貴社の事業について教えてください
所得税や法人税などの税に関する全般の相談、資金繰り等の相談業務を行なっています。
具体的には、顧問契約をしている法人の税務相談・税務代理をはじめ、財務状態に関するご相談や個人の方の相続税や確定申告の代理申告などです。
2022年1月より独立開業し、同時に電子契約を導入しました。
電子契約ではどんな契約書を扱うことが多いですか
顧問契約書、マイナンバーの取扱いに関する事前合意書、スポット契約に関する覚書等に利用しています。
電子契約の導入を検討したきっかけを教えてください
知り合いから勧められたことがきっかけです。
電子契約という単語と大体の仕組みは知っていたものの、これまで紙の書類で業務を行うことがあまりにも当たり前だったため、特に導入は考えていませんでした。
そのため、電子契約が普段の業務にうまくマッチするか？どの程度便利なのか？など、あまり具体的なイメージが湧かない状態でしたが、まずは試しに使ってみようと考えました。
シンプルで低価格ながら、契約に必要な機能や法的根拠が備わっている点が導入のポイントに。
契約大臣の導入を決めたポイントは何でしたか？
やはり価格面が大きいです。
他社のサービスで高機能なものもありましたが、そこまで多くの機能は求めていない現状では持て余してしまう印象でした。
顧問契約の更新など、契約書を取り交わす件数が集中する時期もあれば比較的落ち着いている時期もあり、固定費が高いものでは費用対効果に合わないと感じました。
契約大臣は契約に必要な機能や法的根拠は備えつつ低価格なところ、契約書を送信するボリュームに合わせた料金プランがあるところが導入のポイントになりました。
電子契約導入で契約書作成時間が大幅に短縮。
また税関連の手続きの電子化が急速に進んでいく中、今のうちからペーパーレス化を進められてよかった。
契約大臣を導入してよかったことは何でしたか？
契約書を作成するのが、とにかく楽になりましたね。
過去の契約書をテンプレートとして複製したら、あとは必要な部分を修正すれば作成完了です。
契約書を送ったら即届きますし、先方も締結をする操作が簡単なので、契約締結までの時間も早くなりました。
紙の契約書では、発送用の封筒を購入して、契約書を製本して、印紙を貼って、送付して…といった一連の作業でいかに時間と手間がかかっていたかを実感しました。
契約書の作成から発送までは今まで1〜2時間かかっていたものが最短で2〜3分で完了と、かなりの時間の削減ができています。
その他にもありがたいのは、契約書を送付してから締結されないままでいると通知が来るので、先方へのリマインドに役立てています。
税に関する手続きは電子帳簿保存法に代表されるように急速に電子化が進んでいくものと予想されます。
今のうちにペーパーレス化を進められてよかったと感じています。
契約大臣への要望
契約書が入力フォーマットのように作成できれば嬉しいです。
たとえば弊社が提供するスタンダードな顧問契約のように、本文は同じで契約先の企業名や氏名などを変更するものは、修正や入力が必要な場所が一目でわかると編集と送付前の確認がしやすいです。
あとは少し高度な機能になってしまうかもしれませんが、文面を自動でチェックしてくれるような機能があると心強いですね。
