事業展開や従業員数の増加などの変化で、契約書まわりの課題を感じていた。
貴社の事業について教えてください
日本最大級のキャンピングカー専門のレンタルサービス キャンピングカーレンタルセンター を運営しています。
本サービスの提供範囲は空港をはじめとした全国各地に渡り、最大乗車人数や設備、快適な乗り心地など、お客様のご要望にあったキャンピングカーを豊富にご用意しております。
この度フランチャイズ展開を開始することになり、さらなるサービス拡充を目指しています。
電子契約ではどんな契約書を扱うことが多いですか
社内外の契約や手続きに関する契約書で電子化できるものを取り入れています。
最も多く利用しているのが、加盟店登録を希望する企業とのフランチャイズ（FC）契約書です。
当社では、加盟料の入金から契約書の締結が完了後、加盟店のWebページ公開が最短3営業日前後と非常にスピード感のあるフローが特徴で、電子契約との相性の良さを感じています。
以前より取引先からも電子化の要望が上がっていたので、電子契約の導入はとても喜ばれました。
社内では主に雇用契約書や入社時誓約書の取り交わしに利用しています。
電子契約の導入を検討したきっかけを教えてください
フランチャイズ展開を始めるにあたり、契約書を交わす件数が今までよりも増えることが判明したのがきっかけです。
紙の契約書では一つの契約書を作成して捺印、送付するまでにも時間がかかりますし、さらには到着確認、返送依頼、保管といった一連の作業を重く感じていました。
最近は従業員数も増え、雇用契約書などの管理が大変になってきたことも理由の一つです。
また、保管している過去の契約書も合わせるとかなりの量になり、保管用のキャビネットがオフィスの面積を圧迫してきているのも悩みでした。
電子契約は契約の締結も契約書の管理もすべてオンラインなので、これらの課題が解消されることを期待して導入を開始しました。
サービス導入の決め手になったのはコストパフォーマンスの良さ。
簡単に始められることもあり、導入のハードルが低かった。
契約大臣の導入を決めたポイントは何でしたか？
決め手だったのは、コストパフォーマンスがよく使いやすかったところです。
実は以前にいくつか電子契約サービスの資料請求とトライアル利用をしてみましたが、使用頻度に対して割高になってしまう点などがネックになっていました。
契約大臣は料金がリーズナブルで初期費用や特別な環境なども不要だったため、導入のハードルが低かったです。
契約書はフォーマットに応じてWordの文章を流用したりPDFファイルで作成したりと用途にあった使い分けができ、見たい契約書を取引先名や契約書名から検索して簡単に探るのは便利ですね。
契約の相手側は契約大臣のアカウントを登録しなくても締結ができるため、負担を極力与えずに使えるのも希望に合っていました。
他にはオプションの書類保管機能で紙の契約書をPDF化して保管できるのも、契約書全般の管理がしやすくなるため魅力的でした。
契約大臣をいいなと思った点はいくつかありますが、電子契約がはじめてのために不安なことや疑問点について運営の方にサポートしていただけたことが大きな後押しとなりましたね。
契約大臣を導入してよかったことは何でしたか？
まずなんと言っても、契約書を作成してから契約の締結までが非常に早く、簡単になりました。
製本は不要ですし、Eメールを送るように契約書を送付できます。決裁者が承認していれば署名捺印をしなくても締結できるため、今まで契約にかかっていた時間を相当短縮できたと思います。
取引先や契約書ごとの進捗が一覧で把握できるのも、同時に複数の契約書を送付しているときには大変ありがたいです。
契約書はすべてクラウド上に保存されるため、保管の作業や格納場所の確保はいらなくなりました。契約書がデスクに埋もれてしまったり、書類と書類の間に紛れ込んでしまったり…ということもありません。
セキュリティ面など電子契約に多少の不安があったのですが、紛失リスクなどが軽減することで、コンプライアンスを遵守しやすくなったかもしれません。
紙の契約書では当たり前だった、収入印紙代や郵送費、保管用ファイルやキャビネット代など諸々かからなくなりましたし、諸経費と人的コストを計算すると電子契約の導入前と比較して半分以下に収めることができました。
契約大臣への要望
現状でも問題なく使えていますが、3社間契約ができるようになると、電子化できる契約書の種類が増えると思います。
契約書にタブレットなどで署名や印鑑画像を添付できるなど、紙の契約書にサインするのと同じようなことができると、対個人の方との契約にも使えそうです。
あとは他のサービスとの連携ができるようになると、さらに使いやすくなりそうですね。
