電子契約システムの契約大臣
電子署名や電子印鑑などを使い、社内のさまざまな申請や承認作業を電子化したワークフローを、電子承認と呼びます。この記事では、電子承認の基本から、ワークフロー改善に役立つシステム導入について解説します。システム導入のメリットだけでなく課題もご紹介するので、参考にしてください。
デジタル化がどんどん進む中で、「電子承認」という言葉を耳にする機会も多くなってきました。
しかし、電子承認とは具体的にどのようなものなのか、実はあまりよくわからないという方もいるのではないでしょうか。
そこでこの記事では、電子承認の基本から、ワークフロー改善に役立つシステム導入について解説します。
システム導入のメリットだけでなく課題もご紹介するので、参考にしてください。
電子署名や電子印鑑などを使い、社内のさまざまな申請や承認作業を電子化したワークフローを、電子承認と呼びます。
今までは書面で申請し、上司から承認の印鑑などをもらう流れが一般的でしたが、これをデジタル化したのが電子承認です。
電子承認を導入することで、申請者も承認者もそれぞれが自分のパソコンで作業が行えるようになります。
さまざまな場面で使われる電子承認ですが、主な用途は下記の4つです。
行政や自治体への申請でも電子承認は活用されていますが、社内での各種申請でも利用できます。
たとえば経費の精算申請や休暇の取得申請のほか、稟議の申請や承認でも活用されています。
自社のワークフローに合わせた使い方ができることが、電子承認の特徴です。
電子承認は、「電子印鑑」「電子署名」「電子サイン」のいずれかの方法で行うのが一般的です。
それぞれについて、具体的にご紹介します。
デジタル化した印影を電子文書に貼り付けるのが、電子印鑑です。
紙の書類における「認印」のような感覚で、手軽に使えることが特徴です。
ただし、一般的な電子印鑑には、間違いなく本人が押したことの証明などはなく、法的効力も期待できません。
電子文書に対して行われる電磁的記録である電子署名は、契約書などに使われることが多くなっています。
第三者機関により発行された電子証明書が付与されることで、電子署名は間違いなく本人のものであると証明することができます。
タブレット端末などへ指先やタッチペンを用いて手書きのサインをしたり、2要素認証や生体認証をしたりするのが、電子サインです。
明確な定義はなく、紙の書類における「意思確認」や「本人確認」を、電子文書で行うためのプロセスのことを指します。
本人性と非改ざん性を証明することで、電子サインも法的効力を発揮できるようになります。
電子承認を導入するにあたっては、承認したのが本当に本人であるかどうかを証明できなければなりません。
ほかの人がなりすまして承認できるような仕組みでは、電子承認は成立しないためです。
この証明力を高めるには、「本人しか認証システムにアクセスできないこと」が重要になってきます。
本人認証の手段としては、メールアドレスなどのIDとパスワードによる方法が一般的ですが、申請者が稟議を申請した際に承認作業の際に本人のアドレスへ承認用のURLを送付する「メール認証」という認証方法もあります。
より強固な認証を必要とする場合には、上記の認証方法とあわせてSMS認証や認証アプリケーションによる認証も行う「２要素認証」という手段も広く用いられています。
電子承認を導入するなら、システムの導入がおすすめです。
電子承認のシステムは、主に下記の機能を備えています。
各種申請のための文書をフォーマットとして用意しておけば、申請者はいつでも簡単に申請できるようになります。
フォーマット化された文書であれば承認者も確認が簡単になるため、承認作業もスムーズに進みます。
文書作成機能には、このフォーマットを簡単に作れる仕組みが備わっています。
承認ルートの指定機能とは、社内でどのように承認を回していくかを設定できる機能です。
申請によって承認ルートを設定したり、条件付きで承認ルートを分岐させたり、自動でルート設定したりすることも可能です。
承認とコメント追加機能では、承認の確認だけでなく、承認者が残したコメントを確認することができます。
電子承認システムは、パソコンだけでなくスマートフォンに対応しアプリからアクセスできるものもあります。
また、ほかのシステムと連携できるシステムもあるため、これらを活用することで承認作業をより効率的に進めることも可能です。
電子承認を導入することには、主に下記のメリットがあります。
書面による署名・捺印を電子化するメリットを、それぞれ説明します。
書面による承認の場合、申請者が書類を作成し承認者の元へ提出し、これを承認者が確認・承認し、次の承認者へ提出するという流れになります。
