DX化の第一歩として電子契約を導入。 ペーパーレスを実現し印紙代等のコストもカット
貴社の事業について教えてください
弊社ではカメラ撮影関連の役に立つ商品を網羅的に扱っています。具体的にはバッグや三脚、カメラレンズのキャップ等です。商品は海外で製作し、国内のカメラ専門店や大手家電量販店、または自社のECサイトで販売しています。
電子契約ではどんな契約書を扱うことが多いですか
具体的には取引基本契約書、秘密保持契約書、雇用契約書、労働条件変更通知書などを扱っています。
年間の契約書数としては、新規のお客様と更新もあわせて年間60件ほどです。現状では電子契約と紙での契約とが混在している状況です。今後はすべて電子化して行きたい意向がありますが、まだ実現できていません。契約相手となる取引先に契約を電子か紙か選択してもらっており、商慣習的にまだまだ紙の契約書を希望されるケースが多いような状況です。
電子契約の導入を検討したきっかけを教えてください
DX化の流れに乗り、ペーパーレスを推進したいという目的があります。またそれに伴う契約業務の効率化と、コスト削減を目指して電子契約を採用しました。
結果電子契約の導入によって、紙の契約の際のいろいろな手間、印紙や郵送コストなどをカットすることができました。
電子化により契約業務の従来の工程管理や物理的な書類管理から開放され、大幅な業務の効率化が実現
契約大臣を導入してよかったことは何でしたか？
物理的な書類のやり取りがなくなり、契約締結までがとても早くなりました。また契約相手の方にとっても、オンライン上で合意締結が完了するのでとても便利だと思います。
さらに印紙代がかからないというのもとても大きなメリットです。
以前、例えばチームで締結する紙の契約書に関し、すでに弊社の方の調印は終わっているけれど先方に書類を渡したまま回収ができていない、もしくはチーム内でいつまでも書類を保持したままなどの良くないケースがありましたが、電子契約システムではそれがなくなりました。このような紙の契約書の際に生じていた工程管理をする必要が一切なくなったことが、弊社では非常に助かっています。
また現状社内において締結後の紙の契約書の管理・保存をかなり工夫しながらやっていますが、どうしても完璧にすることが難しい面があります。それと比較して電子契約のクラウド上での管理はとても明瞭で便利に感じています。
あとは複数者間で順番に契約できる機能がありますが、それを部署をまたいだ社内ワークフローとして使えることが便利だと思っています。社内の人間の承認がいる場合に、メールアドレスさえあればユーザー登録せずに依頼ができるので、管理的にもシンプルになり重宝しています。
契約大臣の導入後、取引先から質問などはありましたか？
それに関しては、特に問い合わせもなくスムーズに受け入れてもらっています。
はじめに電子契約で契約書を送ると伝えておくことで、操作も簡単なのでそのまま締結いただけているような状況です。
契約大臣への要望
特殊な例かもしれないですが、担当者が複数企業を兼務して管理している場合、1件のメールアドレスにすべてを紐づけてしまい、そこに書類がまとまってしまうところに不便を感じています。
何かうまいやり方や、そのような場合に適した管理機能があればと良いなと思っています。
