁書の中に電子契約の場合、収入印紙が不要になることが明記されています。これらの資料を総合すると、課税文書とは実物として受け渡しが可能な紙などによる文書であり、電子データは課税文書には該当しないと解釈できます。
現状では電子契約で収入印紙が不要であることは、十分な法的根拠に基づいているといえるのです。
電子契約には印紙税の節約とペーパーレス化によるコスト削減、契約業務の効率アップなど多くのメリットがあります。その一方で、気を付けるべきポイントもあります。ここで、電子契約における注意点をまとめておきましょう。
電子契約では直接相手と対面しないため、相手側が適切な権限を持って契約に臨んでいるか確認できないことがあります。
そこで電子契約を行う際には、同時に電子証明書を発行するか、電子証明書を用いた電子署名が付与できるサービスを利用することをおすすめします。
オンラインによるシステムで必ず問題になるのが、保存データの安全性です。データの漏洩や改ざんのリスクがあると、契約書としての信頼性が保てません。
これらの対策方法としては「不正アクセスの排除」「適切な閲覧・操作権限の設定」「セキュリティ遵守の行動」「改ざん防止対策・検知可能なシステム選定」などが挙げられます。
など
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電子契約は基本的に、契約を結ぶ両者がオンラインを通して行います。まず契約書を作成した側は、契約書に効力を持たせるために電子サインまたは電子署名を行います。その契約書を電子契約システムを介して送信すると、今度は契約の相手側が同様に電子サインか電子署名を行います。
この時にそれぞれの契約者は、本人であることを証明するために、第三者機関により認証された電子証明書を添付するのが一般的です。
電子契約書の原本データはシステム内のサーバーやクラウド上に保管され、契約者はこのデータをダウンロードしたりメールに添付されたものを受け取ったりして、手元に保存することができます。
サーバーなどに保管された契約書は、権限者が正しいパスワードを使用することで、いつでも確認することができます。
一度締結した契約書を書き変えることはできず、また、タイムスタンプが付与されている場合は万が一に契約書が改ざんされても、変更されたことがわかるようになっています。
契約書には収入印紙、というこれまでの概念は、電子契約の広がりとともに覆されつつあります。収入印紙が不要であることは、法律に照らし合わせても現状では間違いのないものです。電子契約システムを導入すれば、多くの面でコストの削減が可能になるでしょう。
ただし、電子契約ならではの注意点があることも事実です。システムの導入を検討する上では、契約書の信頼性を保証できることと、万全なセキュリティ対策が設定されていることを重視してください。
もしも電子契約システム選びで迷った場合には、シンプルで簡単・スピーディーな「契約大臣」をおすすめします。契約大臣があれば、多種多様な書類管理と契約業務がオンラインでスムーズに実行できます。
拡張性が高いクラウド・サービスを採用し、パソコンやスマートフォンを通して、いつでもどこでも契約業務の手続きが可能です。
また、シンプルで使いやすいデザインで、ファイアーウォールやタイムスタンプも標準装備し、セキュリティ対策やサポート体制も万全。しかも業務の規模に合わせ、非常に低コストでシステムを導入できます。
＞契約大臣について詳しくはこちら
参考サイト）
国税庁「印紙税の手引」
https://www.nta.go.jp/publication/pamph/inshi/tebiki/pdf/00.pdf
IT station「収入印紙一覧表」
http://www.oooka.gs/insi/
国税庁「課税文書に該当するかどうかの判断」
https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/inshi/7100.htm
国税庁「請負契約に係る注文請書を電磁的記録に変換して電子メールで送信した場合の印紙税の課税関係について」
https://www.nta.go.jp/about/organization/fukuoka/bunshokaito/inshi_sonota/081024/01.htm
参議院「質問注意書」
https://www.sangiin.go.jp/japanese/joho1/kousei/syuisyo/162/touh/t162009.htm
Legalus「電子契約導入時の注意点は？」
https://legalus.jp/corporate_legal/crisis_management/ed-4119
※この記事は2021年7月時点の情報を基に執筆し、2023年7月に更新されています。
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