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契約書を電子化する方法は?電子化できる/できない契約書、自社に合う電子契約の選び方を解説

2021-10-19 20:19
更新日: 2021-10-19 20:19
  • 目次

契約として定義される行為は、私たちがイメージするよりも広い範囲に及んでいます。例えばお店で商品を購入する行為も、広い意味では契約の1つとみなされます。その中でも重要な契約を行う時には、トラブルを避けるために証拠として契約書を作成します。

 

以前はほとんどの契約書が書面によって作成されていましたが、電子化が進んだ現在、電子契約のシステムを導入するケースが増えてきました。では電子契約とはどのようなものなのか、この記事では契約書を電子化する方法と、電子契約システムの選び方を中心に解説します。

 

 

■電子契約のしくみ

現在でも、形式ばった契約の場面では、書面によるやりとりが行われています。また、電子契約という言葉を聞いたことがあっても、実際に利用している人は少ないかもしれません。そこで、まずは電子契約の基本から理解することにしましょう。

 

●そもそも契約書とは?

契約を交わすという行為は、その内容に違約した場合、法によって裁かれるという前提で行われます。ほとんどの契約は民法で規定されていますが、労働者派遣契約や秘密保持契約のように、民法上に記載のない契約もあります。

 

契約書とは、これらの契約の証拠として作成される文書や電子データであり、売買契約・賃貸契約・雇用契約など、個人や法人の間で互いに交わされるものです。契約書には実にさまざまな種類があり、細かいものまで含めると数えきれないほど多くの契約書が日々交わされています。

 

●契約書の電子化に向けた動き

多くの情報が電子データでやりとりされる中、契約書についても電子化する動きが見えたのは、2001年に施行された「IT書面一括法」からです。ただし、この法律では電子化できる契約書に制限が多く、本格的な電子契約の広がりにはつながりませんでした。

 

ところがその後、社会における必要性が高まったことと、政府によるデジタル化推進の流れから、この法律が見直されることになりました。そして2021年現在、押印廃止と同時に、IT書面一括法の改正も政府によって検討されています。

 

●契約書を電子化するしくみ

電子契約の手続きそのものは、非常にシンプルで使いやすいのですが、本人確認や改ざん防止のために、電子契約システムは高い精度で構築されています。ここで、そのしくみを簡単に説明しておきましょう。

 

契約を交わす2者の間では、オンラインを介して契約書を交わします。契約書の書式は、一般的な文書作成ソフトのものでも問題ありません。事前に契約の内容について取り決めを行い、両者が合意に至った時点で契約書を作成します。

 

契約を交わす時には、お互いが同席する場がないことから、本人確認が極めて重要な手続きになります。これを電子契約では、電子サインや電子署名を用いて行います。それぞれ方式は違いますが、パスワードや暗号鍵を組み合わせて本人であることを証明するものです。

 

さらに高いレベルで本人確認をするためには、第三者機関である電子認証局が発行する電子証明書を契約書に添付します。また、契約書が改ざんされていないことを証明するためには、タイムスタンプというしくみを用います。ただし、こうしたしくみは電子契約のシステムによって違いがあるので、システム選びの時には注意が必要です。

 

 


■電子化できる契約書

現在は契約書の多くの種類が電子化されていますが、契約書には電子化できるものとできないものとの2種類が存在します。最初に電子化できる主な契約書について、よく目にするものをいくつか挙げてみましょう。

 

・取引基本契約書
・業務委託契約書
・代理店契約書
・業務請負契約書
・注文書
・工事請負契約書
・雇用契約書
・請求書、領収書

 

こうした契約書以外にも数多くの契約書が存在する中で、原則としては、後述する電子化できない契約書以外は電子契約が可能と考えてよいでしょう。そのうちで、現在ビジネスの世界で多く利用されているのは、主に以下のような契約書です。

 

・人事に関する契約書(雇用契約書、派遣基本契約書など)

・経営に関する契約書(事業譲渡契約書、株式譲渡契約書など)

・営業、販売に関する契約書(取引基本契約書、売買契約書など)

・委託、請負に関する契約書(業務委託契約書、業務請負契約書など)

 

もちろんビジネスには多様な業種業態がありますが、不動産取引などを除けば、主な契約業務のほとんどは電子契約で対応できるようになってきました。電子契約システムの導入を、十分に考慮すべき時期に来ているといえるでしょう。