しかし、承認者がほかの作業で忙しかったり不在だったりした場合、承認作業はそこで一旦ストップしてしまいます。
また、承認作業そのものは終了していたとしても、次の承認者のところへ出向き提出する時間がない、というケースもあるでしょう。
電子承認を導入すると、このワークフローを改善することができます。
申請者も承認者も、それぞれ自分のデスクから離れることなく、その場で承認作業ができるためです。
次の承認者の元へ提出しに行く手間もなくなり、書類がどこかで紛失してしまったりほかの書類の中に埋もれてしまったりすることもありません。
申請者も承認者も負担が軽減され、承認までのスピードをアップさせることも可能です。
書面での承認では、申請書を印刷し承認者へ渡さなければなりません。
1枚の申請書を回すならまだしも、複数枚に及ぶ稟議書を印刷するとなれば、それだけコストもかかります。
場合によっては郵送が必要な場合もあり、この場合は郵送代も発生します。
しかし電子承認を導入すれば、オンラインで送信、閲覧、承認作業まで完結するため、印刷代は一切かかりません。
また、承認済みの申請書や稟議書を保管する物質的なスペースも必要ないため、承認作業が多い企業ならば大幅なコスト削減ができることもあります。
書面の申請書類などは、簡単に社外へ持ち出すことができてしまいます。
しかし、電子承認の場合は申請書類がシステム上に存在するため、現物が持ち出されることはありません。
また、書類の置き忘れや紛失のリスクもなくなるため、コンプライアンス向上につながります。
リモートワークを導入している企業では、書面での承認作業が遅滞しやすくなります。
承認者の一人がリモートワークで書面を受け取れないのであれば、その日は承認作業が進まなくなってしまうためです。
電子承認なら、出社していても自宅などのリモートワークであっても、いつでも承認作業が可能です。
申請者や承認者がリモートワークをしていても、承認作業が滞ることはありません。
電子承認を導入する際には、主に下記に注意しておく必要があります。
それぞれについて、詳しく見てみましょう。
電子承認システムを導入する際には、導入コストと月々の利用コストが発生する場合がほとんどです。
ただし、システム導入によって削減できるコストもあるため、費用ばかりがかかるものではありません。
システムにはさまざまなものがあり、豊富な機能を搭載したシステムは高額になりがちです。
自社の規模や予算、導入目的に合ったものを選ぶことが大切です。
取引先とのやり取りでも電子承認を取り入れるのならば、先方の環境も考慮しなければなりません。
取引先が電子承認を導入していないのならば、従来通り書面でのやり取りを行う必要があるためです。
電子承認は、すべての企業で導入が必須となっているものではありません。
そのため、まずは取引先と話し合い、導入するのならば先方の理解を得ておきましょう。
電子承認はとても便利なシステムですが、すべての書類に対応できるとは限りません。
業務フローの関係でどうしても導入できないケースが発生することも考えられます。
また、先方が「この書類はどうしても書面でやり取りしたい」との考えを持っている場合もあります。
このような場合には書面でのやり取りが必要となるため、電子承認と書面両方で対応できる環境を整えておく必要があるでしょう。
今までは書面でのやり取りが一般的でしたが、今後は電子承認が一般的になる可能性があります。
環境保護やコスト削減を目的としたペーパーレス化でハンコが不要になり、承認作業も電子化される可能性が高いためです。
また業務効率化の面からも、電子承認は企業として当たり前となることも考えられます。
承認作業だけでなく、契約なども電子化され、一般化することも十分に考えられるのです。
あらゆる場面で電子化が進む時代となり、電子契約を導入する企業も増えてきました。
電子承認はもちろん、このタイミングで電子契約も一緒に導入を検討してみてはいかがでしょうか。
「契約大臣」は、電子署名法や電子帳簿保存法に準拠した電子契約システムです。
契約大臣には複数者間で契約できる機能があり、これを使えば、承認フローのように契約書の確認や送付が行うことができます。
また、ファイアーウォールや暗号化通信といったセキュリティ対策をしているほか、第三者機関のセキュリティ診断を受けているため安全に使えることも特徴です。
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※この記事は2023年5月時点の情報を基に執筆されています。
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