 

 

■電子化できない契約書


 

一方で依然として電子化できない契約書とは、法律により文書(書面)による契約が義務化されているものです。

 

・金融商品のクーリングオフに関わる契約書(訪問販売等に関わる契約書)
・任意後見契約書

 など


これらの契約書については、公証人の前で作成されることや、対面による取引に限定されることなどの条件があります。また、契約をめぐるトラブル防止の観点から、あえて文書契約に限定されているものもあります。しかし現在こうした契約書の電子化推進も議論されており、いずれは電子契約が可能になるかもしれません。

 

 

■電子契約の活用例



 

電子契約に関する重要ポイントがつかめたところで、具体的な活用事例の中から、多くの人に知られている企業の取り組みを2つ紹介しましょう。

 

●みずほ銀行の事例

みずほ銀行では住宅ローンの契約業務で、インターネット上で完結する非対面型の電子契約システムを導入しました。すでに導入済みだったローン審査業務と合わせて、一連のローン契約が電子契約で行えるようになり、業務効率の向上とコスト削減、そして顧客の利便性を高めることにも成功しました。

 

●ファミリーマートの事例

コンビニ大手のファミリーマートは、店舗工事の請負契約業務を中心に、発注者・施工会社・設計事務所の三者契約に対応可能な電子契約システムを導入しました。取引先すべてとの契約が電子化されたことで、工事に関する契約期間が大幅に短縮され、収入印紙代などでも大幅なコストダウンに成功しています。

 

 

■電子契約システムの選び方

最後に、今後電子契約システムを導入する場合に向けて、最適なシステムの選び方を紹介しておきます。まず、最も重要なポイントは、自社の業務に必要な機能が揃っているかどうかです。機能が少なすぎても困りますが、必要のない機能まで備えていても、費用対効果の面で問題が生じてしまうでしょう。

 

ただし将来性を考えると、クラウドシステムによる発展性を考慮したほうがよいでしょう。またセキュリティ対策は非常に重要なので、十分な安全性を備えたシステムを選ぶ必要があります。その他にも使いやすさや導入コストを比較して、自社に合った電子契約システムを選んでください。

 

 

■まとめ

現在電子契約システムを導入している企業は、全体の4割程度と見積もられています。今後は社会全体の流れに合わせて、さらに導入が進むと考えられます。契約業務の効率化と、収入印紙代や郵送料のカットによるコスト削減効果を考えれば、今のタイミングで導入を検討したほうがよいかもしれません。

 

もしも電子契約システム選びで迷った場合には、シンプルで簡単・スピーディーな「契約大臣」をおすすめします。契約大臣があれば、多種多様な書類管理と契約業務がオンラインでスムーズに実行できます。

 

拡張性が高いクラウド・サービスを採用し、パソコンやスマートフォンを通して、いつでもどこでも契約業務の手続きが可能です。また、シンプルで使いやすいデザインで、ファイアーウォールやタイムスタンプも標準装備し、セキュリティ対策やサポート体制も万全。しかも業務の規模に合わせ、非常に低コストでシステムを導入できます。

 

今なら年間契約がお得になるキャンペーンも実施中なので、ぜひこのタイミングで導入をご検討ください。

 

 

参考サイト)

首相官邸ホームページ

「書面の交付等に関する情報通信の技術の利用のための関係法律の整備に関する法律」

https://www.kantei.go.jp/jp/it/goudoukaigi/dai4/pdfs/4siryou7.pdf

 

内閣府「当面の規制改革の実施事項関連資料集」

https://www8.cao.go.jp/kisei-kaikaku/kisei/publication/opinion/201222kanren.pdf

 

NEC「電子契約の仕組みを解説!」

https://symphonict.nesic.co.jp/workingstyle/docusign/contract_how/

 

ベリーベスト法律事務所「民法で定められている契約とは?」

https://best-legal.jp/civil-law-contract-17190/

 

Le-Techs Inc.「電子化できる契約書類、できない契約書類」

https://le-techs.com/blog/what-can-and-cannot-be-digitized/

 

日鉄ソリューションズ ITインフラソリューション事業本部「電子契約導入事例」

https://www.itis.nssol.nipponsteel.com/contracthub/case/


※本記事の内容は2021年8月時点の情報を基に執筆されています。

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